インターンは、企業のことをより深く知るために大切なイベントですよね。お世話になった社員の方に、感謝の気持ちを伝えたい方も多いのではないでしょうか。
インターンでは、活動で上げた成果だけでなく、お礼や感謝を伝えることも非常に重要です。そこで今回は、インターンの最終日にお礼状を贈るべきなのか解説します。
こんな人に読んでほしい
- インターンの最終日に送るお礼状の書き方を教えてほしい人
- インターンの最終日におくるお礼状の注意点を教えてほしい人
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インターン最終日にお礼状を書くメリット
インターンの最終日のお礼は、ビジネスマナーを守ることや相手に好印象を残すことだけでなく、就活生自身が成長するためにも大切です。ここでは、インターン最終日のお礼が大切な理由を3つ紹介します。
企業に好印象を与えられる
就活で多くの企業が重要視していることは、ビジネスマナーが守れていることです。特に挨拶のような基本的なことは、ほとんどの企業がチェックしています。インターンでは、活動中の成果だけでなく、活動中や活動の前後でマナーが守れているかも重要です。お礼状を書くことでビジネスマナーが守れていることをアピールし、企業に好印象を与えることができます。
また、特に短期インターンでは、多くの学生がはお礼状を書きません。そのため、お礼状を書くことで、他の学生と差別化できる可能性も大きいでしょう。ビジネスマナーが守れる人材であることをアピールしましょう。
今後お礼状を書く際の練習参考になる
前述の通り、就職後は取引先との会議の後、お礼状を書く場合があります。インターンを通してお礼状を書いておくと、就職後にお礼状を書く際に役立つでしょう。
ビジネスの場で使われる言葉遣いは、学生のうちは練習する機会があまり馴染みがないため、お礼状を通して、ビジネスシーンでも使える言葉づかいを練習する機会になるでしょう。そのため、インターンは言葉遣いを学ぶ絶好の機会でもあるのです。
インターンを振り返る機会になる
就活中は忙しいため、インターンの内容を振り返る時間があまり取れません。特に長期休みにまとめて短期インターンに参加する就活生は、立て続けのインターンで内容を忘れてしまう可能性があります。
そのため、インターンのお礼状を書くことでインターンの内容を振り返り、自身の成長に繋げましょう。インターンの内容を言語化することで、インターンで何ができたのか、何ができなかったのかをまとめることができますられます。
立て続けに予定が入っていると、インターンの内容も忘れてしまいます。意味のあるインターンにするために、お礼状を通して言語化し、振り返るようにしましょう。
インターンの最終日にプレゼントは贈るべき？
結論から言うと、インターンの最終日に菓子折りのようなプレゼントは好ましくありません。もちろんNGな行動ではありませんが、インターンで菓子折りを用意する学生は少なく、お礼としては過剰な行動に捉えられてしまうでしょう。
プレゼントを用意しなくても、感謝の意は十分に伝わります。そのため、過剰なお礼は避けましょう。
インターンではプレゼントを贈るよりも、お礼状を贈る方が好印象になる傾向にあります。お礼状は相手が貰って気を使うものではありませんし、場面を選ばずに贈れる点がメリットです。お礼状を書く際には文章作成のマナーを見直し、失礼のないような文章作成を心がけましょう。
お礼状は短期インターンでも送るべき？
一日だけの短期インターンに対して、お礼状を送るのは大げさだと考える方も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスシーンでは取引先との短時間の会議でもお礼のメールを送ることは多く、お礼はビジネスマナーの基本と言えます。
短期、長期に限らず、インターン開催には多くの時間と労力が使われています。そのため、短期インターンでもお礼状は送るべきです。時間をかけて準備したインターンに対して感謝を伝えられれば、インターン担当者も喜ぶでしょう。
また、短期インターンでお礼状を送る就活生は少ないため、インターン担当者の印象に残りやすくなります。
お礼状はメールでも良い？
お礼状と聞くと、手書きの手紙を連想される方が多いのではないでしょうか。手渡しする機会がなく、お礼状をメールで送るのを躊躇う学生は多くいるでしょう。
しかし、お礼状はメールで送っても全く問題ありません。そもそも現在はオンラインでインターンを開催する場合が多く、連絡をメールで行う場合が多くあります。
また、手紙よりもメールの方が管理しやすく、読みやすいため、メールの方が良いと感じる人もいます。少なくとも、お礼状を送らないよりはメールで送る方が良いでしょう。
インターンの最終日に送るお礼状に書くべき内容
インターンのお礼状は、感謝を伝えるだけでなく、その会社に対する意欲や姿勢をアピールする機会にもなります。ここでは、お礼状をどのような構成で書くべきか解説します。また、お礼状を書く際に注意すべきことについても解説します。
お礼状の適切な構成
お礼状は、以下の3つの構成に分けて書くと良いでしょう。特にインターンのお礼や感想は、インターンを振り返るようにエピソードを交えて書きましょう。
インターンのお礼
お礼状の冒頭では、インターンに対する感謝を伝えましょう。具体的にどのようなことに感謝しているのか、エピソードを交えて書くと良いでしょう。
インターンの感想
お礼に続いて、インターンの感想を書きましょう。ここでも具体的なエピソードを取り入れて、学んだことや感じたことに対する説得力を高めるように意識しましょう。
今後の抱負
最後に、今後の抱負を書いて締めくくりましょう。例えば、その企業の面接が控えている場合、面接までにどのように成長するのか、インターンでできなかったことをどのように改善するのかアピールすると良いでしょう。
