インターンの日程調整のメールの書き方がわからない。こんな問題に直面したことにある方、今まさに直面している方は多いのではないでしょうか？
インターンに応募すれば、日程調整メールの送信に必ず直面します。
そこで今回の記事では、インターンに関する日程調査のメールの様々な場面、場面に応じたメールの書き方と例文を紹介していきます。
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そもそもインターンの日程調整は可能なのか？
そもそもインターンは日程調整は可能なのでしょうか？基本的には可能です。多くのインターンでは日程調整に関する情報はインターンの募集ページであったり、スカウトメール内に記載されています。そのため記載された日程の中から参加できる日程を選びます。
しかし、日程調整ができない場合があります。例えば、インターンの日程がひとつしかない場合であったり、各インターンの日程ごとに定員が決まってしまっている場合には、インターンの日程調整ができないことの方が多くなってしまいます。そういった場合にも基本的にはインターンの日程調整の可否は募集ページであったり、スカウトメール内に記載されています。そのため、まずは応募する前にそのインターンは日程調整が可能であるのかを確認しましょう。
では、インターンの日程調整はメールでもいいのか？もちろん大丈夫です！基本的にはメールで行うことが多いです。企業に対するインターンの日程調査に関する問い合わせ先の多くは、新卒採用担当のメールアドレスに行うケースが一番多くなります。
場面別のインターンの日程調整のメール 5選
就活を行っていく中でインターンの日程調整のメールを送る場面はどのような場合が考えられるでしょうか？主に次のような場合が挙げられるでしょう。
- 面接日程変更を申し出る場合
- 企業から提案された日程から選択し、返信をする場合
- 企業から提案された日程以外の選択をしたい場合
- 自分から日程を提案する場合
- 参加の辞退の連絡をする場合
それぞれの場合で書くべき日程調整メールの簡単な例文を紹介します。
面接日程変更を申し出る場合
インターンの面接日程の変更をメールで申し出る場合には、謝罪とともに別日に変更できないかどうかを申し出ましょう。
インターンの面接の多くは日程ごとに定員があるため、定員の枠が空いているのであれば別日に日程調整が可能になる場合があります。
例）
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯と申します。
先日、連絡いただいていた面接日程について連絡いたしました。
大変恐縮なのですが、予定されていた◯/◯(◯)に変更できない予定ができてしまったため、別日に日程を変更させていただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけして大変申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
企業から提案された日程から選択し、返信をする場合
インターンの日程調整をメールで行う場合の多くは、企業の提案する複数の日程の中から選択する場合が多くなります。自分の予定と照らし合わせ、必ず参加できる日程を伝えるようにしましょう。
この場合、一度インターンの日程を選択しているため、後の日程調整をメールで行うことは非常に難しくなるため、気をつけて返信しましょう。
例）
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯と申します。
ご連絡ありがとうございます。
ご連絡いただいた面接の日程についてですが、
下記日程で面接を受けさせていただきたいです。
7/13(木) 12-13時
お時間を作っていただきありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。
企業から提案された日程以外の選択をしたい場合
企業の提案する複数の日程の中から選択する場合に自分の予定に合う選択肢がない場合もあります。そうなった場合には、企業に対し正直に合う予定がないことを伝え、他の日程がないかどうかを確認しましょう。
例）
お忙しいところ失礼いたします。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯と申します。
インターンの面談日程調整のご連絡ありがとうございます。
提案いただいた面談の日程について連絡いたしました。
申し訳ないのですがいただいたご日程で都合がつく日がありません。
恐縮ではございますが、下記日程の中から調整していただくことはできますでしょうか。
◯/◯（月）00：00〜00：00
◯/◯（火）00：00〜00：00
◯/◯（水）00：00〜00：00
お手数おかけしますが、何卒よろしくおねがいいたします。
自分から日程を提案する場合
日付だけではなく、何時から何時までの間なら可能なのか具体的に書いておいたほうが企業側は日程を調整しやすいです。
基本的には平日の10時から18時までと指定が入る場合が多いですが、指定がない場合は直近一週間の企業の営業時間内の日程を指定すると良いでしょう。
