【インターンの質問メール】押さえるべき基本的なマナーと例文5選

日程に関するメール

上の例は、外せない大学の授業やゼミのプレゼンがある場合に送る面接の日程調整のメールの例文です。日程調整のメールで気をつけたいことは、変更のお願いをするだけでなく、こちらからいくつか日程を提案するということです。

ここで、日程を提案していないと、担当者の方はまた「こちらの日程に変更は可能でしょうか」とあなたにメールを送らなくてはならず、手間になってしまいます。日程を提案しておくことで、担当者の方もスムーズな対応が可能になるでしょう。

また、日程調整のメールに関しては、他にも「企業から提案された日程から選択し、返信する場合」や逆に「提案された日程以外に変更したい場合」などがあると思います。そのような方は、次の記事に例文が載っておりますので、一読してみることをおすすめします。

服装に関する質問メール

上の例は、私服で構いませんとメールに記載してあった場合に、スーツでの参加が可能であるか否かを質問する時のメールの例文です。このメールを見ると、スーツでの参加が問題ないかについて聞いた後に、その質問意図が書かれてあると思います。先述しましたが、このような書き方をすることで、担当者の方が質問の意図を自分で考える必要がないため、短時間で最適な答えを返答しやすくなります。

また、メールに書かれている「私服で構いません」ですが、この記載があった場合はスーツで参加しても大丈夫な場合が多いです。具体的になぜこの指定があった際にスーツでの参加が可能なのかについては、次の記事でご確認されるとよろしいかと思います。

交通費に関するメール

上の例は、インターンに参加する際の交通費の支給の有無について質問する時のメール例文です。
確かに、遠方からインターンに参加しなければいけないという場合は、交通費の支給があるのか気になりますよね。

ちなみに、1日〜1週間の短期インターンでは交通費が支給されないことが多いです。それに対して、1ヶ月程度のプログラムでは交通費の支給がある場合があります。さらに、プログラム期間が3ヶ月以上の長期インターンでは、交通費の支給だけでなく、業務に対してお給料が発生する場合がほとんどです。

時間に関する質問メール

上の例は、インターンの開催時間がホームページと送られてきたメールで異なる場合に、正確な時間を確認する時のメールの例文です。ホームページに記載されている情報とメールで送られてきた情報が違うということはよくあることです。通常、メールの方を信じて問題ないと思いますが、心配だという方は上のような質問メールを送ってみてもよいでしょう。

持ち物に関する質問メール

上の例は、インターンに参加する際にパソコンの持参が可能であるかどうかについて質問するメールの例文です。

普段パソコンやiPadでメモを取られているという方は、持参や使用が認められているのか聞きたい方も多いと思います。その際にはきちんと聞いてみると不安もなくなり、よりインターンに注力できるようになります。

複数個質問があるとき場合のメール

では、複数個質問がある場合はどうすればよいのでしょうか。ここでも気をつけるべきは「コミュニケーションコストの少なさ」です。次の例文を見て、書き方を学んでいきましょう。

上の例文で注目すべき点は、箇条書きで書くことで、全ての質問を一回のメールで聞いているということです。質問が複数ある時でも質問ごとにメールを分けたりせず、担当者の方が一回で返答できるようなメールを送信するようにしましょう。

また、質問が複数ある場合は、質問意図を書くとメールの文面が冗長な印象になってしまう可能性があるため、その場合は省略しても構いません。

送るべきではないインターンの質問メールの特徴

自分が聞きたいメールの例文がわかったと思って、メールを書きはじめようとしているそこのあなた、油断は禁物です。

実は、送るべきではない質問メールの特徴というものが存在します。このような質問を送ってしまうと、インターン先の方に悪い印象を与えてしまう可能性があるので、気をつけましょう。送るべきではない、インターンの質問メールの特徴は以下の2つです。

調べたらすぐにわかる情報を質問している

まず、調べたらすぐにわかる情報を質問しているメールはNGです。当たり前ですが、あなたのメールを返信するのにも企業の方は仕事を中断して、時間をとっています。そこで調べればすぐにわかることを聞かれていると、「自分で調べれば」と呆れられてしまうでしょう。企業の方はあなたの先生ではありません。調べても分からなかったことのみ聞くように心がけましょう。

