【場面別例文10選】この通りに書けば完璧！就活メールの書き方を徹底解説

就活をしていて、「企業に送るメールってどうやって書けばよいか分からない…」「自分で書いているメールが失礼じゃないか不安がある。」ということもあると思います。

そんな学生さんに向けて、就活メールの書き方を丁寧に解説していきます！場面別にメールの例文なども載せているのでぜひ参考にしてみてください。

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就活で送るメールによって印象は左右する！？

就活では選考先の企業にメールを送る機会が多くあります。その時、送ったメールの内容によって相手に与える印象は変わるのでしょうか？

結論、大きく異なると言えます！もし、就活で送ったメールの内容が悪かった場合、その後の選考に影響があるかもしれません。もちろん、それだけで選考の結果が決まるわけではないですが、就活で送るメールのマナーについて気をつけておくに越したことはないでしょう。

ここからは、就活のメールで気をつけるべき点などを解説していくので、この記事の内容を踏まえてこれから就活のメールを送ってみて下さいね！

就活メールの特徴って？

就活メールは普段送るLINEやDMなどとは異なるビジネスメール特有のポイントがあります。ビジネスマンとしてのマナーをみられているので就活メールは丁寧に書きましょう。

就活メールの特徴は以下の3つです。

件名

就活メールの特徴1つ目は、件名です。
LINEなど普段のやりとりでは、件名を書くことはないですよね。就活メールを送るときには件名を書く必要があり、件名には大学・学部・氏名などもあわせて書きましょう。

企業は多くの就活生と関わっているので、1人ひとりを覚えることはできません。
また、直接会ったことがないこともあるので、どの大学のどの学生かを件名で伝わるように大学名や氏名も書きましょう。

文章の構成

就活メールの特徴2つ目は、文章の構成です。
就活メールを送るときには、挨拶や自己紹介を書きましょう。

就活メールは、友達との連絡ではありません。就活メールは内定につながる1つの要素だと考えましょう。

初めに自己紹介、これまでに受けた選考やインターン・説明会があれば、その感想やお礼も書くと印象が良いです。記事の後半で例文を紹介しています。

送信する時間帯

就活メールの特徴3つ目は、送信する時間帯です。

就活メールを早朝や深夜に送ることは絶対にやめましょう。

就活メールを早朝や深夜に送ると「マナーが悪い」と判断され、印象が悪いです。

就活メールを送るときには、必ず企業の営業時間内に送りましょう。一般的には、平日の午前10時から午後5時ごろです。「日中は大学や就活、アルバイトで忙しくなかなかメールを送ることが出来ない…」という学生さんは予約送信機能などを活用し、昼間に送れるように工夫しましょう。

これに沿って書けば完璧！就活のメールの書き方ガイド

ここからは、就活メールの書き方を解説していきます。就活メールの構成は以下のとおりです。

以下の手順に沿って書けば、完璧な就活メールが書けます。

メールを送る準備をする

まずはメールを送る準備をしましょう！メールを送る準備は、就活用のメールアドレスを作る・企業の情報を確認するの2つです。

新しく就活用にメールアドレスを作成することがおすすめです。
普段のメールアドレスだと、名前が分かりにくいものであったり、不適切なものであることもあるかもしれません。名前が分かりやすいイニシャルなどで新たに作成することがおすすめです。例えば、山田太郎さんであればイニシャルで「t.yamada@gmail.com」などです。

メールアドレスを作る際は、「＠gmail.com」などのフリーアドレスで作りましょう。作り方が分からない方は「メールアドレス　作り方」などと検索すると簡単に作り方が出てくるので、検索してみてください。

また、企業の情報は企業名、担当者名や役職、応募先の部署などをもう一度調べておくと安心です。
企業名は特殊な読み方をしたりすることもあるのでアルファベットの企業名などは十分に注意が必要です。前株か後株かなどもあわせて確認しておきましょう。

メールを返信する際には、

メールの件名を決める

次に、メールの件名を決めましょう。メールの件名は大学名・氏名も一緒に書きます。

件名は、メールの内容を簡潔に一言でまとめましょう。そのあとに大学名や氏名を書きます。企業によっては、応募者のID番号などを入れることもあります。

この時に1つ注意しなくてはいけないことがあります。それは、企業から来たメールに返信をする時には件名を変えないことです。
新たに自分からメールを送るときには件名を自分で決めますが、企業から来たメールに返信する際には件名は変えずに返信しましょう。

宛名と挨拶・自己紹介を書く

メールの件名を決めたら、宛名と挨拶・自己紹介を書きます。第一印象を左右するので、丁寧な挨拶を心がけましょう。

「株式会社〇〇総務部人事課御中」や「株式会社〇〇総務部人事課田中様」のように相手の名前に敬称をつけて書くことを宛名といいます。

就活でメールを書く時には会社名を略したり、株式会社を略して（株）などと書くことはしてはいけません。「○○会社」ではなく「○○株式会社」と書きましょう。また、「株式会社」が企業名の前につく前株と「株式会社」が企業名の後につく後株の2種類があります。特に「株式会社」が前につくか後につくかなど、公式サイトや会社案内を必ず確認しましょう。