例）
お忙しいところ失礼いたします。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯と申します。
インターンの面接のご案内をいただきありがとうございます。
こちらが希望の面談日程となっております。
5/29(月) 12:00-15:00
5/30(火) 12:00-17:00
6/1(木) 12:00-14:00
上記の日程でのご調整が難しい場合は、再度検討させていただきます。お忙しい中恐れ入りますが、よろしくおねがいいたします。
参加の辞退の連絡をする場合
他のインターンシップとかぶってしまってどうしても参加ができない場合が出てきます。例えば、インターンの他の日程がなく、参加もしくは辞退の選択肢しかない場合です。そういった場合には適切な理由とともにインターンの辞退を申し出ましょう。
例）
お忙しいところ失礼いたします。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の◯◯と申します。
8月29日に開催される貴社のインターンシップにお申し込みをさせていただきましたが、
一身上の都合により、やむを得ず辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
貴重な機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
それではこれらのインターンの日程調整のメールの例文はどのようにして企業に送信すれば良いのでしょうか？具体的な送信方法について、ビジネスメールのマナーについても触れながら説明していきます。
日程調整のメールの書き方については以下の記事を参考にしました。より詳しく知りたい方はこちらも合わせてご覧ください。
インターンの日程調整のメール送信後はどうなるのか？
企業へインターンの日程調整のメールを送信した後の流れは、企業からの返信があるのが基本的な流れになります。そのため、企業の返信に対してどのように対応すれば良いのか確認しましょう。
企業から返信がある場合
企業から返信があった場合には、そのメールに記載のある通りに対応しましょう。変更が可能になったのであれば、別日を選択し企業に再返信する場合などが考えられます。また、変更が不可能な場合も考えられます。いかなる企業の指示にも正しく従い、行動しましょう。
企業から返信がない場合
企業から返信がない場合には以下の二つが考えられます。
- インターンの日程調整が不可能であることがすでにホームページ等に記載されていること
- メールが何かしらの問題で届いていない（自分かインターン先かのどちらか）
どちらの場合も、まずインターンの募集ページであったり、スカウトメール内をもう一度確認しましょう。隅々まで探しても記載がない場合には、企業にメール以外での問い合わせを行いましょう。
ビジネスメールの基本的なマナーとは
企業に対してメールを送る際には、正しいマナーを抑える必要があります。不適切な件名や宛名は企業に対して悪い印象を与えかねません。そのため正しいマナーを身につけておくことが非常に大切です。
ビジネスメールの守るべき項目
ビジネスメールでは必ず守らなければならないことがいくつかあります。
- 敬語を用いる
- 誤字脱字をしない
- 営業時間以外でのメールを避ける
言葉遣いは非常に気をつけなければいけません。相手に失礼と思われてしまいます。そのため、必ずビジネスメールでは敬語を用いる必要があります。当たり前だと感じる方もいると思いますが、誤った敬語を使用してしまうケースや、細かい部分で敬語を忘れてしまうケースがあります。
誤字脱字もNGです。多くあるケースは変換ミスです。間違った変換で意味が大きく変わってしまうため、自分と相手とで認識の相違が生まれてしまいます。実際に、私は「起業」を「企業」と変換を誤った経験があります。全く異なる意味となってしまいます。
正しい時間に連絡をすることを意識しましょう。緊急の連絡以外では営業時間内の連絡を心掛ける必要があります。時間内に連絡することで当日中に返信が返ってきやすくなります。
ビジネスメールの基本事項
ビジネスメールを作成する上で、基本事項が5つあり、次の順番で記載する必要があります。
- 宛先
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
宛先
宛先は正しく書かなければなりません。少しでも間違った宛先を記入してしまうと、相手に届きません。そのため、コピーアンドペーストを用いて記入しましょう。
件名
件名はメールがどういった内容なのかを把握するためにあります。そのため、件名を読むだけでそのメールの内容を理解できるような件名を書くことを意識しましょう。
OK
- 「◯◯大学 氏名 日程変更のお願い」
- 「インターンシップの適性検査受験についての問い合わせ」
NG
- 「インターンについて」
- 「◯◯大学の◯◯です」
宛名
宛名を書く際は正しい会社名、担当者名を書くことを意識しましょう。グループ会社の社名を省略してしまうケースや誤った社名を書いてしまうケースが多くあります。
OK
- 株式会社
NG
- （株）