調べたらすぐにわかる情報の例

• WEBサイトに載っている情報
• 既にメールで説明されている情報

提案ではなく、要求をしているメール

メールの文面が提案ではなく、要求になっているものも送るべきではないでしょう。
ビジネスで送るべきメールとは「〜はいかがでしょうか」といったような「提案」の口調のメールです。これが「〜してください」というような口調であると、メールから高圧的な印象が伝わってしまいます。

お願いをしたい場合でも、遜った口調でメールを書くことで、そのような命令的な印象がなくなり、丁寧なメールを送ることができるでしょう。

提案のメール

面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか。

要求のメール

面接の日程を変更してください。

インターンの質問メールを送信する時の注意点

ビジネスメールにはルールがあります。このルールを破った文面で書いたり、送り方をしてしまうと企業の方に失礼だと思われかねません。インターンは本選考にも影響する大切なイベントです。イメージダウンしてしまわないように、ここで注意点を押さえておきましょう。

適度な改行と段落分けを心がける

まず、適度な改行と段落わけを心がけるようにしましょう。改行や段落分けが行われていないと、読みづらいだけでなく、情報にまとまりがない印象の文章になってしまいます。

適度に改行したり、意味のまとまりで段落わけしたりすると、視覚的に質問内容がわかりやすくなり、担当者の方にも返信してもらえる可能性が高まります。

誤字脱字をチェックする

質問メールを送る時は、最後に必ず誤字脱字をチェックするようにしましょう。誤字脱字をしていると、質問内容が伝わらない可能性があるというだけでなく、メールの最終確認をしていないことが伝わってしまうため、担当者の方の印象も良くありません。

誤字脱字をチェックすることは、失礼のないメールを書く上で最低限しなければいけない作業であると言えるでしょう。

絵文字や装飾文字はNG

絵文字や装飾文字を使うのもNGです。使ってしまうと、文面からビジネスメールのフォーマルさが伝わらないだけでなく、担当者の方を見下しているような印象になってしまいます。

当たり前のことですが、担当者の方はインターン生の友達ではありません。メールの文面を友達に送るようなカジュアルなものにすることは絶対にしないようにしましょう。

シンプルなメールアドレスにする

インターン先の企業に質問メールを送る時は、シンプルなメールアドレスを使いましょう。アドレスが派手な名前のものは、悪目立ちするだけでなく、担当者の方に本当にあなたのものなのか不安にさせてしまう可能性があります。手軽なものだと、大学から支給されているメールアドレスを使うと良いでしょう。

また、意外と見落としがちなのが、gmailの名前表記です。これも派手なものだとビジネスメールとしてはふさわしくないので、自分の本名に変更しておきましょう。

朝早く、夜分遅くの送信は避ける

朝早く、夜分遅くに質問メールを送信することも避けましょう。営業時間外にメールすると、マナー違反になるだけでなく、担当の方にメールの存在を気づいてもらえず、質問内容が読まれないという可能性も考えられます。

営業時間に質問メールを送ることで、担当者の方は確実にメールを視界に入れることになるため、返答メールを送っていただける可能性が高まります。

敬称に注意する

質問メールを送る時は、敬称にも注意を払うようにしましょう。敬称が間違っていると、きちんとビジネスメールを書く練習をしてこなかったと思われてしまいます。

具体的に、よく学生が間違える敬称は「貴社」と「御社」です。どちらも、相手先の企業を敬った表現ですが、貴社が書き言葉であるのに対し、御社は話し言葉なので、メールを書く際は「貴社」の方を使用するようにしましょう。

返信が遅くなったら、謝罪文を入れる

返信が遅くなったら、必ず謝罪文を入れるようにしましょう。先述した通り、メールの返信は基本24時間以内です。しかし、どうしても返信メールが返せないという場合も考えられます。この時に謝罪文を入れないと、担当者の方に対して失礼にあたります。

