【場面別例文10選】この通りに書けば完璧！就活メールの書き方を徹底解説

就活をしていて、「企業に送るメールってどうやって書けばよいか分からない…」「自分で書いているメールが失礼じゃないか不安がある。」ということもあると思います。

そんな学生さんに向けて、就活メールの書き方を丁寧に解説していきます！場面別にメールの例文なども載せているのでぜひ参考にしてみてください。

こんな人に読んでほしい

就活で企業にメールを送りたい人
就活のメールを不安が残ったまま送っている人
企業にメールを送る際の基本ルールや注意点を手早く知りたい人

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就活メールの書き方
【場面別】就活メールの例文10選
就活メールに関する体験談
まとめ

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就活メールの書き方

ここからは、就活メールの書き方を解説していきます。就活メールの構成は以下のとおりです。

以下の手順に沿って書けば、就活メールが簡単に書けます。

メールを送る準備をする
メールの件名を決める
宛名と自己紹介を書く
メールの本文を書く
結びと署名を書く
送信前に確認をする

就活用のメールアドレスを作る

まずは就活用のメールアドレスを作りましょう。

普段のメールアドレスだと、名前が分かりにくいものであったり、
メールが混ざってしまうことがあるからです。

就活用のメールアドレスは名前が分かりやすいイニシャルなどで作成することがおすすめです。例えば、山田太郎さんであれば「t.yamada@gmail.com」などです。

メールの件名を決める

次に、メールの件名を決めましょう。

メールの件名は「メールの内容・大学名・氏名」を書きましょう。企業からきたメールに返信するときには、件名を変える必要はありません。

件名例は以下の通りです。

場合	件名例
質問がある場合	会社説明会に関する質問/就活大学経済学部4年山田太郎
会社説明会をキャンセルする場合	12月01日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い/就活大学経済学部4年山田太郎
お礼メールを送る場合	8月1日の短期インターンのお礼/就活大学経済学部4年山田太郎
面接などの日程を調整する場合	8月一次面接日程調整のお願い/就活大学経済学部4年山田太郎
書類を送付する場合	応募書類のご提出/就活大学経済学部4年山田太郎
選考を辞退する場合	面接辞退のご連絡/就活大学経済学部4年山田太郎

宛名と自己紹介を書く

メールの件名を決めたら、宛名と自己紹介を書きます。

宛名は企業名を「OO株式会社」まですべて正式に書きましょう。「株式会社XXX」と株式会社が企業名の前につくパターンと、「OO株式会社」のように株式会社が企業名の後につくパターンの2パターンあるので気をつけましょう。もちろん、上場していない場合は株式会社はつきません。

自己紹介では、挨拶・大学名・学部学年・氏名を書きます。
初めましての場合には「お世話になります。」と書き、すでにやり取りがある場合には「お世話になっております。」と書くことが一般的です。

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

メールの本文を書く

本文では、内容を簡潔にまとめます。2・3行ごとに適宜改行して読みやすくしましょう。

そして、謙譲語や尊敬語など正しい言葉遣いをするように心がけてください。

このときに御社ではなく「貴社」と書くことに注意しましょう。
御社と貴社はどちらも相手の会社を指す表現ですが、御社は話し言葉で貴社は書き言葉です。
就活メールで書くときには「貴社」で書くようにしてください。

本日は貴社の短期インターンにてご対応いただき、
誠にありがとうございました。

短期インターン内で実施された仕事体験での業務のロールプレイングで、
貴社への理解をより深めることができました。
丁寧にご対応いただいたことへのお礼をお伝えしたいと思い、
メールを送らせていただきました。

結びと署名を書く

最後に結びと署名を書きましょう。

結びとは「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」など丁寧な締め言葉のことです。

署名では大学名、学部名、氏名、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を明記します。署名を書く際には本文との区切りを分かりやすくするために、以下のように罫線を入れることが好ましいです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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【場面別】就活メールの例文10選

ここからは、就活のメールの例文を場面別に載せているので、ぜひご活用ください。

会社説明会の案内に返信する際のメール

会社説明会など企業が主催するイベントの案内にメールを返信する際の例文はこちらです。規模の大きい説明会などでは質問等がなければ、返信をする必要はありません。

【件名】Re:会社説明会の日程について/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

会社説明会が12月01日14時から開催される件につきまして
ご連絡いただきありがとうございました。

当日お会いできることを楽しみにしております。

1点、エントリーシートの提出が必要とありますが、提出のタイミングは当日でしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

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山田太郎

就活大学経済学部経済学科4年

電話番号：090-1111-2222

メール：tarou.yamada@syuukatsu.com

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会社説明会をキャンセルする際のメール

会社説明会など企業が主催するイベントの欠席・キャンセルを伝える際の例文はこちらです。キャンセルの連絡はなるべく早くにしましょう。

【件名】12月01日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

12月01日開催予定の会社説明会への参加を予約していましたが、
諸般の事情から、予約をキャンセルさせていただきたく連絡しました。

せっかく会社説明会のご案内をいただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
ご迷惑をおかけしますが、ご容赦の程よろしくお願いいたします。

