インターンでのメールはなんて書けば良い？状況別に例文を紹介！

インターンをするにあたって、メールで企業とやり取りをする場面は非常に多いです。

しかしながら、「インターン先の企業からメールが来たけどどう返したら失礼じゃないのか全くわからない……」と悩んでしまったり、更には「メールでの受け答えがあまり良くなくて、企業から目をつけられてしまった……」「送るべきタイミングで送っていないことに後から指摘されてから気づいた……」と後悔してしまったりと、頭を悩ませている人は実際多くいます。

一度悪い印象を与えてしまうとそこから挽回するのは難しいですし、その簡単な一回のミスでモチベーションを沈ませたままインターンに参加するのも嫌ですよね。

今記事では、そうならないためにもインターンでのメールで注意すべきことや、送るべきタイミング、更にはその例文まで紹介をしていきたいと思います！

こんな人に読んでほしい

インターンでのメール送信で失敗したくない人
インターンでメールを送信すべきタイミングを知りたい人
インターンで送るメールの例文を見たいという人

目次閉じる

インターンはメールでの礼儀が重要！
インターンでメールを送らないといけないときってどんな時？
インターンでのメールで気をつけておきたいことは？
インターンでのメールの例文7選！
まとめ

記事内に広告を含みます

この記事には広告を含む場合があります。

長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。

学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！

しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
小さな不安や将来の悩みも就活のプロに相談して、就活を成功させましょう！

学生の面談申し込みはこちら

面談を申し込む

就活で最強のガクチカになる長期インターンを職種別で探してみましょう！

インターンはメールでの礼儀が重要！

まず前提として、インターンはメールでの礼儀が非常に重要になってきます。

インターンに参加する際、メールでのコミュニケーションは企業との最初の接点となることが多いです。メールでのやり取りがスムーズで丁寧であれば、企業に対して良い印象を与えることができ、インターンの選考における評価にもつながってきます。

一方で、誤字脱字や失礼な表現を含むメールは、マイナスの印象を与える可能性が高く、インターンの採用や評価に悪影響を及ぼすこともあります。特に企業とやり取りする際のメールは、ビジネスマナーを意識した文面にすることが重要です。

企業に対する「第一印象」ともなるメールにおいては、できるだけ注意を払いながら作っていきたいものですね。

インターンでメールを送らないといけないときってどんな時？

では次にどんなタイミングでインターン先の企業にメールを送らないといけないのかについて紹介していきます。しっかりとチェックして、「送るべきタイミングで送っていなかった……」というようなことにならないように注意していきましょう。

次の3種類に分けられます。

インターン先からメールが届いた時
インターン先の企業と何か調整/相談をしないといけない時
インターン先でのイベントを終えた時

インターン先からメールが届いた時

インターン先の企業からメールが届いた時、必ず返信をするようにしましょう。

「返信不要」というような文言がある場合は例外ですが、基本的にはメールのラリーはこちらからのメール送信で終えるようにしましょう。

また、できるだけ早く返信することも重要です。企業からのメールには、重要な連絡事項や確認事項が含まれていることが殆どで、ここで返信に遅れがあると、「この人は対応が遅い」というように悪印象を与えてしまいます。

もしその場で確認しかねるという場合は、「確認次第、改めてご連絡いたします」というように迅速に対応する姿勢だけでも見せることが重要になります。

インターン先の企業と何か調整/相談をしないといけない時

もしなにか日程に関して調整をしたり、相談をしないといけないときは自発的にメールをする必要があります。

その場合、丁寧な言葉遣いで、企業のスケジュールに配慮しながら連絡をしましょう。例えば、「〇〇の件で日程調整のお願いをしたく、恐れ入りますがご確認いただけますと幸いです」といった柔らかな表現ができると良いです。

相談やお願い事をする場合は、相手の負担にならないよう、複数の候補日を提示したり、事情を簡潔に伝えたりするのがポイントです。

インターン先でのイベントを終えた時

忘れがちなのは、何かインターン先でのイベントを終えた時にもお礼のメールを送る必要性があるということです。

インターンでの面談や説明会といったイベントが終了した後には、必ずお礼のメールを送ることがマナーです。ここで企業側に感謝を示すことができると、企業側との結束もより深まり、「礼儀正しい学生」というような好印象を与えることができるでしょう。

