就活の合否がどのような方法で届くのか分からず、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。就活の合否の通知方法は、電話やメール、郵送など、合否の結果によっても違いがあるようです。
このコラムでは、電話対応のマナーを分かりやすく解説。電話を受ける場合とかける場合、折り返す場合に分けた例文も掲載しています。コラムを読んで、電話対応のマナーをしっかり押さえましょう！
こんな人に読んで欲しい
- 就活の合否の電話を受ける時の注意点を知りたい方
- 就活の合否の電話に具体的にどのように対応すればいいか知りたい方
- 電話に出られなかった時にどうすればいいか知りたい方
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就活の合否はどんな連絡方法で届く？
就活の合否を伝える連絡には、電話やメール、郵送といった方法があります。以下、詳細をご覧ください。
電話
合格している場合、電話で連絡がくるケースが多くあります。
面接で合格した応募者全員が、次の選考に進みたいとは限りません。そのため、企業側は電話で早く結果を伝え、応募者の意思確認を行いたいと考えています。
このような理由から、面接結果が合格であれば、電話で連絡する企業が多いようです。
メール
次に合格の可能性があるのは、メールでの連絡。電話連絡だけに集中しすぎてメールの確認を怠っていると、対応が遅れ合格が取り消されてしまう可能性もあります。面接後にはメールのチェックもしっかり行いましょう。
郵送
不合格の可能性が高いといわれているのは、郵送での連絡。電話やメールに比べ、郵送は届くのが遅く、早く結果を伝えるのには不向きです。
先述したように、面接結果が合格の場合、企業側はできるだけ早く結果を伝える傾向があるため、郵送での連絡は、不合格の可能性が高いと考えられるのでしょう。
ただし、企業によっては合格を郵送書類で伝えることもあるため、注意してください。特に、一次面接の合格者に郵送で二次面接の案内をすることは多くあるようです。
電話やメールと同様、郵送書類の確認をしっかり行い、チャンスを逃さないよう気をつけましょう。
就活の合否の電話の受け方5つのポイント
面接結果の電話が来た際は、筆記用具の準備や日程の復唱など、相手に失礼のないマナーを心がけましょう。下記、面接結果の連絡が来た際の受け方を5つのポイントにまとめました。
1.3コール以内に電話に出る
電話がかかってきたら、できるだけ3コール以内に出ることを心がけましょう。人混みやBGMが流れている場所にいた場合は、電話に対応しながら静かな場所へと移動します。
話の内容をメモできるよう、メモ帳と筆記用具、スケジュール帳をいつでも取り出せるように準備しておきましょう。
2.合否連絡への感謝を伝える
採用担当者から合格を告げられた際は「ありがとうございます」と丁寧に感謝の言葉を伝えます。なるべく元気よく、入社に対する熱意を伝えましょう。
3.面接日程を調整する
二次面接、最終面接などに進む場合、採用担当者から予定している日程が述べられます。問題ない場合は「ありがとうございます。その日程でお願いします」と答えましょう。
もし都合が悪い場合は、「申し訳ございません、その日は都合が悪いので、誠に恐縮ですが別の日程のご提示をお願いいただけますでしょうか」と丁寧に断りを入れ、再度日程調整をお願いします。
4.日程・場所を復唱する
ビジネスシーンの電話では、日程や確認事項を復唱するのがマナーとされています。そのため、面接結果の連絡の電話でも、日程や場所が決定したら、復唱して相手に確認しましょう。復唱し確認することで、相手も「しっかり伝わっている」と安心できます。
5.電話へのお礼を述べる
最後に、忙しいなか電話をかけてくれた相手に対して、改めてお礼を述べましょう。その後、相手の電話が切れるのを待ち、静かに電話を切るのがマナーです。
不合格だった場合は？
先述のとおり、不合格の際は基本的にメール・郵便での連絡となります。しかし、稀に電話で合否連絡をくれる企業も。
不合格の連絡があった際は、「不合格だからどうでもいい」と自暴自棄にならず、丁寧に「面接・選考をしてくださったお礼」「わざわざ電話で連絡をくださったお礼」、今後ご縁があった場合はまたよろしくお願いしますという旨を伝えましょう。
就活の合否に関する電話対応の例文
この章では、電話を受ける場合とかける場合、それぞれの例文をご紹介します。
面接結果の電話を受ける際の例文
応募者「はい、○○です。」
採用担当者「○○株式会社人事部の○○です。先日の面接の件でお電話いたしました。ただいま、お時間はよろしいでしょうか？」
応募者「はい、問題ありません。」
採用担当者「選考の結果、○○さんに二次面接に進んでいただきたいと考えております。」
応募者「ありがとうございます。ぜひ二次面接を受けさせていただきたいと思います。」
採用担当者「ありがとうございます。では、二次面接の日程ですが、○月○日○時から当社5階の受付までお越しいただけますか？」
応募者「○月○日の○時に、御社ビルの5F受付ですね。かしこまりました。」
採用担当者「何かご不明点やご質問ございませんか？」
応募者「いえ、特にございません。」
採用担当者「では、当日お待ちしております。」
応募者「よろしくお願いいたします。本日はお電話いただきありがとうございました。失礼いたします。」
電話での受け答えは、ハキハキと明るい声色を心がけましょう。
合否を問い合わせる電話のマナーと例文
合否の電話をかける際は、メモと筆記用具、スケジュール帳を準備してから電話をかけましょう。電話中は相手の言葉を復唱し、メモを取りながら確認します。最後は、相手が電話を切る音を聞き、静かに電話を切りましょう。
