ビジネス上のコミュニケーションに欠かせないメール。特にインターン生にとっては、メールのやり取りが日常茶飯事になることも多いでしょう。しかし、メールにはマナーがあり、そのマナーを守らないと誤解やトラブルの原因になることもあります。ここでは、インターンが知っておくべき9つのビジネスメールのマナーについて紹介します。
長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
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しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
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インターンはメールを送るべき？
インターンでも、必要な場面であればメールを送信することが望ましいです。例えば社外の取引先の人との連絡や、社員への報告、相談などを行う時に、メールを使用します。
社内のルールに従い、上司の指示に従って送信するようにしましょう。
1. メールでは「貴社」と書く
ビジネスで使用するメールでは適切な言葉遣いがあります。例えば、相手先の企業に対する敬意を表すため、メール内で相手先企業を「貴社」、一般的に自社を「弊社」と表現します。他にも大学生だと知らない人の多いビジネス用語も多いので、よく言葉遣いを確認してからメールを送信するようにしてください。
2. 誤字脱字をしない
ビジネスメールは、相手に自分のイメージを伝える重要な手段です。誤字脱字があると不信感を抱かれ、ビジネスチャンスを逃すことにつながります。十分に確認してから送信するようにしましょう。
社外の人との連絡の際は、社員に確認を取ってから送信するなど、失敗しないための工夫も重要です。
3. 返信は24時間以内にする
メールの返信は、できるだけ早急にするように心がけましょう。ビジネスの現場では、相手のスケジュールに影響を与えることがあるため、24時間以内に返信することが望ましいです。なるべく早くに返信することによって、相手から良い印象を抱かれやすくなります。
4. 改行を適切に行う
メールは文章が長くなりがちなため、改行を適切に行うことで読みやすくすることが大切です。特に、箇条書きなどを使ってわかりやすくまとめるようにしましょう。
読みにくい文章を書いてしまうと、「仕事ができないやつ」といったレッテルを貼られてしまうこともあるので、文章の読みやすさには注意してください。
5. 送信時間を考える
相手の仕事の時間帯や状況を考慮し、メールを送信する時間を選ぶことがマナーとされます。深夜や早朝、休日などは、相手のプライベートな時間に侵入することになるため、避けるようにしましょう。
6. 絵文字などは使わない
ビジネスメールにおいては、絵文字や顔文字は控えるべきです。相手に誤解を与えたり、冷淡な印象を与えることがあるため、できるだけメールにおいては使用を避けるようにしましょう。大学生のサークルと同じ気持ちで絵文字を使用してメールを送信してしまうと、一発アウトになりかねません。句読点で終わる文章を徹底するようにしてください。
7. お礼メールは必ず送る
仕事や業務でお世話になった相手には、お礼メールを送ることがマナーとされています。お礼メールを送ることで、相手に感謝の気持ちを伝えることができ、良好な関係性を築くことができます。また、お礼メールを送信することで、自分自身のイメージを良くすることもできます。
8. 自分の名前・署名で締める
メールの最後は、自分の名前と署名を添えることがマナーとされます。相手に自分の名前を覚えてもらい、信頼関係を築くためにも大切です。また、役職名や所属部署なども添えることで、相手に対して自分自身の立場を明確にすることができます。
メール作成時には正しいビジネスマナーを守り、相手に好印象を与えることが重要です。社内のルールや指示に従いつつ、上記のマナーを押さえてメールを作成することで、プロフェッショナルなビジネスパーソンとしてのスキルを身につけることができます。
インターンのメール例文【場面別】
件名：インターン応募について
〇〇株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。▲▲大学▲▲学部の▲▲ ▲▲と申します。
XXX社のインターンに興味を持ち、応募させていただきたく存じます。
添付の履歴書・職務経歴書をご確認いただけますよう、お願い申し上げます。何卒、よろしくお願いいたします。
==========================
▲▲大学▲▲学部
▲▲ ▲▲(名前)
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
==========================
件名：インターンシップの日程調整について
