面接は就活の中で必ず行う選考の1つであり、誰しもが一度は経験をするでしょう。就活では面接を行う際に、日程を調整したり、キャンセルをすることが多々あり、その際に企業にメールの送信、返信を行う必要があります。
しかし、企業のメールに対する返信方法や正しいビジネスメールの書き方などを完璧に理解しておらず、悩んでいる就活生も多いのではないでしょうか？メールの返信は社会人にとっては欠かせないマナーの1つであり、相手に好印象を与えるためにも必ず守らなければいけません。
そこで、今回は面接に関するメールの返信の仕方について紹介をしたいと思います。面接に関するメールの書き方から具体的な返信例までを解説するため、ぜひ参考にしてみてください！
こんな人に読んでほしい
- 面接に関するメールの返信に困っている人
- 面接に関するメールの返信例を参考にしたい人
- 面接に関するメールの書き方を知りたい人
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企業から面接に関するメールが来たら必ず返信をするのがマナー
企業から面接に関するメールが来た場合、必ず返信をするようにしましょう。メールを送った相手は返信がなければ、正しくメールを送信できているのかわからないままになってしまいます。また、返信をすることで既読をし、面接を受けることの表明にもなるでしょう。
返信をしなければ辞退扱いになってしまう⁉︎
企業は面接に関するメールに対して返信がない場合には辞退として受け取ってしまうこともあるでしょう。特に面接日程の調整を促すようなメールは、返信が前提であるため、返信をしなければ必ず辞退扱いとなってしまいます。そのため、必ず返信を忘れないようにしましょう。
面接に関するメールに返信しなければいけないのはどんなとき？
では、面接に関するメールに対して返信をしなければいけない時はどんな時が考えられるでしょうか？次の3つの状況が考えられるでしょう。
面接の日程調整をメールで行うとき
1つ目は、面接の日程調整をメールで行う時です。企業の面接選考に進む場合、企業によって異なるものの、面接日程の調整をメールで決めることがあります。ほとんどの場合、採用ページや企業のマイページ内で行ういますが、企業とメールでやり取りをすることも少なくありません。
面接の日程を変更したいとき
2つ目は、面接の日程を変更をする時です。風邪をひいてしまったり、事故などで急遽面接日程を変更しなければいけない際に、企業の面接に関するメールに返信をする場合があります。新しくメールを送信する場合があるものの、面接に関するメールに返信をする形で日程変更を申し出ることもあるでしょう。
面接をキャンセルしたいとき
3つ目は、面接をキャンセルする時です。面接をキャンセルする場合も、企業の面接のメールに返信をする場合があります。他の企業から内定が出たり、自分の志望する企業から内定が出た際に、面接をキャンセルし、辞退することも考えられます。その場合には、企業の面接に関するメールに返信をする形で面接をキャンセルする場合があるでしょう。
面接に関するメールを返信するときに意識したい3つのこと
では次に、これらのような状況で企業の面接に関するメールに返信をする場合に意識をすべき3つのことを紹介したいと思います。
24時間以内に返信をする
1つ目は、なるべく24時間以内に返信をすることです。面接に関するメールを返信することは、メールを読んだことを相手に明らかにしたり、面接選考に進む意思表示をすることと同義です。そのため、すぐに返信をすることを意識することで、企業に興味を持っていることやレスポンスの速さを企業に示すことができるでしょう。
また、企業の選考が順調に進んでいくことにも貢献することができます。返信を早めに行うことで、企業も日程の調節などをスムーズに行う頃ができるようになるでしょう。そのため、より円滑に選考を進める上でも速やかな返信が欠かせません。
希望日程は必ず3つ以上書く
2つ目は、希望の日程を必ず3つ以上書くことです。企業も常に暇があるわけでなく、面接を行う社員の日程や選考期間内でなるべく終わらせられるように、面接ができる日程が決まっています。そのため、就活生が提示した日程全てに対応できるわけではありません。
そのため、日程調整をスムーズに進めるためには、より多くの面接日程の候補日を用意しましょう。日程候補内に企業の都合がつく時間がない場合、再度調整を求められます。これは、企業にとっても就活生にとっても、双方連絡が増えてしまうため、時間を大きくロスしてしまうことになるでしょう。
企業に従ったメールの送信を行う
3つ目は、企業が求めた内容に従ったメールの送信を行うことです。企業から面接の日程調整がある場合など、返信のフォーマットであったり、返信先を指定される場合があります。そのような時は、必ず従わなければいけません。特に宛先やメールの返信先が異なってしまうと、全くメールが届かないこともあるため注意が必要です。
実際に面接に関するメールに返信してみよう！
では、実際にメールの返信を行ってみましょう。ビジネスメールはある程度フォーマットが決まっており、必ず含まなければならない5つの要素があります。
メールに必要な要素をそれぞれ確認しよう
ビジネスメールには必ず含まなければならない5つの要素があります。それは、以下の5つです。これらの具体的な内容や、基本的な書き方についてをそれぞれ紹介したいと思います。