他にも、企業に対する興味や意欲が高まったことをアピールする方法があります。この場合、インターンの中で学んだことを交えてアピールすると良いでしょう。
インターンの最終日にお礼状を書く際の注意点
自分の言葉で書く
お礼状を書く際に最も重要なことは、自分の言葉で書くことです。お礼状を丁寧な言葉で書くのは、社会経験のない学生にとって非常に難しいことです。しかし、インターネットに載っている例文を使いまわすことは絶対に避けましょう。
採用担当者は多くの就活生からメールやお礼状を読んでいます。そのため、似たようなテンプレートのお礼状を見れば、一発で分かってしまうのです。
採用担当者も、一人の人間です。気持ちのこもったお礼状を送れば、好印象を与えられるでしょう。マナーや形式を守ることも大切ですが、誠意をもってお礼状を書きましょう。
ビジネスマナーを守る
一方で、ビジネスマナーに則ってお礼状を書くことも大切です。特に「御社」と「貴社」の使い分けは就活生が間違えやすいため、注意しましょう。
また、お礼状はインターンが終わって早いうちに送りましょう。基本的に、インターンが終了したその日か、その翌日には送るとよいでしょう。
【メール・手紙別】インターンのお礼状を書く際のポイント
お礼状を書く方法は、主にメールと手紙がありますが、それぞれ意識するべきポイントが異なります。紹介するポイントを踏まえて、相手がより読みやすいようなお礼状を書きましょう。
メールの場合
メールでお礼状を書く際のポイントは、4つあります。
件名から要件と差出人が分かるようにする
メールを一覧表示する際、最も目に留まりやすいのはメールの件名です。そのため、メールの件名を一目見ただけで要件と差出人が分かるようにしましょう。オーソドックスな書き方は、以下の2パターンです。
- 【〇〇大学 田中太郎】インターンシップのお礼
- インターンシップのお礼（〇〇大学 田中太郎）
宛名は会社名や役職名も含めて書く
ビジネスメールでは、宛名に相手の会社名や役職も書くことが一般的です。会社名は省略せず、フルネームで書きましょう。以下に、具体例を紹介します。
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
メールの最後に自分の名前を書く
メールにまつわるマナーの中でも、特に忘れやすいのがメールの最後に書く自分の名前です。件名に差出人を記載していますが、メールの最後でも自分の名前を書きましょう。連絡先も含めて、以下のように書きましょう。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
田中太郎
mail:メールアドレス
TEL:電話番号
差出元のメールアドレスは個人のものを使わない
特に携帯キャリアのメールアドレスは、差出元のメールアドレスとしてふさわしくありません。スマートフォンからお礼状を書くのは問題ありませんが、個人のメールアドレスは使わないようにしましょう。
おすすめのメールアドレスは、大学のメールアドレスです。自身の所属を明確にできる点がメリットです。
手紙の場合
手紙でお礼状を書く際のポイントは、3つあります。ビジネスにおける手紙は、ビジネスメール以上に作法が多いため、注意しましょう。手紙を書く前に、手紙の作法について勉強してから書き始めることをおすすめします。
頭語と結語を使う
頭語、結語とは、挨拶や、文章を締めくくる役割を持った言葉です。頭語と結語はペアになっており、それぞれの頭語に対応する結語が存在します。場面に合わせた頭語、結語を用いることや、頭語と結語の組み合わせ方に注意しましょう。例えば、「拝啓」に対する結語は「敬具」であり、「謹啓」に対する結語は「敬白」です。
簡単な挨拶を入れる
手紙では、本題に入る前に簡単な挨拶を入れることが大切です。ここで書く挨拶は、季節を感じさせるような単語を取り入れることがポイントです。季節ごとのテンプレートのような挨拶もありますが、歳時記などを参考にテンプレートにない季語を取り入れて書くのも良いでしょう。例えば12月であれば、以下のような挨拶が考えられます。
- 冬のひだまりがことのほか暖かく感じられる寒冷の候、貴社の皆様におかれましては、いよいよご壮健のこととお喜び申し上げます。
- 師走を迎え、貴社におかれましては一層ご隆盛のこととお喜び申し上げます。
文字の間隔や大きさを統一する
文字の間隔や大きさがバラバラだと、手紙全体のバランスが悪くなり、美しさが損なわれてしまいます。文字の間隔や大きさを統一し、相手が読みやすく、美しい手紙になるように意識しましょう。
便箋や筆記用具の選びかた
ビジネスにおける手紙では、落ち着いた色の便箋を選ぶべきでしょう。色選びで迷う場合は、白い便箋を選んでおけば間違いありません。企業に合わせた色を選んでも良いでしょう。
使用する筆記用具は、基本的にボールペンや万年筆が良いでしょう。重要なのは、字が滲まないものを選ぶことです。また、書き間違えた場合には修正テープを使わず、最初から書き直すようにしましょう。
まとめ
- インターンのお礼にプレゼントを贈る必要はないが、お礼状は贈るべき
- お礼状は短期インターンでも送るべき
- お礼状は企業に好印象を与えるだけでなく、インターンの内容を振り返るためにも大切
今回は、インターンの最終日にお礼状を贈るべきか、インターンのお礼状の書き方などについて解説しました。インターンに対してお礼状を書く就活生は少ないため、お礼状を書くと他の就活生に差を付けられます。企業に好印象を与えつつ、インターンの内容を言語化し、次に繋げられるようにしましょう。
今回の記事を通して、ビジネスマナーの面で不安を感じた方も多いのではないでしょうか。ビジネスマナーを身に着けるためには、長期インターンを通して日ごろからビジネスマナーを勉強することが大切です。
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