「都合が悪い」の敬語への言い換え表現4選！ビジネスメールでの注意点も詳しく解説

就職活動を行う上で、面接や面談の予定が合わない場合や誘いを断る場面があると思います。しかし「都合が悪いから」とストレートに伝えてしまうと、相手に不快感を与えたしまったり、選考にマイナスな影響を与えてしまうことも。

そこで、本記事では、何らかの事情で都合が悪くなってしまった場合のに適切な断り方や実際にメールを送る際に気を付けるべきポイントを解説します。

これから企業にメールを送る予定の方はぜひ参考にしてくださいね。

こんな人に読んでほしい

「都合が悪い」の適切な敬語への言い換え表現が知りたい人
ビジネスメールで「都合が悪い」ことを伝える際の例文がほしい人
ビジネスメールを送る時の注意点を知りたい人

目次閉じる

「都合が悪い」は敬語ではない？
「都合が悪い」を言い換えた敬語表現
「都合が悪い」をより丁寧に伝えるクッション言葉
【場面別】「都合が悪い」を伝える時のメール例文5選
相手が都合が悪いか否かを聞く場合はどうすればいい？
ビジネスメールで「都合が悪い」を使う際の3つの注意点
FAQ
まとめ

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「都合が悪い」は敬語ではない？

「都合が悪いです」という表現は、一応丁寧な言い方ではありますが、ビジネスシーンではやや直接的すぎて、失礼な印象を与えてしまうことがあります。

つまり、完全に間違いというわけではないものの、敬語としては不十分と受け取られる場合もあるため、より丁寧な表現に言い換えるのが望ましいでしょう。

「都合が悪い」を言い換えた敬語表現

そもそも「都合が悪い」とは、日時や状況が合わず何かを行うことが難しいことを指す表現です。別件が入ったり、急な体調不良で参加が難しくなった場合によく使われます。

しかし、目上の人に使ってしまうと失礼に当たることも。そこでまずは、「都合が悪い」の敬語での言い換え表現を4つ紹介します。

都合がつかない
所用がある
別件がある
予定の調整が難しい

① 都合がつかない

「都合がつかない」は、「都合が悪い」ことをよりフォーマルな印象で伝えることができます。

「都合が悪い」とそのまま伝えると、直接的すぎる印象がありますが、「都合がつかない」を使うことで予定の調整が難しいことを柔らかく伝えられるため、ビジネスシーンでの使用に適しています。

「都合がつかない」を使った例文

「申し訳ございませんが、その日は都合がつかず、別日でお願いできますでしょうか。」
「恐れ入りますが、都合がつかないため、別の日程でご調整いただけますでしょうか。」

② 所用がある

「所用」は個人的か公的かにかかわらず、すべての何らかの用事のことをを指します。具体的な理由に触れない表現のため、相手が無理に詳細を尋ねることなく、自然に理解してもらいやすくなります。

「所用がある」を使った例文

「恐れ入りますが、当日は所用があり、対応が難しい状況です。」
「申し訳ありませんが所用のため、別日でのご相談をお願いできますでしょうか。」

③ 別件がある

「都合が悪い」だけでは、相手に十分な説明が伝わらず、不信感を持たれる可能性があります。

しかし、「別件がある」と伝えることで、「スケジュールの重複があるため、やむを得ず調整が必要」ということが明確になり、相手に納得してもらいやすくなります。

「別件がある」を使った例文

「恐縮ですが、別件が入っており、日程を再調整いただけますでしょうか。」
「とてもありがたいお話ですが、別件があるため、今回は見送らせていただきます。」

④ 予定の調整が難しい

「予定の調整が難しい」は、「スケジュールの都合で対応が困難である」ことを、遠回しに丁寧に伝えることができます。

「こちらも対応しようと努力しているが、難しい状況である」というニュアンスを加えることができ、相手に配慮した柔らかい印象を与えることができます。

「予定の調整が難しい」を使った例文

「恐れ入りますが、予定の調整が難しいため、別の機会にお願いできればと存じます。」
「申し訳ございませんが、スケジュール調整が難しく、別日程でご対応いただけますでしょうか？」

