インターンの準備は順調ですか？インターンに参加する際、マナーを事前に確認しておくことが大切です。ビジネスマナーを守ることで、自分自身の印象を良くし、将来的に就職活動をする際にも有利になることがあります。ここでは、インターンで事前に確認しておきたいビジネスマナーのポイントをご紹介します。
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長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
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そもそもビジネスマナーとは？
「ビジネスマナー」とは、ビジネスの場における振る舞いや礼儀作法のことを指します。ビジネスマナーを守ることで、相手との信頼関係を構築し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。ビジネスマナーには、身だしなみや言葉遣い、ミーティングやプレゼンテーション、名刺交換など、があります。
ビジネスマナーを守ることで、相手に好印象を与えることができ、ビジネスの成果を上げることができるため、ビジネスの場においては非常に重要な要素となります。
インターンに参加することは、企業の一員としてビジネスに携わるということなので、インターン生もしっかりとビジネスマナーを身につけておくことは必要不可欠となります。
ビジネスマナーの重要性
ビジネスマナーは、ビジネスの場において非常に重要なものです。以下では、ビジネスマナーの重要性について説明します。
- 相手との信頼関係を構築することができる
ビジネスマナーを守ることで、相手との信頼関係を構築することができます。相手に好印象を与えることで、相手との関係を良好に保ち、ビジネスの成果を上げることができます。 - ビジネスチャンスを増やすことができる
ビジネスマナーを守ることで、自分自身の印象を良くすることができます。良い印象を与えることで、ビジネスチャンスを増やすことができます。 - 組織内での信頼関係を構築することができる
ビジネスマナーを守ることで、組織内での信頼関係を構築することができます。他の社員との円滑なコミュニケーションを図り、組織の信頼関係を高めることができます。
インターンで気をつけたいビジネスマナー10選
ビジネスマナーを守ることは、自分自身の印象を良くし将来的に就職活動をする際にも有利になることがあります。ここでは、インターンで気をつけたいビジネスマナーのポイントを10選ご紹介します。
- ビジネスメールの書き方を確認する
- 企業情報を調べ質問を準備する
- 持ち物を確認する
- 清潔感のある服装を選ぶ
- 訪問時間は10分前を意識する
- 挨拶・言葉遣いに注意する
- メモを取る姿勢を見せる
- ミス対応
- 電話対応
- 名刺交換
ビジネスメールの書き方を確認する
まず最初に気をつけたいのは、メールの書き方です。ビジネスでは特に迅速かつ正確な情報伝達をすることが求められます。返信はなるべく早く行うと同時に、しっかり正しい形式に沿ってメールを書くことが重要です。
・件名は具体的で分かりやすく記載すること
・挨拶は敬語を用い、相手に合わせた言葉遣いを心がけること
例：お世話になっております。 株式会社〇〇の（名前）と申します。
・最後に適切な結びの言葉を用いること
例：何卒よろしくお願い申し上げます。株式会社〇〇（自分の名前）
・相手に伝えたいことを明確にした上で、文末に伝えたいことを簡潔にまとめること
例：以上、ご確認をお願い申し上げます。
・相手に敬意を表すため、敬語を用いること
例：御社、貴社、お名前、お電話番号
件名：インターン参加のご挨拶と質問
〇〇大学の（自分の名前）と申します。
この度、株式会社〇〇のインターンプログラムに参加することになりました。
先輩社員の〇〇さんには大変お世話になりました。
このたび、先輩社員のお忙しいところをお借りして、質問があります。
現在、プログラムの〇〇部署に所属していますが、
今後のキャリアパスや、そのために必要なスキルや知識などを教えていただけないでしょうか。
また、業務において重要なポイントや注意すべき点があれば、教えていただけますと幸いです。
以上、よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
インターン参加者〇〇
企業情報を調べ、質問を準備する
インターンでは先輩社員など、社内の人に沢山質問することが求められますが、事前に会社の基本的な情報について調べておくのもマナーの1つです。インターン先の企業がどういった目的の企業なのか、どういった価値観を大事にしているのかといったことをしっかりとエントリー前に調べて理解した上で、質問をするというのが基本です。
今回は、調べるべき要素として、事業内容、事業規模、ミッション・ビジョン・バリュー、強み・弱み、採用プロセスを取り上げ、詳しく解説していきます。
