「長期インターンに受かったけど、やむを得ず辞退しなければならない」という状況は、理由は様々であれ、誰にでもあり得ることです。しかし、そもそも長期インターンの内定をもらった後に辞退して良いのか疑問に思う方は多いでしょう。
今回はそのような方たちに向けて、長期インターンは辞退して良いのか、長期インターンを辞退する方法、そして長期インターンを辞退しても印象を悪くしないコツを解説します。上記のような不安を抱えている方は、この記事を読んで不安を解消しましょう！
こんな人に読んでほしい
- 長期インターンは辞退して良いのか知りたい人
- 長期インターンを辞退する方法を知りたい人
- 長期インターンを辞退したいが、本選考で影響が出てしまわないか不安に思っている人
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長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
- 学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
- 実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
- 自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！
しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
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長期インターンは辞退しても良い？
結論として、長期インターンを辞退することは可能です。
長期インターンを辞退したからといって企業の方から怒られたり、本選考で不利になってしまうことはありません。しかし、伝え方によっては企業の方にマイナスの印象を与えかねないので、適切な方法で辞退することが重要です。
辞退をする際には、必ず辞退の連絡をするようにして下さい。無断で辞退することは絶対に辞めましょう。
ただ、長期インターンに参加することは、貴重な体験をでき自己成長のためには絶好のチャンスです。そのため、どうしても辞退しなければならないという場合を除いて、長期インターンを辞退することはオススメできません。
また、長期インターンに参加した方が本選考で有利になりやすいという可能性はあります。なぜなら、多くの企業で長期インターンの内定直結の仕組みがあったり、インターンのルールが改訂されたことにより企業がインターン生の個人情報を採用活動に利用できるようになったからです。長期インターンからそのまま就職することについての詳細はこちらの記事で紹介しています。
長期インターンを辞退する方法は？
では、実際に長期インターンを辞退する方法を解説していきます。
一般に、長期インターンを辞退する際の連絡手段は「電話」か「メール」が利用されます。ただ、長期インターンに応募する際に長期インターン専用アプリやサイトを経由しており、面接や合否の連絡もそれらのチャット機能内で行っていたら、辞退の連絡もアプリまたはサイト内のチャット機能を利用するようにしましょう。
電話？メール？どちらを選ぶのが適切か
電話かメール、どちらを利用するかについて、最も親切なのは電話で長期インターンを辞退することを伝えた後にメールを送る方法です。
ただ、電話、メールそれぞれにメリット・デメリットがあるため、状況に応じて判断することが必要です。
電話を利用して連絡する場合
メリット
電話を利用して長期インターンの辞退の連絡をするメリットとしては、企業の方に直接伝えることができるので誤解を防ぐことができます。また、声のトーンやニュアンスも伝わるため、誠実さや丁寧さが伝わりやすくなります。
デメリット
電話を利用して長期インターンの辞退の連絡をするデメリットとしては、電話はリアルタイムでしかできないので、企業の方の時間を取ることになります。また、電話でのやり取りは、書面のように記録に残りません。
メールを利用して連絡する場合
メリット
メールを利用して長期インターンの辞退の連絡をするメリットとしては、自分が送ったメールを企業の方の好都合なタイミングで確認してもらえるということです。また、内容が文面で残ることも挙げられます。
デメリット
メールを利用して長期インターンの辞退の連絡をするデメリットとしては、メールが届いてなかった場合や企業の方がメールを見ていなかった場合に、企業に辞退の旨が伝わらないことも考えられます。また、表情や声のトーンなどがわからないため、相手に自分の意図が正確に伝わらないということもあります。
電話を利用して長期インターンを辞退する方法
例1：より志望度が高い他企業から長期インターンの内定を受けた場合
【電話例文】
お忙しいところ失礼します。
長期インターンシップの選考を受けている、◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯(氏名)と申します。採用担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか。
(採用担当者の方の応答後)
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯(氏名)と申します。
先日いただいた長期インターンの内定の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか。
(採用担当者：「大丈夫ですよ。」)
この度は、長期インターンの内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、この度、他企業様での長期インターンで採用が決まったため、御社の長期インターンの参加を辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。
貴重な機会を用意していただいたにも関わらず、辞退することになってしまい、誠に申し訳ございません。
例2：家庭の事情が変わった場合
【電話例文】
お忙しいところ失礼します。
長期インターンシップの選考を受けている、◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯(氏名)と申します。採用担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか。
(採用担当者の方の応答後)
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯(氏名)と申します。
先日いただいた長期インターンの内定の件でご連絡させていただいたのですが、お時間を少し頂戴してもよろしいでしょうか。
(採用担当者：「大丈夫ですよ。」)
先日は、長期インターンの内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、家庭の事情が急遽変わってしまい、予定通りインターンに参加することが難しくなってしまったため、今回の採用を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重な機会を用意していただいたにも関わらず、このような突然の変更になってしまい、大変申し訳ございません。
電話を利用して長期インターンを辞退する際のポイント
・言葉遣いに気を付ける
当たり前に思うかもしれませんが、企業の方へ誤解や不快感を感じさせないために、丁寧で明確な言葉遣いを心掛けましょう。
ここで注意していただきたいのが、「もしもし」から始めるのはビジネスマナー的に良くありません。「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼します」から始めるようにして下さい。
・電話がなかなか繋がらない場合はメールに切り替える
