【場面別例文付き】就活のメールの書き方ガイド

就活を始めたみなさん！何かと企業さんにメールを送る機会ってありますよね。

しかし、「企業に送るメールってどうやって書けばよいか分からない…」という方も多いのではないでしょうか。
また、企業にメールを送ったことがある方も「自分で書いているメールが失礼になっていないか不安がある。」ということもあるかと思います。

「就活でメールを送るときには、友人に連絡する時のように書いてはいけない！」ということは分かっている方がほとんどだと思いますが、具体的にどういった点に気をつければよいのか分からないですよね。

そこで、今回は就活でメールを書く時の基本ルールや注意点を解説していきます。就活のメールの正しい書き方のテンプレートから場面別の例文まで載せているのでぜひ参考にしてください！

ビジネスメールと就活のメールの違い

就活のメールについて詳しく知る前に、まずはビジネスメールと就活のメールの違いを知っておきましょう。

就活のメールは企業との初めての接触となりうるため、第一印象を左右します。ビジネスメールと就活のメールの違いをおさえてから書くことで、礼儀や配慮のされた就活において好印象につながるメールを書くことができるでしょう。

ビジネスメールと就活のメールには以下のような違いがあります。

件名

ビジネスメールと就活のメールの違い1つ目は、件名です。
就活のメールを送る際には件名に大学・学部・氏名などもあわせて書きましょう。

ビジネスメールでは、メールの内容を簡潔に示す件名が一般的です。
ですが、就活のメールではメールの内容を示すだけでなく大学名や氏名を入れ、就活生の情報を十分に明示する必要があります。

企業は多くのやり取りを行なっているため、学生1人ひとりを記憶することは難しいです。
また、メールでの接触が初めてであることもありえるため、どの大学のどの学生であるかを件名からであっても伝わるよう明確に記載しましょう。

文章の構成

ビジネスメールと就活のメールの違い2つ目は、文章の構成です。
就活のメールを送る際には、挨拶や自己紹介をしっかりと書くようにしましょう。

ビジネスメールを送る多くの目的は業務連絡であるため、簡潔に要件のみを書くことが求められますが、就活のメールを送る目的は業務連絡ではありません。就活のメールを送ることは内定につながる1種の手段だと考えましょう。

記事の後半で例文を紹介していますが、要件を書く前に自己紹介やこれまでに受けた選考やインターン・説明会があればそれらに対する感想やお礼も含めると良いでしょう。

送信する時間帯

ビジネスメールと就活のメールの違い3つ目は、送信する時間帯です。
ビジネスメールも就活のメールもどちらも営業時間内に送るべきであることは変わりません。
ですが、就活のメールは早朝や深夜に送ることは必ず避けましょう。

ビジネスメールも早朝や深夜に送ることは好ましくはありませんが、緊急を要する場合など業務においては効率を重視する場面も多々あるため、早朝や深夜にメールを送信することがあります。
ですが、就活のメールを早朝や深夜に送ることは「マナーが悪い」と判断され悪い印象を与える可能性が非常に高いです。

就活のメールを送る際には、企業の営業時間内に送信するようにしましょう。一般的には、平日の午前10時から午後5時ごろが良いです。「日中は大学や就活、アルバイトで忙しくなかなかメールを送ることが出来ない…」という学生さんは予約送信機能などを活用し、昼間に送れるようにしましょう。

これに沿って書けば完璧！就活のメールの書き方ガイド

ここからは、就活のメールの書き方を手順別に解説していきます。
以下の手順に沿って書けば、好印象を与えるメールが書けること間違いなしなので、
ぜひ以下のガイドに従って書いてみましょう。

メールを送る準備をする

まずはメールを送る準備をしましょう！メールを送る準備としては、就活用のメールアドレスを用意すること・企業の情報を確認しておくことが大切です。

就活用のメールアドレスを使うことは必ずしなくてはいけないものではありませんが、新たに就活用にメールアドレスを作成することを推奨します。
普段のメールアドレスだと、名前が分かりにくいものであったり、不適切なものであることもあるかもしれません。名前が分かりやすいイニシャルなどシンプルなもので新たに作成することがおすすめです。

例）
山田太郎　t.yamada@syuukatsu.jp

企業の情報は企業名、担当者名や役職、応募先の部署などをもう一度調べておくと安心です。
企業名は特殊な読み方をしたりすることもあるのでアルファベットなどは十分に注意が必要です。前株か後株かなどもあわせて確認しておきましょう。