- 事業内容
まず、企業の事業内容について調べることが重要です。企業が提供する製品やサービス、それらがどのような市場に向けられているかを把握することで、企業のビジネスモデルや事業戦略を理解することができます。 - 事業規模
次に、企業の事業規模について調べます。売上高や従業員数などの数字を確認することで、企業の規模感をつかむことができます。また、企業の成長率や市場シェアなども調べておくと、将来性を予測する上でも役立ちます。 - ミッション・ビジョン・バリュー
企業のミッション・ビジョン・バリューは企業の目的や価値観を示すものであり、企業文化や社風を理解する上で役立ちます。また、企業がどのような社会貢献を目指しているかも調べておくと、企業との共感性を高めることができます。 - 強み・弱み
競合他社と比較して、どのような点で優位性を持っているか、逆にどのような課題があるかを把握することで、企業の現状や将来性を理解することができます。 - 採用プロセス
最後に、企業の採用プロセスについても調べておくことをおすすめします。採用において重視されるスキルや人物像、採用選考の流れなどを把握することで、自分自身が企業に適しているかどうかを判断することができます。
持ち物を確認する
持ち物にしっかりと気を配ることも、大切なビジネスマナーの1つです。ビジネスパーソンとして、必ず持っておくべき持ち物について詳しく解説していきます。
- ビジネスバッグ
まず、ビジネスバッグはビジネスシーンでの外見の印象に大きく関わってきます。ビジネスシーンでは、機能的でスタイリッシュなビジネスバッグを持つことが好ましいです。ビジネスバッグには、書類やパソコンを収納できるスペースがあると便利です。 - メモ帳やペン
メモ帳やペンは、ビジネスシーンでの印象に直接影響するアイテムです。ビジネスミーティングやプレゼンテーションなどで、スマートにメモを取ることが求められます。また、ペンは品質の高いものを選ぶと、ビジネスマナーにも配慮できます。 - 名刺
名刺はビジネスシーンでの基本アイテムです。名刺には、自分の名前や役職、企業名、連絡先などが記載されています。名刺を用いることで、ビジネスパートナーやクライアントとの交流がスムーズになります。 - スマートフォン
スマートフォンは、ビジネスシーンでのコミュニケーションに必要不可欠なアイテムです。ビジネスシーンでのスマートフォンの使い方には、マナーやセキュリティの観点から注意が必要です。 - マスクやハンカチ
マスクやハンカチは、清潔感のある印象を与えるために必要なアイテムです。マスクは、ビジネスシーンでも必要なアイテムであり、清潔感を保ちつつ、正しい着用方法に注意することが大切です。また、ハンカチは、手や口を拭く際に使い、清潔感を保つことができます。 - ノートPCやタブレット
ビジネスシーンでは、ノートPCやタブレットを使ったプレゼンテーションや資料作成が求められます。持ち運びがしやすく、外出先でも使いやすいノートPCなどを1台持っておくと便利です。
私の体験談ですが、1社目のインターン先では、自分のPCを使用して業務を行うことが求められました。私は、業務初日の時点でそのことを知らずにノートPCを持ってこなかったため、1日目はやることが無くすぐに帰ってしまったという経験があります。
企業の中には、自分のノートパソコンを使用して業務を行うことを求められる場合もあるので、しっかりと事前に必要なモノを企業に確認するというのはとても大切です。
清潔感のある服装を選ぶ
清潔感のある服装を選ぶことは、自分自身のイメージを高め、周囲からの信頼を得るために以下のポイントに注意することが大切です。
- 服装の選び方
ビジネスシーンでは、清潔感のあるシンプルな服装が好まれます。無地やストライプなどの柄物よりも、落ち着いた色味の服装を選ぶことがおすすめです。 - アクセサリーやメイクの控えめさ
ビジネスシーンでは、アクセサリーやメイクについても控えめであることが求められます。派手なアクセサリーやメイクは、適切な印象を与えず、周囲から浮いた印象を与える可能性があります。 - 衣服の清潔さ
着用する衣服は、清潔に保つことが必要です。シワや汚れがないかを確認し、アイロンがけやクリーニングを行うことで、清潔感を保つことができます。
また、合わせてインターンの際の服装について以下の記事にまとめてあるため、合わせて読んでみましょう！
インターンでは、企業のイメージやマナーに合った服装を選ぶことが重要です。清潔感のあるシンプルな服装を選ぶことで、周囲から信頼を得ることができます。アクセサリーやメイクの控えめさ、衣服の清潔さにも注意し、ビジネスマナーに合った服装を心がけましょう。
訪問時間は10分前を意識する
インターンでの遅刻は厳禁です。ビジネスパーソンとして時間を厳守することは当然インターン生にも求められます。時間に余裕を持って10分前行動を意識しましょう。
10分前行動をするためのポイントをいくつかご紹介します。