挨拶は、初めましての場合には「お世話になります。」と書き、すでにやり取りがある場合には「お世話になっております。」と書くことが一般的です。
自己紹介では大学名・学部学年・氏名を書きます。

メールの本文を書く

ここまで書けたらあとは本文です。本文では丁寧で分かりやすい文章を心がけましょう。

初めに、メールを送信した目的などを述べます。次に内容を簡潔にまとめます。このときに御社ではなく「貴社」と書くことに注意しましょう。
御社と貴社はどちらも相手の会社を指す表現ですが、御社は話し言葉で貴社は書き言葉です。
就活のメールで書くときには「貴社」で書くようにしてください。

結びと署名を書く

最後に終わりの一言と署名を書きましょう。特に、署名は普段のメールでは書かないため書き忘れに注意してください。

結びとは「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」など丁寧な締め言葉のことです。ここで長々と書く必要はないので、一言簡潔に書いてください。
署名では大学名、学部名、氏名、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を明記します。署名を書く際には本文との区切りを分かりやすくするために罫線を入れることが好ましいです。

送信前に確認をする

メールを書き終えたら、すぐに送信せず確認をしましょう。確認するべきこととしては、以下のことが挙げられます。

これらがもれなく書いてあるか必ず確認しましょう。
また、他の人に共有する場合には、CCやBCCが適切に使えているかも確認しましょう。

就活でメールを送る時のポイント

適宜改行する

メールの本文が長すぎると、相手に読みにくいという印象を与えてしまいます。例えば、以下のように改行がないままメールを作ると読みにくいと感じる人がいるでしょう。

そのため、目安として2・3行ごとに適宜改行をし読みやすいメールの文章を心がけましょう。

誤字脱字を気をつける

就活において誤字脱字があるままメールを送信してしまうと、相手に対して不注意な印象を与えてしまいます。そのため誤字脱字には特に気をつけて、メールを作成するようにしましょう。

WordやGoogleドキュメントの校正機能を活用すると、誤字脱字の見落としを防ぐことができます。

会社名は正式名称で書く

就活のメールにおいて会社名を間違えることは、相手への敬意を欠く行為とみなされる可能性があります。必ず正式名称を使用し、以下の点に注意しましょう。

例えば、「○○会社」ではなく「○○株式会社」のように、必ず略称ではなく正式名称を用いるようにします。特に「株式会社」が前につくか後につくかなど、会社名の順番にも注意が必要です。公式サイトや会社案内を必ず確認しましょう。

正しい日本語を使う

ビジネスメールでは、丁寧で適切な日本語を使うことが求められます。

特に、謙譲語と尊敬語の使い分けには注意しましょう。就活で企業に向けてメールを送るときは、以下のように自分の行動に対しては謙譲語を使い、相手の行動には尊敬語を用います。

【場面別】就活で送るメールの例文10選！

ここからは、就活のメールの例文を場面別に載せているので、ぜひご活用ください。

会社説明会の案内に返信する際のメール

会社説明会をキャンセルする際のメール

インターンに参加する時のメール

就活でインターンに参加する際のメールの書き方はこちらです。

インターンをキャンセルする時のメール

インターンをキャンセルする際は以下のように書きましょう。

就活のお礼メール

就活のお礼メールの書き方はこちらです。

就活における日程調整のメール

就活で日程調整をする際のメールの書き方はこちらです。

就活における書類送付のメール

就活で書類送付をする際のメールの書き方はこちらです。

就活で選考を辞退したい時のメール

就活で選考を辞退する際のメールの書き方はこちらです。

就活で内定承諾する時のメール

就活で内定を承諾する際のメールの書き方はこちらです。

就活で質問がある時のメール

質問がいくつかある際のメールはこちらです。

就活のメールに関する体験談

就活でメールを送ったことをきっかけに就活をうまく進めることができた方の体験談をご紹介します。

Yさん

私は大学3年生のときに第一志望の企業のサマーインターンに参加しました。
インターンが終わった後に、担当だった社員の方に感謝の気持ちを込めてお礼メールを送りました。自分にとってどれほど貴重な経験だったかを伝え、その上で学びになったことなどもあわせて書きました。

驚いたのが、秋のインターンに参加したときに担当の社員さんが私の名前を覚えてくださっていたことです。もちろん、私は社員さんのことを覚えていましたが、社員さんが多くの就活生がいる中で私のことを覚えてくれているとは思わず驚きました。「夏のインターンの後、しっかりとしたお礼メールをもらえてうれしかった。学生がどのような視点でインターンに参加しているのか、どういった需要があるのかが感じられてこちらとしても学生の声を聞けて学びになった。」と声をかけていただきました。
このことをきっかけに社員の方々と積極的にコミュニケーションが取れるようになり、インターン期間中は社内でのイベントや昼食にもお誘いいただきました。こうした経験を通して、私自身も自信を持って選考に臨むことができ、最終的には内定をいただくことができました。

まとめ

この記事を要約すると以下の通りになります。

この記事では就活でのメールについて、基本的なルールや注意点などを解説してきました。
正しい書き方のテンプレートや場面別の例文も合わせて解説したので、ぜひご活用ください。

この記事があなたの助けになれば幸いです。

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