ここでお礼のメールを送らない学生も多くいるので、お礼のメールを送るだけで他の学生と差をつけられるということになります！そう考えるとお得ですね！

インターンでのメールで気をつけておきたいことは？

次に、インターン先の企業へメールを送る際に気をつけておきたいことについて解説します。

せっかくメールを送っても要点が抜け落ちると悪印象を与えることになってしまうので、ぜひとも気をつけておきましょう。8つほどご紹介します。

送信する時間帯に気をつける
返信はなるべく早くする
相手の名前、企業名は間違えない
要点を簡潔に書く
署名まで丁寧に書く
CC、BCCの違いに気をつける
日程調整では候補日を示す
送信前に必ず読み直す

送信する時間帯に気をつける

注意したいポイントの1つ目は、「送信する時間帯に気をつける」です。

メール相手は目上の社会人です。大学生の友達に送るような気持ちで行ってしまうと、思い立った瞬間に送ってしまうと思いますが、インターン先の企業へのメールではそれはご法度です。

適切な時間に送らないと、企業側に無理に返信させてしまうだけでなく、マナー的に非常識であるという印象を与えてしまいます。

送るのに適した時間帯は次のようになっています。

7:00〜9:00
始業時間直前であるため、社員さんがメールをチェックしている可能性が高く、返信が来やすい時間帯と言えます。
11:00:〜12:00
お昼休みが12:00〜の企業がほとんどで、その時間にメールチェックをすることが多いので、その直前に送ることで返信が来やすいです。
17:00〜18:00
終業時刻が18:00の企業では、帰宅前にメールチェックをすることが多いので、ここでもまた返信が来やすいと言えます。

できるだけ上記の時間帯に送信しましょう！

返信はなるべく早くする

注意したいポイントの2つ目は、「返信はなるべく早くする」です。

インターン先の企業から何かメールを受け取った場合、なるべく早く返信をしましょう。

「1時間で終わる作業が、連絡がつかないために4時間滞る」なんてことが起こると、業務の進行がぎこちなくなり、すぐ終わらせられることも終わらず、効率が悪くなってしまいます。そのため、連絡をいかに早く行えるかがビジネスの世界では重要になってきます。

これから先一緒に業務をするかもしれない相手に、「あの学生は返信が遅い」というような印象を与えてしまうと、振られる仕事も振られなくなってしまいますし、内定なんてもってのほかでしょう。

「返信の速さ」というのは企業への印象に直結するので、ぜひ気をつけたいポイントです。

相手の名前、企業名は間違えない

注意したいポイントの3つ目は、「相手の名前、企業名は間違えない」です。

相手の名前、企業名での誤字の有無で、企業に対する興味や、その人へのリスペクトが表れてしまいます。ここで重要なのは、「間違えないことが当たり前で、間違えると大きく信用を落としてしまう」という点です。

「当たり前のことができなかった」というレッテルを拭うのには多量の努力と相応の時間が必要になります。後から過去の失敗に足を引っ張られないようにも、特に気をつけていきたいものです。

要点を簡潔に書く

注意したいポイントの4つ目は、「要点を簡潔に書く」です。

業務連絡に回りくどい文章は一切不要です。

どういう理由でメールをしたのか、何をしたいのか、を明確に、簡潔に説明しましょう。件名についてもそうで、「インターンシップの日程調整の連絡」や「インターンシップのお礼」という形で件名を見ただけで何の連絡なのか分かるレベルにしましょう。

一発で読んで内容が分かるようにしたいものです。

また、知識レベルを自分に合わせすぎないことにも注意したいです。自分の中では話の文脈を理解していて、説明に使う単語すべてわかっていたとしても、受け取った社員さんは完璧にすべて汲み取れるわけではありません。