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山田太郎

就活大学経済学部経済学科4年

電話番号：090-1111-2222

メール：tarou.yamada@syuukatsu.com

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インターンに参加する時のメール

就活でインターンに参加する際のメールの書き方はこちらです。返信不要と書かれている際は返信しない方が良いですが、そうでない場合はメールを送ると印象に残るかもしれません。

【件名】Re:インターンシップ当日のご案内/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。

就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎と申します。

インターンシップのご案内ありがとうございます。
詳細を確認しました。

インターンシップ当日を楽しみにしております。

引き続きよろしくお願いいたします。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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インターンをキャンセルする時のメール

インターンをキャンセルする際は以下のように書きましょう。インターンは選考に関わっているものもあります。キャンセルの連絡は丁寧に行いましょう。

【件名】インターンシップ欠席のご連絡/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎と申します。

8月1日のインターンシップに参加させていただく予定でしたが、

大学の追加授業とインターンシップの日程が重なってしまったため
欠席したく連絡いたしました。

インターンシップのご案内をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、ご容赦の程よろしくお願いいたします。
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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活のお礼メール

就活のお礼メールの書き方はこちらです。お礼メールは必ず送らなくてはいけないものではありません。ですが、送ることで好印象を与えることができるので、受かりたい企業には送ることをおすすめします。

【件名】8月1日の短期インターンのお礼/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

本日は貴社の短期インターンにてご対応いただき、
誠にありがとうございました。

短期インターン内で実施された仕事体験での業務のロールプレイングで、
貴社への理解をより深めることができました。
丁寧にご対応いただいたことへのお礼をお伝えしたいと思い、
メールを送らせていただきました。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活における日程調整のメール

就活で日程調整をする際のメールの書き方はこちらです。面接だけに関わらず、OB訪問や面談などの日程調整もこのように丁寧にメールを送りましょう。

【件名】8月一次面接日程調整のお願い/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

一次面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

面接日時につきまして、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
8月3日（月）終日
8月4日（火）14時以降
8月5日（水）終日

お忙しいところ恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活における書類送付のメール

就活で書類送付をする際のメールの書き方はこちらです。履歴書やESなどメールでの提出が求められた場合は以下の例文を参考に送ってください。

【件名】応募書類のご提出/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、
ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科４年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活で選考を辞退したい時のメール

就活で選考を辞退する際のメールの書き方はこちらです。途中で選考をする際にも内定辞退をする際にも連絡は必ずしましょう。

【件名】面接辞退のご連絡/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

誠に申し訳ございませんが、
諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
メールで面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねておわび申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活で内定承諾する時のメール

就活で内定を承諾する際のメールの書き方はこちらです。内定承諾には期限があるので、なるべく早めに内定承諾をするか辞退をするか決めましょう。

【件名】Re：内定のご連絡/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を、ありがたくお受けいたします。
入社後は、1日でも早く貢献できるよう精一杯頑張りたいと思います。
つきましては、今後の入社までの流れについてご教示いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活で質問がある時のメール

質問がいくつかある際のメールはこちらです。分かりやすいように質問は箇条書きで書くのがおすすめです。

【件名】会社説明会に関する質問/就活大学経済学部4年山田太郎

株式会社Shinnsotsu総務部人事課田中様

お世話になります。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎と申します。

10月30日開催予定の会社説明会について、
3点質問があり連絡させていただきました。

①服装はスーツで問題ないでしょうか。
②学生証と筆記用具、PC以外に必要なものはございますでしょうか。
③エントリーシートは当日に提出する形でしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、以上の質問にご回答いただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
就活大学経済学部経済学科
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
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就活メールに関する体験談

就活でメールを送ったことをきっかけに就活をうまく進めることができた方の体験談をご紹介します。

Yさん

私は大学3年生のときに第一志望の企業のサマーインターンに参加しました。
インターンが終わった後に、担当だった社員の方に感謝の気持ちを込めてお礼メールを送りました。自分にとってどれほど貴重な経験だったかを伝え、その上で学びになったことなどもあわせて書きました。

驚いたのが、秋のインターンに参加したときに担当の社員さんが私の名前を覚えてくださっていたことです。もちろん、私は社員さんのことを覚えていましたが、社員さんが多くの就活生がいる中で私のことを覚えてくれているとは思わず驚きました。「夏のインターンの後、しっかりとしたお礼メールをもらえてうれしかった。学生がどのような視点でインターンに参加しているのか、どういった需要があるのかが感じられてこちらとしても学生の声を聞けて学びになった。」と声をかけていただきました。
このことをきっかけに社員の方々と積極的にコミュニケーションが取れるようになり、インターン期間中は社内でのイベントや昼食にもお誘いいただきました。こうした経験を通して、私自身も自信を持って選考に臨むことができ、最終的には内定をいただくことができました。