就活で企業にメールを送る際、件名はどこまで意識しているでしょうか？
意外に思う方もいるかもしれませんが、実は件名は評価に関わる重要なポイントです。
そこで、今回はこの就活メールにおける件名の書き方についてご紹介していきます。
こんな人に読んでほしい
- 就活メールの件名の書き方を教えてほしい
- 就活メールの件名を書く際のパターン別の例文が知りたい
- 就活メールの件名を書く際の注意点を教えてほしい
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就活で企業にメールを送る際、件名は重要？
メールの件名をないがしろにすると担当者にメールを見てもらえなくなるかもしれません。
件名は、忙しい社会人にとって瞬時に情報を整理するために重要な箇所であるため、メールを書く際は件名にまで注意する必要があると言えます。
実際、筆者が大学在学中に所属していた社会人吹奏楽団では、社会人の方々がメールで連絡通知を行っていましたが、その件名はどれも簡潔に書かれており、一目見て内容が浮かぶように工夫されていました。
このように、メールの件名への気遣いは社会人になってからも必要なことであるため、今のうちからマナーを抑えておくようにしましょう。
就活メールの件名はどうやって書く？
用件
まずは用件を簡潔に書くようにしましょう。
企業の担当者は件名からおおよそのメールの中身を予測し、優先順位ごとに対応に当たります。件名が長すぎたりわかりにくかったりするものは、いちいち開いて確認しなければならず、担当者にとって手間になってしまう可能性があるため、簡潔にわかりやすくまとめなくてはなりません。
件名の文字数は全体で20文字程度、多くても30文字程度が丁度良いと言われているので、用件は10文字前後でまとめると見やすくなります。どうしても少し長くなってしまう場合は、【】などの記号を使って用件を目立たせるのがおすすめです。
大学名・名前
用件の後ろには大学名と名前を書くようにしましょう。
誰から送られたかわからないメールは怪しまれてしまう他、膨大な量のメールの中で埋もれてしまう可能性があるため、きちんと送り主である自分の名前を記載するようにしましょう。
前に／を入れるか（）を使うなどして、用件との間を明確に分けるようにすると非常に見やすくなるのでおすすめです。
【例文】就活メールの件名のテンプレート
実際にメールを送る中で使えるテンプレートをパターンごとに紹介します。件名をどうするべきか悩んだときはぜひ参考にしてみてください。
履歴書送付の際のメール
- 履歴書を提出させていただきます ○○大学 田中 太郎
本文と同じような言葉遣いを意識すると件名全体が冗長に見えてしまうため、伝えたい情報だけをまとめるようにしましょう。また、件名や名前を記号で区切っていないことで見づらくなっているのも良くないポイントです。
履歴書を添付したメールを送りたい場合は、以下のような要領で件名をつけると良いでしょう。
- 履歴書提出の件について（○○大学 田中 太郎）
- 【履歴書添付】○○大学 田中 太郎
- 応募書類の提出について／○○大学 田中 太郎
履歴書以外にも提出する書類がある場合は、件名では応募書類という形にしてまとめて書き、本文でその説明を入れるようにしましょう。
面接日程変更のメール
- 面接日程変更のご連絡（○○大学 山田 花子）
面接日程を変更したい旨を伝える際は、変更前の日付を件名に入れておくと丁寧です。また、日程変更を許可するかどうかは企業側が判断することなので、「ご連絡」ではなく「お願い」とするようにしましょう。
面接日程を変更したい旨を伝える場合は、以下のような件名にするのがおすすめです。
- △月△日の面接日程変更のお願い（○○大学 山田 花子）
- 【△月△日の面接日程変更のお願い】○○大学 山田 花子
- 【早急】△月△日の面接日程変更のお願い／○○大学 山田 花子
面接日まで時間がない場合は文頭に【早急】と入れ、企業の担当者がすぐに認識できるようにすると良いでしょう。本当にギリギリになってしまう場合は、【緊急】と入れることでさらに時間がないことをアピールすることができます。ただ、あまり使いすぎると煙たがられてしまう可能性もあるため、ここぞという際に使うようにしましょう。
面接辞退のメール
- 【すみません】面接辞退のご連絡（○○大学 田中 太郎）
面接辞退など謝罪すべき内容のメールであっても、件名では謝罪文は省き、メールの本文に記載するようにしましょう。
面接辞退のメールの件名は、次のように書くことをおすすめします。
- 面接辞退のご連絡（○○大学 田中 太郎）
- 【選考辞退のご連絡】○○大学 田中 太郎
