現在就活を進めている中で、多くのインターンに参加するという学生さんがいるのではないのでしょうか？確かに、就活でその企業や業界について知るためにはインターンへの参加が重要になってきますよね。
また、志望度の高い企業のインターンに参加する時に、その企業に対していい印象を残そうと考えている人もいるでしょう。しかし、企業にアピールする場はインターン当日だけではありません。
インターン参加前のメールの返信でも、企業にアピールすることができます。そこで今回は、インターンのメールに対する返信の仕方や注意すべき点について解説していきます。正しいメールの返信の仕方を知って、企業に礼儀正しさなどのいい印象を与えましょう！
こんな人に読んでほしい
- これからインターンに参加する予定の方
- インターンのメールに対する返信の仕方を知りたい方
- インターンで企業にいい印象を与えたい方
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長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
- 学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
- 実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
- 自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！
しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
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インターンのメールって返信すべき？
結論から言うと、基本的にインターンのメールには返信すべきです！というのも学生は企業からのインターンに関するメールに対して、確実に受信した旨や内容を理解した旨をきちんと伝える必要があるからです。
また、インターンに限らず企業とのメールでのやり取りは学生が返信して終わるのが理想です。これらの理由から、基本的にインターンのメールには返信するように心がけましょう。
とはいっても、メールの返信にもきちんとしたルールやマナーが存在します。今回は、そのルールやマナーを解説しますので、そのマナーに乗っ取ったやりとりをして企業に対して礼儀正しさをアピールしましょう！
【項目別】インターンのメールの返信の書き方
基本的に返信メールの構成は以下の通りになっています。
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
ここからは項目別にインターンのメールに返信する時の書き方について確認していきましょう！
メールの件名
インターンのメールに返信する場合は、すでに件名が記入されているため新しく書き直す必要はありません。
また返信の場合件名の頭に「Re:」がつきますが、返信されたメールだとわかりやすくするために、これはそのまま削除せずに送信しましょう。
返信先の宛名
インターンの返信メールの冒頭には返信先の宛名を書きます。宛名は「企業名」「部署名」「担当者名」の順番に記入します。
メール相手の部署や担当者名は多くの場合、メールの文末にある署名欄に記載してあります。しかし、メールの担当者名や部署名が分からない場合は「部署名」は省略し、「担当者名」のところを「ご担当者様」と書いておきましょう。
【OK例】
株式会社〇〇 人事部 ◆◆様
（担当者名が分からない場合）
株式会社〇〇 人事部御中
株式会社〇〇 人事部 ご担当者様
（部署も担当者名もわからない場合）
株式会社〇〇 インターンシップご担当者様
【NG例】間違った敬称の付け方
株式会社〇〇 人事部 ◆◆御中
┗人の名前に御中はNG
株式会社〇〇 人事部御中 ◆◆様
┗人の名前がある場合は御中は不要
宛名を間違えてメールを送信してしまうと相手に失礼にあたってしまいます。特に担当者名の漢字ミスなどはしないために、きちんと宛名を確認してから返信するようにしましょう。
メールの本文
インターンの返信メールの本文は以下の3つで構成されています。
- 挨拶文
- 本題
- 締めの言葉
一つずつ見ていきましょう！
メールの返信における挨拶文は、その企業に1回目に送るメールか2回目以上に送るメールかによって変わります。
1回目の場合は「お世話になります。」で、2回目以上の場合は「お世話になっております。」が適切でしょう。
挨拶をしたら次は自己紹介をします。インターンのメールの返信の場合は、「大学名」「学部名」「学年」「氏名」を書きましょう。
挨拶文のあとは、メールの本題に入ります。インターンの案内などのメールに対する返信の場合は、詳細な内容はそこまで書かず、わかりやすく先方に連絡の趣旨を理解した旨を伝えましょう。
【インターンの案内メールに対する返信の例】
◯月◯日（◯）のインターンの件、承知いたしました。
当日は、筆記用具・メモ・時計を忘れずに持っていきます。
また、インターンシップは私服可ということも承知いたしました。
このように理解した旨を伝えるために、受信した返信前のメールの要点を改めてまとめると良いでしょう。
本題を書き終えたら最後は締めの言葉を書きます。「インターン当日は、よろしくお願いいたします。」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」などの挨拶でメールの本文を締めましょう。
