就活を始めたみなさん！何かと企業さんにメールを送る機会ってありますよね。
しかし、「企業に送るメールってどうやって書けばよいか分からない…」という方も多いのではないでしょうか。
また、企業にメールを送ったことがある方も「自分で書いているメールが失礼になっていないか不安がある。」ということもあるかと思います。
「就活でメールを送るときには、友人に連絡する時のように書いてはいけない！」ということは分かっている方がほとんどだと思いますが、具体的にどういった点に気をつければよいのか分からないですよね。
そこで、今回は就活でメールを書く時の基本ルールや注意点を解説していきます。就活のメールの正しい書き方のテンプレートから場面別の例文まで載せているのでぜひ参考にしてください！
こんな人に読んでほしい
- 就活で企業にメールを送りたいが、どうやって書けばよいか分からない人
- 就活のメールを書くときにいつも定まった書き方ではないため、これでよいのかどうか不安が残ったまま送っている人
- 企業にメールを送る際の基本ルールや注意点を手早く知りたい人
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就活のメールでの5つの基本ルール
まずは、就活のメールでの5つの基本ルールを解説していきます。
たった5つのルールを守るだけで、就活のメールを送る際の最低限のマナーはばっちりなのでぜひ参考にしてみてください。
メールアドレスは就活用のものを使う
就活のメールでの基本ルール1つ目は、メールアドレスは就活用のものを使うことです。
これは必ずしなくてはいけないものではありませんが、就活用にメールアドレスを作成することを推奨します。
普段のメールアドレスだと、名前が分かりにくいものであったり、不適切なものであることもあるかもしれません。
就活で使用するメールアドレスは、名前が分かりやすいイニシャルなどシンプルなもので新たに作成することがおすすめです。
件名に要件を書く
就活のメールでの基本ルール2つ目は、件名に要件を書くことです。
就活でメールを送る際には件名に要件は必ず書くようにしましょう。
普段のメールを送る際には無題で送信することも多いかもしれませんが、就活のメールでは内容を端的にまとめて、要件を分かりやすく書くようにしましょう。
件名は大体1行程度で、メールを開かずとも内容が分かるように書きましょう。
本文冒頭に宛名を記載する
就活のメールでの基本ルール3つ目は、冒頭に宛名を記載することです。
本文ではいきなり内容に入ってはいけません。必ず、初めに相手の名前を書くようにしましょう。そして、相手の名前を書く時には敬称をつけて書きます。
例えば、「株式会社〇〇総務部人事課御中」や「株式会社〇〇総務部人事課田中様」などです。
普段このような宛名の書き方はあまり使うことがないと思うので、忘れず記載するように気をつけてください。
自分の氏名を最初と最後に書く
就活のメールでの基本ルール4つ目は、自分の氏名を最初と最後に書くことです。
本文冒頭に宛名を書いた後には自分の氏名を書くようにしましょう。この時には自分の氏名だけでなく、挨拶も一緒に書いてくださいね。
そして、最後には署名を書くことがマナーです。署名とは自分の氏名に加え、連絡先なども合わせて記載することです。
これらの具体的な書き方は、このあとの就活のメールの正しい書き方でテンプレートを紹介するので、そちらを参考にしてみてください。
本文では改行する
就活のメールでの基本ルール5つ目は、本文では改行することです。
就活でメールを送る際には分かりやすさがなによりも大切です。企業側がメールを読む際に読みやすいように必ず改行をしましょう。
40字程度を目安に改行するように意識してくださいね。
就活のメールでの3つの注意点
ここからは、就活のメールでの3つの注意点を解説していきます。
どれもありがちなミスなので、就活でメールを書く時にはこれらの注意点をしっかりと押さえてください。
御社ではなく貴社
就活のメールでの注意点1つ目は、御社ではなく「貴社」であることです。
御社、貴社など会社の言い方を混同することも多いですよね。御社と貴社はどちらも相手側の会社を指す表現ではありますが、使い方が異なります。御社は話し言葉で、貴社は書き言葉です。
就活でのメールで書く時には「貴社」で書くようにしてください。
略称は避ける
就活のメールでの注意点2つ目は、略称は避けることです。
就活でメールを書く時には略称ではなく、必ず正式名称で書くようにしましょう。会社名を略したり、株式会社を略して（株）などと書くこともしてはいけません。
「株式会社〇〇」と全て略さずに正式名称で記載しましょう。
送信する時間帯
就活のメールでの注意点3つ目は、送信する時間帯です。
就活でメールを送る際には早朝や深夜の時間帯は必ず避けてください。早朝や深夜に送ることは礼儀がなく、企業側に悪い印象を与えてしまいます。会社の営業時間を考慮して、日中に送ることを推奨します。
「日中は大学や就活、アルバイトで忙しくなかなかメールを送ることが出来ない…」という学生さんは予約送信機能などを活用し、昼間に送れるようにしましょう。
就活のメールの正しい書き方
ここでは、就活のメールの正しい書き方を解説していきます。
テンプレートを以下に載せているので、基本的な書き方として参考にしてみてください。
【件名】〇〇〇について/XXX大学 自分の氏名
株式会社XXXX 〇〇様
お世話になっております。XXX大学 自分の氏名です。
本文
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自分の氏名
XXX大学〇〇学部〇〇学科4年
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メール：xxxx@xxxx.com
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【場面別】就活のメールの例文
ここからは、就活のメールの例文を場面別に載せているので、ぜひご活用ください。
お礼
就活のお礼メールの書き方はこちらです。
【件名】8月1日の短期インターンのお礼
株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中
お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。
本日は貴社の短期インターンにてご対応いただき、
誠にありがとうございました。
短期インターン内で実施された仕事体験での業務のロールプレイングで、
貴社への理解をより深めることができました。
丁寧にご対応いただいたことへのお礼をお伝えしたいと思い、
メールを送らせていただきました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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日程調整
就活で日程調整をする際のメールの書き方はこちらです。
【件名】8月一次面接日程調整のお願い
株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様
お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。
一次面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
面接日時につきまして、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
8月3日（月）終日
8月4日（火）14時以降
8月5日（水）終日
お忙しいところ恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————–
山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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書類送付
就活で書類送付をする際のメールの書き方はこちらです。
【件名】応募書類のご提出
株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中
お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。
先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、
ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
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山田太郎
就活大学経済学部経済学科４年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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選考辞退
就活で選考を辞退する際のメールの書き方はこちらです。
【件名】面接辞退のご連絡
株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様
お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。
誠に申し訳ございませんが、
諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
メールで面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねておわび申し上げます。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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内定承諾
就活で内定を承諾する際のメールの書き方はこちらです。
【件名】Re：内定のご連絡
株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様
お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。
先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を、ありがたくお受けいたします。
入社後は、1日でも早く貢献できるよう精一杯頑張りたいと思います。
つきましては、今後の入社までの流れについてご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
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山田太郎
就活大学経済学部経済学科
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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まとめ
この記事を要約すると以下の通りになります。
- 就活でメールを送るときには5つの基本ルールに従う
- 就活でメールを送るときには御社ではなく「貴社」を使うなど3つの注意点を押さえる
- 挨拶や名前を述べることを忘れないようにする
この記事では就活でのメールについて、基本的なルールや注意点などを解説してきました。
正しい書き方のテンプレートや場面別の例文も合わせて解説したので、ぜひご活用ください。
この記事があなたの助けになれば幸いです。
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