インターンの日程が被ってしまったり、体調が悪くなってしまったり、インターンをやむおえず欠席しなければならない状況があるかもしれません。
「選考を通過したインターンを欠席すると選考に影響するのではないか、、」や「インターンを欠席したいけどどうすればいいのだろう」と悩んでいる学生も少なからずいると思います。
インターンを欠席することは可能ですが、欠席する仕方によっては企業の方から悪い印象を持たれてしまうことも多いです。そうならないためにも、誠意の伝わる欠席連絡をする方法を伝授いたします！
このような人に読んでほしい
- インターンを欠席しなければならなくなったが、どうすればいいかわからない方
- インターンの欠席連絡はメールか電話、どちらで行えばいいかわからない方
- インターンの欠席連絡は選考に影響するのか不安な方
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インターンの欠席連絡は選考に影響するのか？
インターンをやむをえず欠席する場合、選考に影響するのかどうか不安な学生は多いと思います。
結論、その後の選考に影響する場合が多いです。下のグラフはリクナビが人事にインターンの欠席は選考に影響するのか聞いた結果です。選考に含まれている場合、影響すると答えてる人事が多くいました。
インターンを欠席することは「ビジネスマナーがなっていない学生」「スケジュール管理がなっていない学生」「選考中だけでなく入社した後もドタキャンする可能性がある学生」など、悪い印象を持たれること多いため、志望度が高い企業であればできるだけ欠席しない方が良いでしょう。
一方で欠席をするという連絡の仕方に誠意がみられていたりマナーがしっかりとしている場合は問題視しない企業もいるようです。
引用元：リクナビ https://job.rikunabi.com/contents/internship/9433/
そのため、インターンを欠席しないようにすることは大前提ですが、諸事情でインターンに欠席する場合は、連絡手段をしっかりと調べ、ビジネスマナーを守り、事前に連絡することが大切です。
インターンの欠席連絡の方法は？
ではどのようにインターンの欠席連絡を入れたらいいのでしょうか。電話かメールかどちらで送ればいいのかわからない人も多いと思います。企業の方に悪い印象を与えないためにも手段を間違えないようにしましょう！
電話で欠席連絡をした後にメールで送ることがベスト
まず、誠意が伝わるように電話でインターンの担当者に連絡を入れ、その後履歴が残るようにメールで追って連絡をすると丁寧です。
その際は電話口に出た人に伝えるのではなく、できればインターンの担当者に取り次いでもらいましょう。会社というのは多くの人が働いており、それぞれ役割や業務内容も異なるため、担当でない人に伝えると伝達に問題が生じたり、連絡が遅くなってしまうなどトラブルの元になってしまう可能性があります。
インターンの欠席連絡は臨機応変に対応することが大切です。急な連絡になってしまった場合は、ひとまず友人などに伝言をお願いするという選択肢もあります。相手に誠意が伝わるように心がけましょう。
インターンの欠席連絡を電話で入れるときは以下の4点に注意しましょう。
- 初めに大学名と名前、要件を述べる
- インターンの担当者に繋いでもらい、欠席の旨を伝える
- 謝罪の気持ちを伝える
- 締めの挨拶を行い、自分から電話を切る
これらはビジネスマナーとなりますのでしっかり覚えておきましょう。
以下の例文は上記のポイントを意識しています。企業への評価を落とさないためにも慎重に行いましょう。
お電話ありがとうございます、株式会社◯◯◯◯と申します。
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯と申します。
御社のインターンシップについてお伝えしたいことがございまして、インターンシップ担当の◯◯様をおつなぎいただけますでしょうか？
（担当に代わる）
お電話変わりました◯◯です。
◯◯様、突然のお電話失礼いたします。◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯と申します。
先日、X月X日に開催されるインターンシップの選考通過の連絡をいただいたのですが、一身上の都合により参加が難しくなってしまいました。身勝手なお願いで誠に心苦しいですがインターンシップへの参加を辞退させてもらえないでしょうか。
かしこまりました。残念ですがX月X日のインターンは参加キャンセルとします。
ありがとうございます。せっかく貴重な機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。
インターンの欠席連絡を入れるときは以下の3つのポイントを意識しましょう。
- メールでインターンの欠席連絡をする場合は電話が繋がらなかった時のみ
- 件名は一文で内容がわかるように簡潔に行うこと
- ビジネスメールの構成を意識する