本来は、かけた側が先に電話を切るのがマナーですが、就活中の電話では相手優先の行動を取る必要があると覚えておきましょう。
例文
応募者「お世話になっております。○月○日に面接をしていただいた、○○大学の○○です。先日の面接の結果についてお電話いたしました。採用担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
受付「はい、少々お待ちください。」
採用担当者「お待たせいたしました、○○です。」
応募者「○月○日に面接をしていただいた、○○大学の○○です。先日は、お忙しいなか面接をしていただき、ありがとうございました。先日の面接の結果についてお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」
採用担当者「はい、問題ありません。」
応募者「ありがとうございます。面接から10日ほど経ちましたが、現時点でお返事を頂戴しておりません。お忙しいなか急かしてしまうようで大変恐縮ですが、結果についてのご連絡がいつ頃になりそうか、お教えいただくことは可能でしょうか？」
問い合わせる際は、面接のお礼を必ず述べましょう。また、面接の結果ではなく、合否の連絡をいつ頃もらえるかを聞くようにします。結果ではなく連絡の期日を問い合わせることで、急かしている雰囲気が薄まり、柔らかい印象になります。
メールで結果を問い合わせる場合
もしメールで選考結果を問い合わせる際は、「何の問い合わせか」「どの面接か」「誰の合否結果か」が分かるような件名にしましょう。本文に関しても、連絡した理由が簡潔に伝わる内容を心がけます。
例文
件名：◯月☓日の選考結果に関して【▲▲大学/◯◯ ◯◯（氏名）】
〇〇株式会社
人事部部 採用ご担当者様
お世話になっております。▲▲大学の◯◯です。
先日はお忙しいなか、貴重な時間をいただき誠にありがとうございました。
〇月☓日の面接の件ですが、一週間後に合否連絡をいただけると伺ったのですが、現時点ではご連絡をいただいておりません。大変お手数ですが、選考結果についていつ頃ご連絡いただけるか、お伺いしてもよろしいでしょうか。
お忙しいなか大変恐縮ですが、ご連絡いただけますと幸いです。
—————————————–
山田 太郎(やまだ たろう)
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年
電話：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：
tarou@xxxxxx-u.jp
—————————————–
企業からの電話に出られなかったらどうする？
企業からの電話に出られなかったら、必ず折り返しの電話をかけましょう。電話に出なかったこと自体は悪い印象を与えることはありませんが、その後の対応は印象を左右する重要なポイントとなります。折り返しの連絡をする際には、以下の点に注意しましょう。
できるだけその日のうちに折り返す
電話に出られなかった場合は、気づいたらすぐに折り返すのがマナー。再びかかってくるのを待つのではなく、できるだけ早くかけ直します。
その日のうちにかけるのがベターですが、遅くとも24時間以内に連絡することを心がけましょう。連絡が遅くなると応募者にとって優先度が低いと伝わってしまい、マイナスの印象につながります。
折り返す前に留守電の確認を忘れずに
電話をかける前に、必ず留守電のメッセージを確認しましょう。企業によっては、留守電で合否の通知やその後についての指示をする場合もあります。
また、「折り返しは不要です」「折り返しの電話は○○時にお願いします」などと指定されることも。折り返し不要なのに連絡してしまったり、指定時間外に電話をかけたりしてしまうと、マイナスの印象を与えてしまいます。
折り返し電話をする際の例文
応募者「お忙しいところ恐れ入ります。先日面接していただきました、○○大学の○○と申します。本日、○時○分頃お電話をいただいており、折り返しのお電話をさせていただきました。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
受付「はい、少々お待ちください。」
採用担当者「お待たせいたしました。○○です。」
応募者「お忙しいところ恐れ入ります。先日面接していただきました、○○大学の○○と申します。本日、○時○分頃お電話をいただいており、折り返しのお電話をさせていただきました。授業のため、電話に出れず申し訳ございませんでした。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」
上記のように伝えれば、採用担当者から電話の用件を聞くことができるでしょう。折り返しの電話はできるだけ早いほうが良いとお伝えしましたが、いざという時に焦らないよう、事前にシミュレーションをして、堂々とした対応ができるように準備しておくことが大切です。
まとめ
この記事では、就活の合否を通知する電話の受け方や対応の例文をご紹介してきました。この記事のまとめは、以下の通りです。
- 就活の合否を通知する電話に出る際には、3コール以内に電話に出ることや電話へのお礼を述べることを意識する。
- 就活の合否を問い合わせる電話をする際には、必ず面接のお礼を述べるようにする。
- 電話に出られなかった時は、焦りすぎずに落ち着いて対応する。
正しい電話対応をしなければ、二次面接をする時や入社後に悪い印象を持たれかねません。些細な理由で自分の印象を損なわないために、この記事のポイントをしっかり理解して正しい電話対応を心がけましょう。
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