メールの件名を決める

次に、メールの件名を決めましょう。メールの件名は冒頭でお伝えした通り、内容に加えて大学名なども含めて書く必要があります。

メールの内容を簡潔に一言で書いた後ろに大学名や氏名を記載しましょう。企業によっては応募者のID番号を入れるなど、個人を特定できる情報を入れておくと良いです。

例）
【件名】　8月1日の短期インターンのお礼/就活大学経済学部4年山田太郎

宛名と挨拶・自己紹介を書く

メールの件名を決めたら、宛名と挨拶・自己紹介を書きます。第一印象を左右するので、丁寧な挨拶を心がけましょう。

宛名とは、「株式会社〇〇総務部人事課御中」や「株式会社〇〇総務部人事課田中様」のように相手の名前に敬称をつけて書くことです。
挨拶では、初めましての場合には「お世話になります。」と書き、すでにやり取りがある場合には「お世話になっております。」と書くことが一般的です。
自己紹介では大学名・学部学年・氏名を書いておくことがおすすめです。

例）
株式会社Shinnsotsu総務部人事課御中

お世話になっております。
就活大学経済学部経済学科4年の山田太郎です。

メールの本文を書く

ここまで書ければついにいざ本文です。本文では丁寧で分かりやすい文章を心がけましょう。

初めに、メールを送信した目的などを述べます。次に内容を簡潔にまとめ記載します。この際に気をつけるべきなのは御社ではなく「貴社」であることです。
御社と貴社はどちらも相手側の会社を指す表現ではありますが、御社は話し言葉で貴社は書き言葉です。
就活でのメールで書く時には「貴社」で書くようにしてください。

また、就活でメールを書く時には略称は使わず正式名称で書くようにしましょう。会社名を略したり、株式会社を略して（株）などと書くこともしてはいけません。

例）
本日は貴社の短期インターンにてご対応いただき、
誠にありがとうございました。

短期インターン内で実施された仕事体験での業務のロールプレイングで、
貴社への理解をより深めることができました。
丁寧にご対応いただいたことへのお礼をお伝えしたいと思い、
メールを送らせていただきました。

結びと署名を書く

最後に結びの一言と署名を書きましょう。特に、署名は普段のメールでは書かないため書き忘れに注意してください。

結びの一言とは「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」など丁寧な締めの言葉です。ここで長々と書く必要はないので、一言簡潔に書いてください。
署名では大学名、学部名、氏名、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を明記します。署名を書く際には本文との区切りを分かりやすくするために罫線を入れることが好ましいです。

例）
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

—————————————–
山田太郎
就活大学経済学部経済学科4年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
—————————————–

送信前に確認をする

メールを書き終えたら、すぐに送信せず確認をしましょう。確認するべきこととしては、以下のことが挙げられます。

①宛先が合っているか
②件名が合っているか
③宛名が正しく記載されているか
④本文に誤字脱字はないか
⑤署名に誤りはないか

これらがもれなく記載されているか必ず確認しましょう。
また、他の人に共有する場合には、CCやBCCが適切に使えているかも確認しましょう。

【いつでも使える】就活のメールのテンプレート

テンプレートを以下に載せているので、基本的な書き方として参考にしてみてください。

【場面別】就活のメールの例文

ここからは、就活のメールの例文を場面別に載せているので、ぜひご活用ください。

お礼

就活のお礼メールの書き方はこちらです。

日程調整

就活で日程調整をする際のメールの書き方はこちらです。

書類送付

就活で書類送付をする際のメールの書き方はこちらです。

選考辞退

就活で選考を辞退する際のメールの書き方はこちらです。

内定承諾

就活で内定を承諾する際のメールの書き方はこちらです。

体験談

就活でメールを送ったことをきっかけに就活をうまく進めることができた方の体験談をご紹介します。

Yさん

私は大学3年生のときに第一志望の企業のサマーインターンに参加しました。
インターン終了後、担当してくださった社員の方に感謝の気持ちを込めてお礼メールを送りました。自分にとってどれほど貴重な経験だったかを伝え、その上で大きく学びになったことなどもあわせて送りました。

その結果、秋のインターンに参加することになった際、驚いたことに担当の社員さんが私の名前を覚えてくださっていたのです。もちろん私は社員さんのことは覚えていましたが、社員さんが多くの就活生がいる中で私のことを覚えてくれているとは思わず驚きました。「夏のインターンの後、しっかりとしたお礼メールをもらえてうれしかった。学生がどのような視点でインターンに参加しているのか、どういった需要があるのかが感じられてこちらとしても学生の声を聞けて学びになった。」と声をかけていただきました。
このことをきっかけに社員の方々と積極的にコミュニケーションが取れるようになり、インターン期間中は社内でのイベントや昼食にもお誘いいただきました。こうした経験を通して、私自身も自信を持って選考に臨むことができ、最終的には内定をいただくことができました。

就活ではメール一つで企業に与える印象が大きく変わります。丁寧なメールを送ることを心がけることで、企業側との距離が縮まり、自分にとっても有意義な就職活動になると感じました。

まとめ

この記事を要約すると以下の通りになります。

この記事では就活でのメールについて、基本的なルールや注意点などを解説してきました。
正しい書き方のテンプレートや場面別の例文も合わせて解説したので、ぜひご活用ください。

この記事があなたの助けになれば幸いです。

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