「都合が悪い」をより丁寧に伝えるクッション言葉

クッション言葉は、相手に不快感を与えないための会話の前置きとして、ビジネスメールでよく使われます。

「都合が悪い」ことを伝えるときに一緒に使うと好印象なクッション言葉は以下の4つです。

恐縮ですが
申し訳ありませんが
恐れ入りますが
ありがたいお話ですが

① 大変恐縮ですが

「大変恐縮ですが」は、こちらの都合で事がうまくいかず申し訳ないことを伝える時に、よく使われるクッション言葉です。

「恐縮」は「申し訳なく思う」という意味を含んでおり、自分のお願いや断りが相手に負担をかけて申し訳ないことを伝えることができます。

「大変恐縮ですが」を使った例文

「大変恐縮ですが、その日は都合がつかず、別の日程でご調整いただけますでしょうか？」
「大変恐縮ですが、所用があるため、今回は見送らせていただきます。」

② 申し訳ありませんが

「申し訳ありませんが」は、相手に迷惑をかけることへの謝罪の気持ちを込めて使うクッション言葉です。

ビジネスシーンでよく使われるクッション言葉のひとつで、日程変更や対応が難しい場合に適しています。謝罪の意が含まれるため、相手への敬意をスムーズに伝えることができます。

「申し訳ありませんが」を使った例文

「申し訳ありませんが、別件の予定が入っており、当日は対応が難しい状況です。」
「申し訳ありませんが、予定の調整が難しく、今回は辞退させていただきたく存じます。」

③ 恐れ入りますが

「恐れ入りますが」は、相手に対して申し訳ない気持ちを示しながら、丁寧にお願いや断りを伝える表現です。

「恐縮ですが」と似ていますが、やや柔らかい印象を与えるため、カジュアルなビジネスシーンなどに適しています。

「恐れ入りますが」を使った例文

「恐れ入りますが、当日は所用があり、ご対応が難しく存じます。」
「恐れ入りますが、都合がつかないため、別日程でご調整いただけますでしょうか？」

④ ありがたいお話ですが

「ありがたいお話ですが」は、相手の厚意を尊重しながら、やんわりと断る際に使う表現です。

相手の好意に感謝していることを示しながら断ることで、関係を損なわずに済みます。

「ありがたいお話ですが」を使った例文

「ありがたいお話ですが、別件の予定が入っており、今回は見送らせていただきます。」

「ありがたいお話ですが、予定の調整が難しいため、ご一緒するのが難しい状況です。」

【場面別】「都合が悪い」を伝える時のメール例文5選

続いて、都合が悪いことを伝える際のメール例文を具体的なシーン別に紹介します。

日程を変更したい場合は、必ず早めに連絡し、代替日程を提示するのがポイントです。企業側もスケジュールを調整する必要があるため、直前の変更は印象を悪くしてしまう可能性があります。

また、以下のポイントを本文に入れると相手への誠意が伝わりやすくなります。

相手への感謝と謝罪の言葉
具体的な都合が悪い理由
代わりの日時の提案、代替案

それでは、具体的なビジネスシーン別のメール例文をテンプレートでご紹介します。

面接の日程変更をお願いする場合

件名：面接日程変更のお願い（◯◯大学 ◯◯）

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。

◯月◯日に予定しておりました面接についてですが、
所用により、当日の参加が難しくなってしまいました。

大変恐縮ですが、可能であれば日程の変更をお願いできますでしょうか。

私の都合がつく日時は以下の通りです。

第一希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

第二希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

第三希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

──────────────────────
○○大学 ○○学部 ○○学科
氏名
メールアドレス
電話番号
──────────────────────

説明会や会社訪問をキャンセルする場合

件名：会社説明会キャンセルのご連絡（◯◯大学 ◯◯）

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。

◯月◯日に予定しておりました会社説明会ですが、
予定の調整が難しく、参加が難しくなりました。

貴社の貴重なお時間をいただく予定だったにもかかわらず、
大変申し訳ございません。

可能であれば、別日程での説明会や個別のご案内をいただける機会がございましたら、
ご教示いただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