〇〇株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。▲▲大学▲▲学部の▲▲ ▲▲と申します。
先日、XXX社のインターンシップに応募させていただきました▲▲です。
この度、日程調整の連絡をさせていただきたく存じます。以下の日程で参加が可能でございます。ご確認の上、よろしくお願い申し上げます。
・3月15日(月) 〜 3月19日(金)
・3月22日(月) 〜 3月26日(金)
==========================
▲▲大学▲▲学部
▲▲ ▲▲(名前)
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
==========================
件名：インターンシップ辞退のご報告
〇〇株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。▲▲大学▲▲学部の▲▲ ▲▲と申します。
この度、XXX社のインターンシップに応募いたしました▲▲ですが、誠に勝手ながら参加を辞退させていただきたく存じます。大変恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
==========================
▲▲大学▲▲学部
▲▲ ▲▲(名前)
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
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件名：インターンシップについて質問があります
〇〇株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。▲▲大学▲▲学部の▲▲ ▲▲と申します。
先日、XXX社のインターンシップに応募いたしました▲▲です。質問があり、メールを送らせていただきました。以下に質問内容を記載させていただきますので、ご確認の上、回答をお願い申し上げます。
【質問内容】
・インターンシップで取り扱う業務の詳細について
・インターンシップで必要なスキルや知識について
・インターンシップ後に社員採用の可能性があるか
==========================
▲▲大学▲▲学部
▲▲ ▲▲(名前)
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
==========================
件名：インターンシップ参加のご連絡とお礼
お世話になっております。
この度、XXX社のインターンシップに参加することとなりました▲▲大学▲▲学部の▲▲ ▲▲です。
参加前に、改めてご連絡を差し上げるとともに、この度は貴重な機会を与えていただき、誠にありがとうございます。今後とも、精一杯努めて参りますので、よろしくお願いいたします。
==========================
▲▲大学▲▲学部
▲▲ ▲▲(名前)
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
==========================
件名：インターンシップ参加後のお礼
お世話になっております。
この度は、XXX社のインターンシップに参加させていただき、貴重な経験をさせていただきました▲▲です。
このような機会を与えていただき、心より感謝申し上げます。
また、素晴らしいチームワークの中で業務に取り組むことができ、大変充実した時間を過ごさせていただきました。
今後とも、XXX社の発展を心よりお祈り申し上げます。
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▲▲大学▲▲学部
▲▲ ▲▲(名前)
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
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返信が不要なインターンシップのメールとは
インターンシップを行う際には、様々なやり取りが必要になります。
例えば、参加の確認や質問の返信など、何らかのアクションを求めるメールを送信することがありますが、返信が必要ないメールもあります。ここでは、返信が不要なインターンシップのメールについて解説します。
返信が不要なインターンシップのメールとは、その名の通り、返信を求めないメールのことです。
具体的には、以下のようなものが挙げられます。
リマインドのメール
開催日が近づいてきた際に、参加者に対して開催日程や持ち物などの確認を促すメールです。返信をする必要はありません。
「返信不要」の記載があるメール
参加に必要な情報や注意事項などを伝えるメールに、「返信不要」と明記されている場合があります。これは、受信者に返信する必要がない旨を伝えるためです。