- △月△日の面接辞退のお詫び／○○大学 田中 太郎
日程決定後に辞退したい場合や連絡が急になってしまう場合は、日付に加えて「お詫び」と入れるなど、丁寧な連絡を心掛けましょう。
質問のメール
- 持ち物について（○○大学 山田 花子）
企業の担当者は他にも数多くの学生とやり取りをしているため、質問する際は何についての話なのか件名の段階で明確に示すようにしましょう。この例では、何をする際の持ち物を聞いているのかをはっきりさせる必要があります。
質問のメールを送る場合は、件名は以下のようにするのがおすすめです。
- 面接時の持ち物についてのご質問（○○大学 山田 花子）
- 【ご質問】面接時の集合場所について（○○大学 山田 花子）
- 説明会についてのご質問／○○大学 山田 花子
質問が複数ある場合はここでは書かず、本文に具体的な内容を記載するようにしましょう。
お礼のメール
- 面接ありがとうございました！（○○大学 田中 太郎）
感謝を述べたい場合であっても件名では「お礼」と表現するのが一般的です。また、「！」などの記号はビジネスには不適切と捉えられてしまう場合があるため、件名に限らず本文でも使用は避けるようにしましょう。
お礼のメールを送りたい場合は、以下のような件名にすると良いでしょう。
- 本日のインターンのお礼（○○大学 田中 太郎）
- 【本日の説明会のお礼】○○大学 田中 太郎
- △月△日の面接のお礼／○○大学 田中 太郎
基本的にお礼メールは当日に送るのがベストですが、その日中に送れなかった場合は、件名に日付を記載した上で送付するようにしましょう。
就活を成功させる上で特に重要なインターンシップでのお礼メールの書き方については次の記事に詳しく書いてあるので、ぜひご覧ください。
就活メールの件名を書く際に押さえておくべき注意点
ここまで件名の具体的な書き方について見てきましたが、書く際に注意するべきポイントについてもしっかり確認しておきましょう。
空欄や挨拶だけは絶対NG
件名を空欄や挨拶だけにするのは絶対に避けましょう。
先ほども述べた通り、企業の担当者は件名からメールの内容を確認します。そのため、内容や差出人がよくわからないメールは、開封する優先順位が下げられ、返信が遅れてしまう可能性があります。
また、そうした件名はスパムメールや迷惑メールの類だと勘違いされて、最悪の場合開封されることなく捨てられてしまう恐れもあるので、件名は慎重に書くようにしましょう。
もし間違えて空欄や書きかけのままメールを送ってしまった場合は、落ち着いて間違いである旨を新規のメール等で連絡するようにしましょう。
Gmailの場合、androidやiPhoneでは5秒間、パソコンでは30秒間送信の取り消しができる期間があるので、Gmailを使っている方はその機能があることを覚えておくと良いでしょう。
送信取り消し機能については、詳しくはこちらを参照してみてください。
返信では件名は変えない
企業から来たメールを返信する際は件名は変えないようにしましょう。
件名を毎回変えてしまうと、そのメールが新しいものなのか続いていたものなのかがわからなくなってしまうため、企業の担当者を混乱させてしまう可能性があります。
メールの件名と内容がずれてしまうと思う場合は、その旨を本文にしっかりと記載するか、新しくメールを送信するようにしましょう。
「Re:」は消さない
基本的に件名にある「Re:」は消さずに残しておきましょう。
「Re:」は返信であることを表しているため、これを消してしまうと、件名を変えた時と同じように、続いていたメールなのかどうかがわからなくなってしまいます。
ただ、これは返信するたびに増えてしまうものなので、3回ほど「Re:」が続いて邪魔になるようであれば、一つだけ残して、後は消してしまってもOKです。
簡潔に書く
件名はなるべく短く簡潔に書くようにしましょう。
敬語や挨拶を意識しすぎて件名が長くなってしまうと、文面が見にくくなってしまい、かえって相手を困らせてしまう可能性があります。件名を入れる際は、例文でも紹介したようなシンプルですっきりとした文を意識するようにしましょう。
まとめ
今回の記事をまとめると次のようになります。
- 就活メールの件名は重要
- 20文字程度で簡潔に書く
- 「用件・大学名・名前」の順に書く
- 【】や／を使うと読みやすい件名が作れる
今回紹介した情報は就活全般において役立ちますが、就活の中でも特に重要なインターンシップにおけるメールの書き方について深く知りたいという方は、こちらの記事を読むことをおすすめします。
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