聞き返されて再送信するなんてことのないように、客観的に見て意味が伝わる文章かどうかというのも気をつけましょう。

署名まで丁寧に書く

注意したいポイントの5つ目は、「署名まで丁寧に書く」です。

署名は次のフォーマットに従って書いてあげましょう。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

自分の氏名、所属、連絡先を書き記せば基本的に十分となります。メールの最後まで丁寧にマナーを守ることができると、好印象を残せますよね。

CC、BCCの違いに気をつける

注意したいポイントの6つ目は、「CC、BCCの違いに気をつける」です。

メールの宛先欄にあるCCとBCCですが、使い分けがあります。しっかりとその違いを把握しましょう。

CC
To（宛先）の人に送った内容を他の人にも見てもらいたいときに使います。CC欄に入れたアドレスはそのメールを受信した人全員に表示されます。

BCC
BCCはCCと同じような使い方をします。しかしながら明確に違う点は、BCC欄に入れたアドレスは、受信した人に表示されないという点です。主に面識のない人たちと情報共有する際に使います。

企業側からメールが届いたときにCC欄にあるアドレスは、消すことなくそのまま返信してあげましょう。

日程調整では候補日を示す

注意したいポイントの7つ目は、「日程調整では候補日を示す」です。

日程調整をするとなったときに、「ご都合の合う日はいつでしょうか？」と聞いてしまったりしていませんか？

実はこの相手に候補日をあげてもらうという方法は、相手側からすると、全スケジュールをチェックして空いている日を探し出さないといけないという点で、相手に負担させる工数は大きいものとなります。

候補日を提示してもらった方が、チェックしないといけない数も少なく、相手側の負担を減らすことができるので、日程調整をするというときは、できるだけ候補日を提示するようにしましょう。

送信前に必ず読み直す

注意したいポイントの8つ目は、「送信前に必ず読み直す」です。

誤字や脱字が無いように注意しましょう。また、後からしっかりと一読したときに不自然な日本語になっていないかチェックしてあげて、完璧な状態であることを確認しましょう。

ましてや、コピー&ペーストで使いまわしているとバレるようなメールを送ってしまったら心証は非常に悪くなってしまいますね。

また、ビジネス用語はなかなか学生のうちに触れる機会が無く、分からない方も多いと思います。ビジネス用語についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてくださいね。

ビジネス例文集＆メール例と意味。就活で使う時のコツと敬語文法｜海龍舎

インターンでのメールの例文7選！

最後に、インターンでのメールの例文を7つご紹介します！

基本のメールの型

まずは基本的なメールの型を紹介します！基本的には次のような書式に沿ってメールを書いてあげましょう！

宛先：~~@~~

件名：面接日程調整のご連絡｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お忙しいところ失礼いたします。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年〇〇と申します。

（本文）

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

①インターンへの参加希望メール

インターンに参加したい、詳細を知りたいという場合、メールを送る必要があります。ただ「参加を希望している」という文面で終わらせるのではなく、なぜ参加したいのか、どのようなことに関心を持っているのかまで添えることで、より企業に対して好印象を与えることができます。

宛先：~~@~~

件名: インターンシップ参加希望のご連絡｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年の〇〇と申します。

この度は貴社で行われるインターンシッププログラムに参加したいと思い、ご連絡させていただきました。

私は〇〇の学部に所属し、〇〇の分野に関心を持っています。

貴社のインターンシップに参加することで、実務経験を積みながら専門知識を深めたいと考えております。

インターンシップの詳細や選考プロセスについてご案内いただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

②インターンの面接日程調整メール

メールで日程調整をするという場合は日付だけではなく、何時から何時までの間なら可能なのか具体的に書いておいたほうが企業側は日程を調整しやすいです。

基本的には平日の10時から18時までと指定が入る場合が多いですが、指定がない場合は直近一週間の企業の営業時間内の日程を指定すると良いでしょう。

宛先：~~@~~

件名：面接日程調整のご連絡｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お忙しいところ失礼いたします。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯です。

インターンの面接のご案内をいただきありがとうございます。

こちらが希望の面談日程となっております。

5/29(月) 12:00-15:00

5/30(火) 12:00-17:00

6/1(木) 12:00-14:00

上記の日程でのご調整が難しい場合は、再度検討させていただきます。お忙しい中恐れ入りますが、よろしくおねがいいたします。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