- 交通手段や所要時間を事前に調べる
訪問先までの交通手段や所要時間を事前に調べることが重要です。公共交通機関を利用する場合は、時刻表を確認し、タクシーや自家用車を利用する場合は、ルートや道路状況を調べることがおすすめです。 - 出発時間を決めて余裕を持つ
訪問先に遅れないためには、出発時間を決めて余裕を持つことが大切です。出発前に必要な準備や移動時間を計算し、訪問時間の10分前を目安に出発するようにしましょう。 - 交通渋滞や天候の変化に備える
交通渋滞や天候の変化に備えることも重要です。訪問先の周辺道路や天気予報を確認し、予期せぬトラブルに備えるようにしましょう。また、アクセスが難しい場所への訪問の際には、余裕を持った出発時間を決めることがおすすめです。 - 駐車場やエレベーターなどの利用時間を把握する
訪問先に到着する前に、駐車場やエレベーターなどの利用時間を把握することが重要です。駐車場が混雑していたり、エレベーターが利用できない場合は、訪問時間に遅れが生じる可能性があります。 - 訪問先に到着したら、すぐに対応できるようにする
訪問先に到着したら、すぐに対応できるようにすることが大切です。訪問先で待機する時間が長くなると、訪問先のスケジュールや予定を妨げる可能性があります。訪問先に到着したら、すぐに目的を伝え、スムーズな対応を心がけましょう。万が一遅れてしまうのであれば、遅れてしまう理由と何時に到着するかを連絡しましょう。
挨拶・言葉遣いに注意する
失礼な言葉遣いをしてしまうと、周りの人からの印象が悪くなってしまうため、言葉遣いには細心の注意を払いましょう。挨拶や言葉遣いにおけるポイントについて取り上げます。
- ビジネスにおける挨拶の言葉を覚えておく
ビジネスシーンでは、相手との出会いや別れの際に、適切な挨拶をすることが求められます。代表的なものとして、「こんにちは」「ありがとうございます」「お疲れ様です」などがあります。また、自己紹介の際には、名前や役職などを明確に伝えることが大切です。 - お辞儀の角度を使い分ける
日本のビジネスシーンでは、お辞儀が重要な意味を持ちます。お辞儀の角度は、相手の年齢や地位、場所などによって異なります。例えば、上司や先輩に対するお辞儀は、深い角度で行うのが一般的です。また、客先や取引先でのお辞儀の角度については、企業や地域によって異なる場合があります。そのため、前もって調べておくことが大切です。
メモを取る姿勢を見せる
業務を確実にこなすためにも、インターンで知識を吸収して自分が成長するためにもメモを取るということはとても大切です。また、メモを取ることで、周りの人たちに良い印象を与えることもできます。
ここでは、メモを取るポイントについて詳しく解説します。
- ペンとメモ帳を事前に用意する
メモを取る際には、事前にペンとメモ帳を用意することが大切です。メモを取る前に、必要な情報が書き込めるようにメモ帳を整理しておくことがおすすめです。 - 目線を合わせたままメモを取る
メモを取る際には、相手と目線を合わせたままメモを取ることが重要です。相手と目線を合わせながらメモを取ることで、相手に対して興味を示している姿勢を見せることができます。 - 質問の前にメモを取る
質問をする前に、メモを取ることで、自分の疑問や質問のポイントを明確にすることができます。また、相手からの回答をより詳細に理解することができるため、メモを取ることで質問の効果を高めることができます。 - 要点をまとめたメモを見せる
メモを取った後は、要点をまとめたメモを見せることが大切です。相手に対して、自分が理解した内容を確認することで、誤解や勘違いを防ぐことができます。また、自分の理解度を高めることができるため、自分自身の成長にもつながります。 - メモを整理してから退室する
最後に、メモを整理してから退室することが重要です。相手に対して自分が理解した内容を明確に伝えるために、メモを整理し、必要な情報が漏れていないかを確認することが大切です。また、退室前にお礼の言葉を伝えることも忘れずに行いましょう。
ミス対応は的確に行う
ビジネスの場では誰もがミスをする可能性がありますが、そのミスをした後にどのように対応するのかがとても重要になります。ミス後の対応についていくつかポイントを確認しておきましょう。
- ミスしたときは素直に認める
ミスした後に1番最悪な対応はミスを隠そうとすることです。ミスをした場合は、素直に認めましょう。自分自身で誤りを隠蔽することは、問題を悪化させる原因となります。また、他人に迷惑をかけることもありますので、すぐに認め、次の手順に進むようにしましょう。 - 誠実に謝罪する
ミスによって他人に迷惑をかけた場合は、誠実に謝罪することが必要です。謝罪の言葉を慎重に考え、謝罪の意をしっかりと相手に伝えるようにしましょう。また、相手の立場に立って、謝罪の言葉や方法を考えることが大切です。 - ミスの原因を分析する