宛先
宛先は、メールの送り先を指します。メールを送信する部署やそのメールアドレスなどが該当します。宛先が正しくないとメールが届かなかったり、迷惑メールとして扱われることもあるため、必ず注意をしましょう。特にコピーアンドペーストを駆使することで、宛先の間違いを防ぐことができるでしょう。
件名
件名は、メールがどういった内容なのかを示すものです。返信先の相手にとってどんなメールかを一目でわかるように書く必要があります。メールの件名がないと、メールが開かれなかったり、迷惑メールに振り分けられてしまうことがあるため、正しい件名の用意も怠らないようにしましょう。
宛名
宛名は、メールの返信先の人物やその詳細を明らかにするものです。宛名はどの企業のどの部署の誰に向けてのメールかを正しく記入する必要があります。
特に、株式会社やグループ会社の社名を省略してしまったりや誤った社名を書いてしまうケースが多くあるため注意が必要です。また正しい送信先を記入しましょう。メールの送信先が個人なのか部署のなのかを把握できるようにしておく必要もあります。
本文
本文は、メールの送信内容を表すものです。本文では自己紹介、内容、挨拶の順番に書いていく必要があります。それぞれを正しく丁寧に記載することで、相手も読みやすいメールとなるでしょう。
自己紹介では、自分の大学名、学部、学科、学年、氏名を記入する必要があります。大学名や学部名などはいくら長いかったとしても、どれも省略をしてはいけません。
次に内容では、まずは端的な内容の要約を書きましょう。そして、具体的な内容を書くことを意識しましょう。始めに端的に内容の要約を書かなければ、読み手にとって長く読みにくい文章となってしまうでしょう。
署名
署名は自分の情報を書き、相手に送り元が誰であるかを明らかにするために必要になります。署名の書き方は自身の大学、学部、学科、学年まで書くようにしましょう。送信相手に自分の情報をなるべく詳しく伝えることで、個人の特定や対応の効率を上げることにつながります。
面接に関するメールの返信で気をつけなければいけない3つのこと
では次に、面接に関するメールの返信で気をつけなければいけない3つのことを紹介したいと思います。ただ単にビジネスメールの書き方に従ってメールを返信しても基本的には問題ないものの、それに加えて以下の点に気をつけることで、相手に悪印象を与えることを防げます。
ビジネスメールのマナーを必ず守る
1つ目は、ビジネスメールのマナーを必ず守ることです。先ほど紹介したビジネスメールに必要な5つの要素を含めることはもちろんのこと、メールを返信する時間帯やメールの段落分けなども忘れないようにしましょう。
メールはなるべく、企業の就業時間内に返信をするようにしましょう。就業時間内であれば企業は対応が可能になるため、迅速な対応を行なってくれます。また、就業時間以外の返信となってしまう場合には、「夜分遅くに申し訳ありません」などの謝罪文を一言添えることは忘れないようにしましょう。この一言で相手からの印象が大きく異なります。
メールの段落分けなども正しく同じようにしましょう。段落分けでは、相手の読みやすさを第一に考えて行いましょう。しかし、段落訳を意識しすぎても、変なところで段落訳をすることになってしまうことになる注意する必要があります。
正しいアドレスを使っているかを確認する
2つ目は、正しいメールアドレスが使われているかどうかを確認しましょう。メールアドレスが一文字でも違うだけで、相手に返信が届くことがありません。面接に関するメールなどは、1つの連絡ミスが大きなミスになりかねないため、必ず正しいメールアドレスかどうか確認するようにしましょう。
敬語を正しく使えているか確認する
3つ目は、敬語が正しく使えているかどうかを確認しましょう。敬語は守らなければいけないマナーの1つであり、敬語を正しく使わないことは失礼に値します。相手を不快にさせないためにも、適切な敬語の使い方を意識して返信を行いましょう。
特に、尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分けを間違える人が多いため、注意をしましょう。その中でも丁寧語は、尊敬語や謙譲語とは大きく異なります。そのため、それぞれを適切な言葉で使うことができなければ、変な文章になってしまうため、一度書いた返信を読み直すことをおすすめします。
まとめ
- 面接に関するメールの返信を行うときは、「面接の日程調整をメールで行うとき」「面接の日程を変更したいとき」「面接をキャンセルしたいとき」の3つがある
- 面接に関するメールを返信するときに意識したいことは、「24時間以内の返信」「希望日程は必ず3つ以上書く」「企業に従ったメールの送信」の3つある
- 面接に関するメールの返信で気をつけなければいけないことは、「ビジネスメールのマナーを守る」「正しいアドレスの確認」「敬語を正しく使えているかの確認」の3つある
面接の日程調整が完了すれば、いよいよ面接が始まります。この記事を読んでいる人中にも、面接の対策が十分にできているか不安に感じている人もいるのではないでしょうか？面接を突破することができれば、いよいよ内定をもらうことができます！
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