また正しい送信先を記入しましょう。メールの送信先が個人、部署のどちらであるかを把握しましょう。
OK
- 新卒採用部 ご担当者御中
- ◯◯株式会社 新卒採用部 高木様
NG
- 新卒採用部様
- 新卒採用部様
本文
本文は簡潔にまとめることが重要になります。本文では自己紹介、内容、挨拶の順番に書いていきます。
自己紹介には大学名、学部、学科、学年、氏名を記入する必要があります。大学名や学科名は訳さずに書くようにしましょう。
内容では依頼内容をまず書いてから、具体的な内容を書くようにしましょう。受け取った側が何についてのメールかをまず把握できるようにしなければなりません。また企業の方がすぐに理解できるよう、内容も端的に説明しましょう。
署名
署名は自身の大学、学部、学科、学年まで書くようにしましょう。担当の方に自分の情報をなるべく詳しく伝えることで、企業の個人の特定や対応の効率を上げることにつながり、素早く対応できるようになります。
【コピペ可】ビジネスメールの例文
宛先：~~@~~
株式会社 ◯◯
インターンシップ事務局 ご担当者様
お忙しいところ失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年〇〇と申します。
ご連絡ありがとうございます。
ご連絡いただいた面談の日程についてですが、下記日程で面接を受けさせていただきたいです。
7/13(木) 12-13時
お時間を作っていただきありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いします。
======================
氏名：〇〇〇〇
e-mail：xxxx@xxxx.xx
電話番号：000-0000-0000
======================
インターンの日程調整メールについてのQ＆A
日程調整が必要な場面ってどういう場合？
インターンの中で日程調整が必要な場面は大きく分けて四つあります。
- 企業・インターン説明会
- 選考面接・グループディスカッション
- 定期性検査受験
- インターン
これら四つのそれぞれの場面において、先ほど紹介した五つの例のような場合においてインターンの日程調整のメールを送ることになります。
インターンの日程調整において適切な理由とは？
インターンでは、必ず適切な理由がなければ日程調整を行うことができません。
そのため、自分勝手な理由は基本的には認められません。
例えば、
- 友達と遊ぶ約束をした
- 旅行がある
これらは適切な理由と判断できません。では、インターンの日程調整における適切な理由とはどんなものでしょうか？
- 他のインターンとかぶってしまった
- 親族の忌引き
- 当日の体調不良
これらは適切な理由と判断されるでしょう。実際に私も他のインターンとかぶってしまったり、体調不良でインターンの日程調整をお願いした経験があります。このようにインターンの日程調整をメールで依頼する際には、必ず即日の連絡を心がけるようにしましょう。そうでないと、企業の方に迷惑がかかってしまいます。
インターンの日程調整のメールはどこに送ればいいの？
先ほども記述しましたが、基本的に多くのインターンでは、日程調整に関する情報はインターンの募集ページであったり、スカウトメール内に記載されています。
そこにメールの送信先のアドレスが記載してあるため、そちらのメールアドレスへメールを送信しましょう。
インターンの日程調整のメールが送れない場合はどうすればいいの？
メールアドレスが記載されていない場合があります。その場合には別の問い合わせ手段を探しましょう。
多くの企業では必ず電話での問い合わせをすることができます。しかしインターンのみの問い合わせが電話でできるような企業はあまり多くなく、企業全体に対する問い合わせの番号と一緒の場合や、電話番号が人事部のみの場合があるため気をつけましょう。
インターンの日程調整のメールって選考に影響はあるの？
結論、インターンの日程調整のメールを送ることで直接的な選考への影響は無いです。
しかし、マナーのなっていないメールであったり、不適切な理由での日程変更によって印象を下げかねません。
多くの企業では、インターンの日程調整による選考への影響はないと公表しています。もしくはメールを企業に送った際に、返信メールに記載されていることが多いです。そのため、直接的な選考への影響（メールを送ったことによって不採用になるなど）はないと考えて良いと思います。
まとめ
今回は、インターンの日程調整をする時のメールについて場面別のインターン日程調整のメール5選やビジネスメールの基本マナーなど網羅的に解説してきました。
面接の日程調整をする際のメールは、あなたがインターン先の企業の方と一番最初に接する場面です。ここでマナーを守れていないメールを送信してしまうと、失礼になってしまい選考の結果に影響してしまうことも考えられます。
この記事を参考にして、マナーを守ったビジネスメールを書くように心がけましょう。
キャリアアドバイザーに就活やインターンの不安や疑問を相談してみましょう！
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