ミスには必ず原因があります。そのため、ミスが起こった原因を分析することが大切です。原因を分析することで、同じミスを繰り返さないように、問題点を改善するための手段を見つけることができます。 - サポートを求める
ミスによっては、一人で対応できない場合があります。そのため、上司や同僚などにサポートを求めることが必要です。サポートを求めることで、問題の解決に向けた適切なアドバイスを得ることができます。 - 反省点を明確にする
ミスを反省することは、同じミスを繰り返さないために必要です。ミスに対する反省点を明確にし、次回に役立てるようにしましょう。反省点を明確にすることで、自己成長に繋がります。
連絡が来たらできるだけ早めに返すように意識する
インターンで業務を行っている時に、電話対応を行う場合もあると思います。相手に失礼のないビジネスパーソンとしての対応を取ることが大切になります。ビジネスにおける電話対応のポイントをいくつか確認しておきましょう。
- 電話に出る際は話し方や表情に気を付ける
電話に出る際は、話し方や表情に気を付けることが大切です。明るく丁寧な口調で対応し、相手の話をしっかりと聞くようにしましょう。また、電話であっても表情は相手に伝わるため、笑顔で対応することが望ましいです。 - なるべく早く出る・返信する
まず、メールに関して人事の方から何か大事な連絡または質問が送られてきた際、３分以内に返信することを心がけましょう。人事の方も数多くの学生と連絡を取り合っているため、なるべく即レスを心がけ、負担にならないように努力するといい印象を与えられやすいです。また、電話が鳴ったらなるべく早く出るようにしましょう。相手が不安にならないよう、電話に出るまでの時間をなるべく短くすることが大切です。 - 周りの環境に注意する
電話に出る際は、周りの環境に注意することが大切です。騒音の多い場所で電話をすると、相手に不快感を与える可能性があります。また、周りの人への配慮も忘れずに行いましょう。 - 万が一の時は折返しの約束をする
電話中に問題が生じた場合は、相手に対して折り返しの約束をすることが大切です。具体的な対応策を考え、相手に対して誠実に対応することで信頼を築くことができます。
名刺交換の際の注意点
インターンでは、インターン先の企業の取引先の人と対面することもあります。初対面の人との対面の際は、名刺交換もする場面があると思います。
名刺交換の時に意識するポイントは以下です。
- 名刺の正しい受け取り方
名刺を受け取る際には、相手の手に丁寧に手渡すようにしましょう。また、名刺を受け取った後は、相手の名刺を大切に扱い、直ぐに名刺入れにしまいましょう。名刺を落とさないように注意しましょう。 - 名刺の正しい渡し方
名刺を渡す際には、相手に向かって直接手渡しするようにしましょう。また、受け取った相手が名刺を確認できるよう、正面が相手に向くように渡しましょう。渡す際には、相手と目を合わせ、笑顔で渡すようにすると好印象です。
名刺交換においては、次のようなNGマナーがあります。
- 無造作に名刺を渡す
- 相手の名刺を手元に置いたままにする
- 名刺をバラまくように渡す
- 名刺を破いたり、書き込むなどする
内定者体験談を大公開！
僕がインターンにおいて一番意識したのは、即レス(すぐに返信を返すこと)と報連相(報告、連絡、相談)です。企業の方から連絡が来た際に返信するスピードや何か頼まれごとをした際は誰よりも早く反応し、返信することを心がけました。企業の方は僕達に時間を割いてくださっています。自分達の自分たちの仕事があるのにもかかわらず面倒を見てくださっているため、時間をなるべく取らないようにするという配慮はとても大切だと思います。また、ミスした時や分からないことがあった際も必ず早めに聞くようにしていました。僕たちの出すアウトプットによっては会社の売上に影響する可能性があります。社会人としてのマナーを考えて事態が大きくならないうちに早めの連絡をすることがとても大切です。
まとめ
ビジネスマナーを意識した振る舞いをすることで、周りの人にいい印象を与えることが出来、信頼関係も築きやすくなります。今回ご紹介した10選についてもう一度確認してみて、しっかりとインターンに備えましょう！
長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
- 学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
- 実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
- 自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！
しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
小さな不安や将来の悩みも就活のプロに相談して、就活を成功させましょう！
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