インターンの欠席連絡を電話だけでなくメールで行うことで履歴が残り、インターンシップ担当者の方も確認しやすくなります。電話で伝えた方が謝罪の気持ちや熱意などは伝わりやすいためできるだけ電話で行うといいでしょう。
以下の文章は実際に先輩が企業の方に送った文章です。ぜひ参考にしてみてください。
【〇〇大学 名前】XX月XX日開催予定のインターンシップ欠席のご連絡
〇〇株式会社 インターンシップ担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の[名前]と申します。
XX月XX日のインターンシップへの参加案内を頂き、ありがとうございました。
電話でお伝えしたのですが、一身上の都合により参加することが難しくなってしまったため、欠席させていただきたくご連絡いたしました。
説明会の機会などを通して貴社について学んでいきたいので、
今後ともよろしくお願いいたします。
==================
〇〇大学〇〇学部
[名前]000-0000-0000
==================
前日〜当日は電話で連絡する
前日や当日に体調不良などの理由で欠席せざるおえない場合は、電話で連絡することを忘れないようにしましょう。担当者が準備に忙しく、メールを確認できない可能性があります。無断欠席が一番印象を悪くさせてしまうのでしっかり意識しましょう。
インターンの欠席連絡で印象を下げないコツは？
インターンを欠席することは選考に影響することが多く、印象が下がる傾向があります。インターンを欠席しなければならなくなる状況になってしまうこともあるので印象を下げないように欠席の旨を伝えるコツを伝授いたします！
- 欠席することが決まったらすぐに連絡すること
- 無断欠席しないこと
- 企業への熱意を示すこと
上記の3つのポイントを意識しましょう。
欠席することが決まったらすぐに連絡すること
インターンを欠席することが決まったタイミングですぐに連絡しましょう。
企業は事前に計画を立ててインターンを行います。そのため、グループ分けを行っている場合があります。学生から早めに連絡があれば、企業は枠の関係で呼べなかった学生を代わりに呼ぶことができたりします。
無断欠席しないこと
インターンシップ前日までには連絡を入れましょう。事情があって当日の連絡になってしまった場合でも、無断欠席はやめましょう。信頼を失ってしまう原因になります。
無断欠席の結果、人としてのマナーを守れていない学生と認識されてしまい、企業の本選考に進めなくなってしまう可能性もありますいます。
企業への熱意を示すこと
企業はインターンの欠席をすることで「自社の志望度が低いのではないか」などと考えてしまい、選考が進んだ後でも断られてしまうのでは？印象を持たれてしまいます。
そのため、自分がインターン応募先の企業への熱意がどのくらいあるのかきちんと伝えるようにすると企業の方も納得しやすく、選考に悪い影響を及ぼす可能性が少なくなります。
長期インターンの欠席連絡をする場合はどうすればいいの？
短期インターンの欠席連絡の仕方は多くのサイトに記載されていますが、長期インターンで欠席する場合はどのようにすれば良いのでしょうか。社員さんとの距離が近い分、しっかりとコミュニケーションを取るようにしましょう。
直前の体調不良は上司、また一緒に業務を行う方に連絡をする
直前の体調不良は上司や同じ業務に取り掛かる社員さんやインターン生に連絡を入れましょう。
業務に支障が生じてしまう場合は、納期をいつにずらすのか、いつリカバリーするのかを具体的に伝えておくことでビジネスマナーがよくできている学生だという印象を持たれます。
事前に決められた予定で欠席する場合はリスケをお願いする
ミーティングの予定が事前に大学の予定がかぶってしまった場合などはリスケジュールをお願いしましょう。何か特別なことがない限り予定をずらすことができます。
事前に連絡することでどうしても時間がずらすことのできない会議の場合でも資料を残しておくなどの対処をすることもできます。
この記事まとめ
- インターンの無断欠席はやめよう
- できるだけインターンの欠席連絡は電話で行おう
- インターンの欠席連絡は仕方によって選考に影響する
インターンを欠席しなければならない状況になることは少なからずあります。その時にどう対処するのか企業の方はみている印象があります。しっかりと調べて行いましょう。
キャリアアドバイザーに就活やインターンの不安や疑問を相談してみましょう！
インターンはこれからのキャリア形成のために重要な役割を担っています。
学生時代に会社のリアルを経験することで、
社会、自分の心や実力を正しく知り、今後50年の正しい選択につなげることができます！
これからの就活で不安なことがあったり、自分がどのようなインターンをしたらいいかわからない、自分に合ったインターンを見つけたい方は「 ココシロインターン」を活用しましょう！
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