時間をおいて3回ほど電話をかけても繋がらない場合は、企業の方が忙しい可能性があります。その際にはメールで連絡するようにしましょう。メールの本文に、「先ほどお電話したところ、ご不在であったためメールにてご連絡しました」という文を加えることで、電話で連絡しようとしていたことが伝わります。
メールを利用して長期インターンを辞退する方法
例1：より志望度が高い他企業から長期インターンの内定を受けた場合
【メール例文】
件名：インターンシップ辞退の件（〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇(氏名)）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇(氏名)と申します。
先日は選考のご案内をしていただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、他企業様での長期インターンで採用が決まったため、貴社の長期インターンを辞退させていただきたいと思っております。
貴重な機会を設けてくださったにも関わらず、辞退することになってしまい、大変申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。
本来は直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年〇〇〇〇(氏名)
mail：〇〇〇〇@〇〇.jp
TEL(携帯)：000-0000-0000
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例2：家庭の事情が変わった場合
【メール例文】
件名：インターンシップ辞退の件（〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇(氏名)）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇(氏名)と申します。
この度は長期インターンの内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、家庭の事情が急遽変わってしまい、予定通りインターンに参加することが難しくなってしまったため、今回の採用を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような突然の変更になってしまい、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇〇〇(氏名)
mail：〇〇〇〇@〇〇.jp
TEL(携帯)：000-0000-0000
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メールを利用して長期インターンを辞退する際のポイント
・件名をしっかり書く
特に普段メールを送らない人でやりがちなのが、件名の付け忘れです。企業の方がわかりやすいように忘れずに件名を付けるようにして下さい。
また、件名をダラダラと長すぎる文で書くのも良くありません。簡潔に書くことを心掛けましょう。
・言葉遣いに気を付ける
企業の方へ誤解や不快感を感じさせないために、丁寧で礼儀正しい表現を使うことはもちろん、ここで注意すべきなのが「書き言葉」と「話し言葉」を混同させないようにすることです。例えば、応募先の企業のことを指すときに、話し言葉では「御社」ですが書き言葉では「貴社」となります。
・誤字脱字に気を付ける
誤字脱字のあるメールは、企業の方に不信感を与えかねません。メールを送信する前に必ず何回か読み直して、誤字脱字がないか、言葉の使い方は合っているのかを確認するようにして下さい。
本選考で影響が出ないために長期インターンを辞退するときの注意点4選
連絡(電話やメール)は早めに
長期インターンを辞退することが決まったら早めに電話やメールをするようにしましょう。
なぜなら、企業側は長期インターンの研修の準備をしてしまっている可能性があるからです。また、早めの連絡によって採用担当者の方は他のインターン志望の学生をいち早く募集することができます。そのため、企業に極力迷惑をかけないように早めに連絡をするようにして下さい。
電話やメールを送る際には送る時間を考える
電話をかける時間は、企業の営業時間内にしましょう。営業時間外は、電話に出る可能性は極めて低いです。また、始業後すぐやお昼休みの時間、就業前の時間はなるべく避けるようにして下さい。
メールを送る際にも、企業の営業時間内が好ましいです。朝早すぎる時間や夜遅すぎる時間に送ると、企業の方の印象が下がってしまうかもしれません。
謝罪の言葉を忘れない
長期インターンの採用をもらったということは、企業の方が自分のために面接の時間などを割いてくれたということです。そのため、採用を辞退する際には心を込めて謝罪の言葉を伝えましょう。
辞退する理由を必ず伝える
辞退する理由を伝えることで企業の方からの納得を得やすくなり、企業の方からの印象を下げない可能性も高くなります。
「一身上の都合により」は使いやすいのですがあまり具体的でないため、企業側の方に「軽い理由で応募してきたのかな」と疑問を与えてしまうことがあります。
具体的な理由や状況を伝えることで、さらに相手に理解を求めやすくなります。例えば、「健康上の問題が発生しました」や「家庭の事情が急変しました」といった具体的な理由を伝えるようにしましょう。
次の長期インターンを辞退しないためには？
ここまで、長期インターンを辞退する方法について解説してきましたが、ここからは長期インターンを辞退しないためにどうしたら良いか解説していきます。
長期インターンを辞退する主な理由として
複数の企業から内定をもらった
自分や家庭の状況の変化
学業や大学(授業・ゼミ・研究室)との両立が不可能
思っていた業務内容や勤務条件と違っていた
が考えられます。
①〜③の理由は避けられないものですが、④については、長期インターンを選択する段階で改善の余地があると考えられます。
長期インターンを選ぶとき、「なんとなく面白そうだったから、興味があったから」という理由で選んでいないですか？
長期インターンは、自分の将来のキャリアを決めるためにもとても貴重な体験となるので、なんとなくで選ぶのはとても勿体ないです。そのため、自分に合った業界や企業を見つけることが大切です。
もし、自分1人で選ぶのは難しいという方はココシロインターンのキャリアアドバイザーに気軽に相談してみて下さい。数多くの長期インターンから、自分の将来の目標や勤務条件などに合った長期インターンを紹介します！
まとめ
- 長期インターンは辞退可能
- 辞退する際には早めに連絡をする
- 連絡手段は「電話」または「メール」を利用する
- 連絡をする際には、言葉遣いに気を付け、適切な態度で行う
今回は、長期インターンを辞退する方法について解説していきました。ただ、長期インターンは自分の成長のためにも、企業に迷惑を掛けないためにも、どうしようもない状態を除いては、極力辞退をしないようにしましょう。
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長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
- 学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
- 実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
- 自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！
しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
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