やり取りが終了している内容のメール
例えば、参加後に送るお礼のメールなど、返信が必要ないメールもあります。
なぜ返信不要のメールが必要なのか
返信が不要なメールを送る理由は、受信者の手間を省くことができるからです。返信が必要ない旨を明示することで、受信者に無駄な手間をかけさせず、効率的にやり取りを行うことができます。
また、返信が必要ないメールを送ることで、やり取りの混乱を避けることができます。特に、リマインドのメールなど、開催日程や持ち物の確認をする場合には、返信が必要ないことを明示することで、参加者に確認を促し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
返信が不要なメールの書き方
返信が不要なメールを送る際には、以下のようなポイントに注意する必要があります。
- 「返信不要」や「確認のみ」といった表現を、件名に明示することで、受信者がすぐに内容を理解できます。
- 本文で明示する
返信が不要な旨を、本文で明示することも重要です。
具体的には、「このメールには返信を必要としない情報が含まれています」といった文言を挿入するとよいでしょう。 - 余計な情報を省く
返信が必要ない場合には、余計な情報を省くことも大切です。必要な情報だけを含め、簡潔にまとめることが求められます。 - 確認が必要な場合は明示する
返信が必要ない場合でも、何らかの確認が必要な場合があります。
その場合は、明示的に「必要に応じてご確認ください」といった表現を加えることで、受信者に確認を促すことができます。
返信が不要なインターンシップのメールは、受信者の手間を省き、コミュニケーションの円滑化につながる重要なメールです。
返信が必要ない旨を明示し、必要な情報だけを含めることが大切です。
また、何らかの確認が必要な場合には、明示的に表現することが求められます。
インターンシップにおいては、返信が不要なメールを送ることで、効率的なやり取りを行い、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
[インターンシップのメールで活用できる5つのテクニック]
インターンシップでは、メールのやり取りが多くなることが予想されます。効率的かつ正確にメールを管理することで、仕事の進め方をスムーズにし、プロフェッショナルな印象を与えることができます。以下では、インターンシップのメールで活用できる5つのテクニックを紹介します。
1. メールをフォルダ分けにして管理する
メールをフォルダ分けにすることで、受信箱の整理がしやすくなります。
メールを整理するフォルダの種類は、受信箱に届くメールの種類や業務によって異なります。たとえば、プロジェクトごとにフォルダを作成したり、受信箱・送信箱・下書き・削除済みのフォルダを作成したりすることができます。
また、フォルダ名は、適切な名前をつけることが重要です。フォルダ名が具体的であれば、探しやすくなります。
たとえば、「新規プロジェクト」というフォルダ名よりも、「2023年度の新規プロジェクト」というフォルダ名の方が具体的で分かりやすいです。
2. テンプレートを作成しておく
テンプレートを作成することで、同じ内容のメールを繰り返し作成する手間を省くことができます。たとえば、ビジネスメールでよく使われる定型文や、プロジェクトの進捗報告など、定型的な内容が多い場合には、テンプレートを作成しておくと便利です。
また、テンプレートには、あらかじめ必要な情報を入力しておくと、正確性を保てます。例えば、あらかじめ差出人の名前や宛先、件名、メールの本文を入力しておくと、メールの作成がスムーズになります。
3. フラグを立てて管理する
フラグを立てることで、返信が必要なメールや、後で返信する必要があるメールを効率的に管理することができます。フラグを立てる方法は、メールの右側にある「フラグ」アイコンをクリックする方法と、メールの一覧の左側にあるチェックボックスをクリックする方法があります。
また、フラグの色を変更することもできます。フラグの色を変更することで、重要なメールや緊急のメールなど、優先順位が高いメールを効果的に管理することができます。
4. 相手のメールアドレスを追加しておく
インターンにおいて頻繁にメールをやり取りする相手のメールアドレスをアドレス帳に登録しておくことで、手間を省くことができます。アドレス帳に登録することで、アドレスを打ち込む手間を省くことができ、タイプミスなども防ぐことができます。
また、アドレス帳に登録する際には、相手の名前や役職、所属部署なども登録しておくと、誰がどのような役割を担当しているのかを把握しやすくなります。これにより、メールの宛先を選ぶ際にも、相手の役割や部署を考慮したメールの送信ができるようになります。
5. 辞書登録をしておく
辞書登録をしておくことで、インターン中よく使う単語やフレーズを簡単に入力することができます。たとえば、「進捗報告」というフレーズをよく使う場合には、辞書登録をしておけば、毎回入力する手間が省けます。