OB・OG訪問の日程変更をお願いする場合

件名：OB訪問日程変更のお願い（◯◯大学 ◯◯）

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。

◯月◯日に予定しておりましたOB訪問ですが、
予定の調整が難しく、別日でご調整いただくことは可能でしょうか。

私の都合がつく日時は以下の通りです。

第一希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

第二希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

第三希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

お忙しいところこちらの都合で大変恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

インターンの日程変更をお願いする場合

件名：インターン日程変更のお願い（◯◯大学 ◯◯）

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。

◯月◯日からのインターンシップについて、
所用のため、参加が難しくなりました。

大変恐縮ですが、別日程での参加は可能でしょうか。

私の都合がつく日時は以下の通りです。

第一希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時
第二希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時
第三希望日：◯月◯日（◯）◯時～◯時

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、
ご確認のほどいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

企業からの選考辞退を伝える場合

辞退の理由は簡潔に伝え、無理に詳細を説明する必要はありません。また、「貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」などの感謝の言葉を添えることで企業に誠意が伝わり、円満に辞退することができます。

件名：選考辞退のご連絡（◯◯大学 ◯◯）

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。

この度は、貴社の選考にお時間をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、熟慮の結果、他社での就職を決断したため、
貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。

貴社の選考において貴重な機会をいただきましたこと、
心より感謝申し上げます。

お忙しい中、選考の機会をいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。

相手が都合が悪いか否かを聞く場合はどうすればいい？

相手の都合が悪いか否かを尋ねる場合は、以下のような敬語表現を使いましょう。

ご都合が合わないようでしたら
スケジュールの調整がつかないようでしたら

このような表現を使うことで相手に失礼なく、相手の都合を伺うことができます。

ビジネスメールで「都合が悪い」を使う際の3つの注意点

「都合が悪い」ことを伝えるビジネスメールを送る際は、以下のポイントを必ず踏まえましょう。

① できるだけ早めに連絡する

ビジネスメールで「都合が悪い」を使う際の注意点1つ目は、「できるだけ早めに連絡する」ことです。

参加予定だった説明会や面接に出席できないと分かった場合は、できる限り早くその旨を伝えましょう。前日や当日に連絡を入れるのではなく、予定が難しくなった時点で即座に対応するのがマナーです。

企業側はそのスケジュールのために準備をしてくれていることもあるため、早めの連絡が信頼につながります。

② 感謝と謝罪の言葉を添える

ビジネスメールで「都合が悪い」を使う際の注意点2つ目は、「感謝と謝罪の言葉を添える」ことです。

担当者はわざわざあなたのために時間を割いてくれているため、「ご調整いただいたにもかかわらず申し訳ございません」や「貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず」といった言葉を添えることで、丁寧で誠意ある印象を与えることができます。

文章のみのやり取りだからこそ、こうした一言が印象を良くすることができます。

③ 代替案を提示する

ビジネスメールで「都合が悪い」を使う際の注意点3つ目は、「代替案を提示する」ことです。

ただ断るだけでなく、「〇日でしたら調整可能です」や「別日でご相談させていただけますと幸いです」など、代替日の提案を添えることで、相手の手間を減らし、スムーズに予定を再調整することができます。

特に面接や面談などの日程変更の場合、複数の候補日を提示するのが望ましいです。

FAQ

最後にビジネスメールや就活の日程変更に関してよくある質問を紹介します。

就活での日程変更はマイナスイメージになる？: 就活での日程変更は、適切な方法で行えばマイナスイメージにならない場合がほとんどです。

企業側も多くの就活生とやり取りしているため、スケジュール調整の柔軟性を持って対応してくれるケースが一般的です。

ただし、連絡をせずに無断欠席したり、前日や当日など直前のキャンセルは評価を下げる要因になるため、都合が悪いことが分かったらなるべく早く連絡するようにしましょう。

面接の直前にキャンセルしたい場合はどうする？: 面接開始の1時間前などに突然変更を依頼する場合は、注意が必要です。

急な変更は、面接官や人事担当者のスケジュールに影響を与えるため、「なぜもっと早く連絡できなかったのか」と思われることがあります。

どうしても直前の変更になってしまう場合は、「急なご連絡となり申し訳ございませんが」などのクッション言葉を入れ、誠意を持って事情を伝えることが大切です。

ESやメールでの敬語の使い方が不安な場合はどうすればよい？: ESやメールにおいて適切な敬語表現を使えていない就活生は意外と多く、かといって自分でそれに気づくのは難しいと思います。そんな方がESを書く際におすすめしたいのがSmartESです。

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