③インターンの面接後のお礼メール

面接後にもしっかりとお礼のメールを送りましょう。また、送信の目安は面接の当日中です。早いと翌日に採用通知が来るので、それよりも早いタイミングで送信しましょう。

宛先：~~@~~

件名: ◯月◯日面接のお礼｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お世話になっております。

本日、◯月◯日に面接を受けた、〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年の〇〇でございます。

本日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。

面接で、貴社の社風や詳細な業務内容を伺い、理解を深めることができました。

以前より、貴社のマーケティング部門に魅力を感じ、志望しておりましたが、社員の方々が深い信頼関係のもと、互いに切磋琢磨しあい高め合う貴社の社風を知り、働きたい気持ちがより一層強くなりました。

末筆ながら、本日の御礼とともに、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

④インターンの採用通知への返信メール

インターンの採用通知に対しては、お礼とともにいつ向かうのかを記してあげましょう。結びに喜びと感謝の言葉を添えられるとより好印象を与えられます。

宛先：~~@~~

件名: インターンシップ採用のお礼｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯です。

このたびは、貴社のインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございました。

ご案内にありました通り、◯月◯日◯：◯◯にお伺いします。

貴重な機会をいただいたこと、大変嬉しく思います。

ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

⑤インターンの参加辞退のメール

他のインターンシップとかぶってしまってどうしても参加ができない場合が出てきます。例えば、インターンの他の日程がなく、参加もしくは辞退の選択肢しかない場合です。そういった場合には適切な理由とともにインターンの辞退を申し出ましょう。

宛先：~~@~~

件名: インターンシップ参加辞退のご連絡｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お忙しいところ失礼いたします。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯です。

◯月◯◯日に開催される貴社のインターンシップにお申し込みをさせていただきましたが、

一身上の都合により、やむを得ず辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

貴重な機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

⑥インターンの参加前での挨拶メール

参加前日に挨拶のメールを送るのもマナーとして重要です。挨拶とともに、インターンに対する意気込みを書き記せば、担当者から「やる気がある」「目的意識を持って参加している」と好印象を持ってもらえるかもしれません。

宛先：~~@~~

件名: インターンシップ参加のご挨拶｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お忙しいところ失礼いたします。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯です。

インターン期間中は、◯◯業界について理解を深め、社会人として働く上でのスキル・心構えなどを学ばせていただきながら、実りあるインターンにしたいと思っております。

明日からのインターン、どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

⑦インターンの最終日でのお礼メール

インターンの最終日が終わったタイミングでもお礼のメールを送りましょう。感謝の言葉とともに、「インターンを通して何を得たのか」「インターン後どのような印象に変わったのか」を丁寧に書いてあげましょう。

宛先：~~@~~

件名: インターンシップ参加のお礼｜（◯◯大学◯◯）

株式会社　◯◯　インターンシップ事務局ご担当者様

お忙しいところ失礼いたします。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯です。

このたびは、貴社のインターンシップに参加させていただき、心から感謝申し上げます。

以前から貴社の企業理念に強く共感しておりましたが、新規プロジェクトの立ち上げに関するお話を伺うことができ、とても興味深く感じました。

また、交流会で社員の皆様とお話しする中で、貴社の温かい社風を実感することができました。今回の体験を通じて、貴社で働きたいという気持ちが一層強くなりました。

最後になりましたが、貴社のさらなるご発展と、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――

姓名（セイ・メイ）

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

携帯電話：090-1234-5678

メール：example@exampleadress.ac.jp

―――――――――――――――

まとめ

最後にインターンにおけるメールについて解説した今記事を簡単にまとめます。

インターンはメールでの礼儀が重要！
インターンでメールを送らないといけないタイミングは大きく分けて3種類
- インターン先からメールが届いた時
- インターン先の企業と何か調整/相談をしないといけない時
- インターン先でのイベントを終えた時
インターンでのメールで気をつけておきたいことは8つ！
- 送信する時間帯に気をつける
- 返信はなるべく早く
- 相手の名前、企業名は間違えないように
- 要点は簡潔に
- 署名まで丁寧に
- CC、BCCの違いに注意
- 送信前に必ず読み直す