辞書登録は、アドレス帳と同様に、自分のPCやスマートフォンに登録することができます。また、辞書登録することで、タイプミスを防ぐこともできます。たとえば、辞書登録していない単語を打ち込んだ場合、スペルチェックが走り、間違いを指摘してくれます。
以上が、インターンシップのメールで活用できる5つのテクニックです。
メールをフォルダ分けにして管理したり、テンプレートを作成したり、フラグを立てて管理したりすることで、効率的なメールのやり取りができるようになります。相手のメールアドレスを登録することで、手間を省き、正確性を保つことができます。辞書登録をすることで、よく使う単語やフレーズを簡単に入力することができます。
これらのテクニックを上手に活用し、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現しましょう！
インターンで急な対応が必要になった時の対処法
インターンシップでは、急な対応が必要になることがあります。ここでは、急な対応が必要になった場合のメールなどの対処法を紹介します。
直前の遅刻連絡
インターンシップに参加する際には、時間厳守が求められます。しかし、何らかの事情で遅刻する場合には、直前に遅刻の旨を連絡することが大切です。この際は、電話やメール、LINEなど、迅速かつ確実な連絡手段を選ぶようにしましょう。また、遅刻の理由や到着予定時刻など、必要な情報を明確に伝えることが求められます。事前に共有されている緊急連絡先へ速やかに連絡しましょう。
スマホからの返信
インターンシップ中に、急なメールのやり取りが必要になることがあります。
このような場合には、スマホからの返信が有効です。スマホを常に持ち歩いておき、メールの通知設定をONにしておくことで、迅速な対応ができます。ただし、スマホからの返信は、文面やフォーマットなど、十分な確認が必要です。
送り先を間違えた
急いでメールを送信する際には、送り先を誤ってしまうことがあります。この場合には、まずは謝罪のメールを送信しましょう。その上で、正しい送り先に再送信し社員に相談することが必要です。また、送信前に送り先を二度確認することも大切です。
また、業務に関するものを社外に誤送信した場合は、自分でなんとかしようとせず、社員に相談してから対応しましょう。
ファイルが大きくて送れない
インターンシップでは、ファイルのやり取りが必要になることがあります。しかし、ファイルが大きすぎる場合には、送信ができないことがあります。この場合には、まずはファイルを圧縮して、送信可能なサイズにすることが必要です。また、クラウドストレージを利用してファイルを共有することも有効です。
インターンシップで急な対応が必要になることは避けられません。
しかし、正しい対処法を知っておくことで、迅速かつ適切な対応ができるようになります。直前の遅刻連絡では、遅刻の旨を明確に伝えることが大切です。スマホからの返信では、確認を怠らないようにしましょう。送り先を間違えた場合には、謝罪と正しい送り先への再送信が必要です。ファイルが大きくて送れない場合には、ファイルを圧縮するか、クラウドストレージを利用することが有効です。
インターンでのメールまとめ
ビジネスメールの基本構成には、宛先、件名、宛名、本文、署名の5つの要素があります。メールを送信する際には、これらの要素を正確かつ適切に使い分けることが重要です。
インターンシップのメールにおいて、エントリーや日程調整、辞退、質問、参加前後のお礼など、場面ごとに適切な文章を書くことが重要です。特に、返信が必要な場合には、受信者に伝えたい内容を明確に伝えるように心がけましょう。
急な対応が必要になった場合には、遅刻連絡、スマホからの返信、送り先の間違い、大きなファイルの送信などのポイントに気をつけることが重要です。対応の際には、迅速かつ正確な対応を心がけることが求められます。例えば、遅刻の場合には、直前に連絡することや、ファイルが大きすぎる場合には圧縮することが有効な対応方法です。
長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
- 学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
- 実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
- 自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！
しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
小さな不安や将来の悩みも就活のプロに相談して、就活を成功させましょう！
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