自分の署名
メールの最後には、メールの差出人を明確にするために自分の署名を記入しておきましょう。署名では「大学」「学部」「学科」「学年」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を書きましょう。
【メールの署名例】
=======================
▲▲大学▲▲学部▲年
氏名（ふりがな）
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
=======================
就活では企業とのメールのやり取りを頻繁にするため、署名をテンプレートに登録しておくと便利です！
【ケース別】インターンのメールに対する返信の仕方の例文
インターンのメールに対する返信の仕方がわかったところで、ケース別に例文をご紹介しましょう！
インターン受け入れの結果に対する返信メール
Re：今までの件名
株式会社SHiRO 人事部インターンシップ採用チーム 田中様
お世話になります。〇〇大学〇〇学部◯年の山本花子です。
この度は、インターン採用のご連絡誠にありがとうございます。
精一杯インターンに励み、貴社の業務について深く知ることができる機会として有意義に過ごせるよう心がけたいと思います
インターン当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
=======================
▲▲大学▲▲学部▲年
山本 花子（やまもと はなこ）
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
=======================
インターンの日程調整のお願いに対する返信メール
Re：今までの件名
株式会社SHiRO 人事部インターンシップ採用チーム 田中様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部◯年の山本花子です。
まずはインターンシップの日程のご連絡、ありがとうございます。
提示して頂いた期間のうち、下記の日程のどこかで参加できますと幸いです。
・8月8日（木）午後
・8月21日（水）終日可能
・8月26日（月）13時〜
何卒よろしくお願いいたします。
=======================
▲▲大学▲▲学部▲年
山本 花子（やまもと はなこ）
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
=======================
インターンの参加確認に対して辞退する時の返信メール
Re：今までの件名
株式会社SHiRO 人事部インターンシップ採用チーム 田中様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部◯年の山本花子です。
この度、〇月〇日に貴社で行われるインターンシップに参加予定でしたが、日程の都合が合わなくなってしまったため辞退させていただきたく連絡させていただきました。
貴重な機会を設けて頂いていたのにも関わらず辞退する形となってしまい申し訳ございません。
また、本来でしたらお電話で直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。
ご担当いただいた田中様をはじめ、採用に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
=======================
▲▲大学▲▲学部▲年
山本 花子（やまもと はなこ）
メールアドレス：xxxxxx@xxxx.xx
電話番号：xxx – xxxx – xxxx
=======================
本来ならば、一度内定をもらったインターンを辞退することは企業に迷惑をかけてしまうためあまりよくありません。しかし万が一の事態で参加できなくなってしまった時は、謝罪し丁寧にメールを返信するようにしましょう。
インターンのメールに返信するときの注意点8選！
ここまでの説明でインターンのメールにどのように返信すればいいか理解できたと思います。それではここからは、インターンのメールに返信する時の注意点を解説しましょう！
返信する時間帯に気をつける
インターンのメールに返信する時は、時間帯に気をつけましょう。一般的に返信相手の仕事の時間帯を考慮して、営業時間内にメールを返信することがマナーだとされています。
営業時間は企業によって様々ですが、平日の午前9時から正午、午後1時から6時ごろに送るのがおすすめです。
深夜や早朝・休日などの仕事のない時間帯にメールを送信してしまうと、相手のプライベートを侵してしまうので避けるようにしましょう。どうしても夜にしかメールを書けない場合は予定送信機能などを使いましょう！
24時間以内に返信する
インターンのメールの返信は、できるだけ早急にするように心がけましょう。ビジネスの現場では返信が遅いと相手のスケジュールにも影響を与えることがあるため、なるべく24時間以内に返信することが望ましいです。
また、なるべく早くに返信することによって熱意を伝えることができ、インターン先の企業から良い印象を抱かれやすくなります！