具体的には、返信が遅くなってしまったら「ご返信が遅くなってしまい、申し訳ありません」とはじめに一言添えるようにするとよいでしょう。

返信メールを送る時に気をつけるべき4つのポイント

質問メールをした後に考えなければいけないのが、質問の回答に対する返信メールです。返信メールにも書き方のマナーがあり、このマナーから外れた書き方をしてしまうと、参加前から企業の方に悪い印象をもたれてしまいかねません。返信メールを送る時は以下の4つの点に気をつけるとよいでしょう。

必ずお礼の言葉から始める

まずメールの始めにはきちんとお礼の言葉を言うようにしましょう。担当者の方はあなたの質問に答えるために、わざわざ時間をとっています。お礼の言葉から始めることで、その労力に対する感謝の気持ちを伝えることができます。

具体的には、以前もメールを送っているため「お世話になっております」と書いた上で、「ご返信いただき、誠にありがとうございました」と送るようにしましょう。

24時間以内への返信を心がける

返信メールを送る際は、24時間以内の返信を心がけるようにしましょう。繰り返しになりますが、担当者の方には、あなたの質問に回答するためにわざわざ時間をとって頂いています。ここですぐに返信が返ってこないと、せっかくの回答を読んでいないのかと担当者の方を不快な気持ちにさせてしまいます。

件名は変更せず、「Re:」をつけたままにする

返信メールの件名は変更せずに、「Re:」をつけたままにするようにしましょう。件名を変更するとどのメールに対する返信なのかが分からなくなってしまい、回答に対するお礼の言葉や関連する質問が担当者の方の目に届かなくなってしまうという可能性が考えられます。

件名は変更せず、「Re:」をつけておくことで、どのメールに対する返信なのかがわかり、担当者の方が読んでくれることが多いです。

CCに含まれている人は外さない

たまに回答メールの宛先にCCと他の人のメールアドレスが記載されていると言う場合があります。この場合は、CCを勝手に外さないように気をつけましょう。

CCの後に他の人にメールアドレスを追加しておくと、その人も同じメール内容を受信することができます。中には、このCC機能を使って、情報を共有、管理しているという企業もありますので、自分の判断で削除してしまわないように注意しましょう。

まとめ

この記事を要約すると次のようになります。

今回は、インターンの質問メールに関して、他のどの記事よりも網羅的に徹底解説してきました。ここまで読んで気づかなかったかもしれませんが、実はこの記事を書いている筆者は、このココシロインターンというサイトでインターンとしてライターをしています。ということで、もちろん学生です。

今、「なぜ学生がそんなに「ビジネスメール」の書き方について知ってるの」と思いましたよね。その理由はただ一つ。長期インターンに参加しているからです。

長期インターンに参加すると、社員の方や他のインターン生の方とメールでやり取りをする機会が多いため、ビジネスメールの書き方を身につけることができます。また、これはビジネスコミュニケーションの仕方やプレゼンの方法など、他のビジネスマナーについても同様のことが言えます。

現在、就活生が覚えなければいけないビジネスマナーを数えてみれば、枚挙にいとまがありません。これを記事を読むだけで覚えるのはほぼ不可能です。だからこそ、ビジネスマナーは私のように、長期インターンに参加して、本当のビジネスの場で身につけていくのがおすすめです。きっとそうやって「現場」で身につけたマナーはあなたの血となり肉となり、これから忘れられることはないでしょう。

では、どこから長期インターンに申し込めばいいのか。おすすめするのは、私が今働いている「ココシロインターン」という長期インターン求人サイトからのお申し込みです。ココシロインターンが他社と差別化できる点は、キャリアアドバイザーがあなたの自己分析から採用までを無料で完全サポートしてくれるという点です。

他のサイトで申し込むとミスマッチになり、ビジネスマナーの身につかない企業に申し込んでしまう可能性も高い長期インターンですが、ココシロから申し込めばその心配はありません。面談から無料なので、ぜひ申し込んでみてくださいね。