返信するメールアドレス
インターンのメールの返信では、大学のメールアドレスを使うようにしましょう。
もしGmailなどのフリーアドレスで返信してしまうと、迷惑フォルダに振り分けられてしまい確認されない場合があります。そのため大学のメールアドレスでの返信がおすすめです。
返信する場合は受信したメールアドレスでそのまま送信されますが、返信するメールアドレスを大学のものにするために、登録時のメールアドレスが大学のものになっているか確認しましょう！
返信は全員返信で送信する
インターンのメールに返信する場合は、個別返信ではなく全員返信で送信するようにしましょう。
インターンのメールは、担当者以外の人にも「CC:」で送信されている場合があります。インターンの関係者全員に返信するためにも、差出人一人に返信する「個別返信」ではなく「全体返信」で送信するようにしましょう！
略称は使わない
インターンのメールの返信では、略称は使わないようにしましょう。メールを簡潔に伝えるために略称を使いたくなってしまうかもしれませんが、正式名称を用いた方が企業により丁寧な印象を与えられるのでおすすめです。
よく使われる略称は以下の通りです。
| 略称 | 正式名称 |
|---|---|
| （株） | 株式会社 |
| ES | エントリーシート |
| インターン | インターンシップ |
普段何気なく使っている言葉が略称の場合もあるので、きちんと確認してから返信するようにしましょう！
改行を適切に行う
インターンのメールの返信では、改行を適切に行うようにしましょう。メールは文章が長くなりがちなため、改行を適切に行うことで読みやすくすることができます。特に、箇条書きなどを使ってわかりやすくまとめるようにしましょう。
改行を適切に行ったメールにすることで「仕事のできる人」という印象を与えられるので、読みやすい文章を心がけましょう！
適切な敬称を用いる
インターンのメールの返信では、適切な敬称を用いるようにしましょう。ビジネスで使用するメールでは適切な言葉遣いが求められます。そのため、宛名や本文で間違った敬称の使い方をしないようにしましょう。
よくある間違いは以下の通りです。
- 「御社」
- 「担当者名」+「御中」
- 「担当者名」+「様」
他にも学生さんだと知らない人の多いビジネス用語も多いので、よく言葉遣いを確認してからメールに返信するようにしましょう！
誤字脱字はしない
インターンのメールの返信をするときは、誤字脱字は絶対にしないようにしましょう。ビジネスメールは、相手に自分のイメージを伝える重要な手段です。誤字脱字があると不信感を抱かれ、アピールチャンスを逃してしまいます。
そのため誤字脱字がないか十分に確認してから送信するようにしましょう！
FAQ
最後にインターンのメールの返信に関するよくある質問について解説します！
インターンのメールで返信しなくていいのはどんな時？
基本的にインターンのメールには返信すべきです。それでは返信しなくていい例外の場合はどんな時なのでしょうか？
結論から言うと、自動送信メールと「返信不要」と記載されているメールには返信しなくても大丈夫です。
特に「返信不要」と書かれているのに返信してしまうと、メールをしっかり確認していないと捉えられてしまうのできちんと確認しましょう！
インターンのメールの返信の返信は必要？
インターンのメールに返信した後に、それに対してお礼のメールなどが届いた時に返信すべきか悩むという学生さんもいるかもしれません。
その場合は、返信の返信はしなくても大丈夫です。もちろんその返信されたメールに質問などが含まれているなど、返信が必要な場合は返信しましょう！
インターンのメールにすぐに返信できなかった時はどうすればいい？
インターンのメールにはなるべく24時間で返信すべきとあったが、メールが届いていたことに気づけず1日以上経ってしまったと焦っている学生さんがいるかもしれません。
そのような学生さんは焦らず気づいた時点で返信し、返信する時は「返信が遅れてしまい申し訳ございません。」と謝罪の言葉を一言付け加えると良いでしょう。
インターン参加後のお礼メールは必要？
インターン参加後のお礼メールは絶対に送るべきです！もちろんやらなくてもいいという意見もありますが、やって悪印象になることはありません。
少しでも企業に対していい印象を残したいという学生さんは、お礼メールをするようにしましょう。
お礼メールについては以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください！
インターンの返信メールについてのまとめ
- インターンのメールは基本的に返信すべき！
- 返信メールの本文は「挨拶文」＋「本題」＋「締めの言葉」で構成する
- インターンのメールを返信する時は8つの注意点に気をつけよう！
今回はインターンに参加予定の学生さんに向けて、インターンのメールに対する返信の仕方や返信する時の注意点について解説してきました。
インターン当日も重要ですが、メールの返信の仕方でも企業にいい印象を残すよう心がけましょう！
返信に限らずインターンのメールについて知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
この記事があなたのためになれば幸いです。
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