電話の受け方、かけ方、事前準備…。
就活における電話って面接の次くらいには緊張しますよね。
もし作法を間違えてしまったら就活に影響するかも…？！と不安な方も多いのではないでしょうか。
今回はそんな不安を晴らすために就活における電話作法を一つの記事にまとめてみました！
この記事を読んで電話対応での不安をなくしましょう！
こんな人に読んでほしい！
- 就活の電話のマナーが分からない
- もしもの時の為に電話のマナーを振り返りたい
- 就活での電話を完璧にしたい！
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電話する際の事前準備は？
① 筆記具/スケジュール帳を準備
就活で電話をする際には筆記具を準備しましょう！
電話などの口頭でのやり取りでは、大事なことを忘れてしまう場合があります。
再度電話をかけることもできますが、相手に余計な負担をかけることになってしまいますし、何より自己管理ができていないと、就活においてはマイナスのイメージをもたれてしまう可能性があります。
電話の終わりにスマートフォンに書き込もうと考える方もいるかもしれませんが、記憶違いで間違ったまま記入してしまう恐れもあります。
自分のためにもその場で書き込みましょう。
また、就活の電話では面接の日程などをその場で決める場合もあります。
慌てることの無いよう、スケジュール帳も事前に準備しておきましょう。
② 静かな場所/通信環境のいい場所を探す
就活をしている学生さんの中には、電車に乗っている最中に電話がかかってきて、慌ててそのまま電話に出てしまう人もいると思います。または、駅のホームで折り返してしまう学生が多いのではないでしょうか。
しかし、一般常識は守るべきです。また、駅のホームなど人が多い場所では周囲の大きな音により、会話の内容が聞き取れないこともあります。そうなると何度も相手に聞き返すこともなるため、静かな場所に移動してからかけ直すようにしましょう。
また、通信環境も良い所を選びましょう。
途中で切れてしまった場合、電話をかけ直すことになり、再度取り次いでもらう手間をかけてしまいます。
しっかりと会話のできる場所まで移動をしてから電話をする方が、相手に好印象を与えることができます。
③ 落ち着いて、礼儀正しい言葉遣いで
就活での電話となると緊張や焦りから自己紹介を忘れたり、相手を混乱させてしまうこともあるかもしれません。また、日ごろ友達と会話するときの口調になってしまう学生も少なくありません。
就活の電話では、落ち着いてゆっくり話しましょう。
企業への電話は、携帯ではなく、担当者へ取り次いでもらう場合もあります。
以下では就活における電話対応での言葉遣い等のマナーを全体的、受けるとき、かけるときなどの場面別で用意しました。
是非参考にしてください。
電話する際の全体的なマナーは何がある？
① 「もしもし～」はNG！
驚くことに、ビジネスシーンで「もしもし～」というのは実はNGなんです！
というのも、「もしもし」の語源は「もの申す」の「申す、申す」からきているといわれており、上から目線な印象を与えるためです。
ではどう出るのが正解なの？と思うかもしれませんが、簡単に「はい、○○です」で大丈夫です。
② 挨拶・自己紹介をする
電話での挨拶には、「お世話になります」か「お世話になっております」を使いましょう。「お疲れ様です」はNGです。
また、挨拶の後には必ず「○○大学の○○です」といったように自己紹介をしましょう。
挨拶・自己紹介は大切なので忘れないように気を付けてください。
③ 承諾する際の返事の仕方
面接の日程調節など、相手から「○○でよろしいですか？」「○○で間違いないですか？」と聞かれることがあります。
その際の答え方として適切なのは「はい、承知いたしました」「かしこまりました」です。
「了解しました」「はい、問題ないです」「OKです」はNG表現なので気を付けてください。
④ 大事なことは復唱する
就活の電話など、口頭でやり取りする際には相手の言葉すべてに気を配りましょう。
例えば、面接の日時を3時だと解釈して面接会場に向かったところ、13時だったというのはよくあることです。
面接日時、会場の場所、当日の持ち物、服装、自分が大事だと思ったことは復唱し、相手に確認しましょう。このように就活の電話では、大事なことを復唱することで間違いを減らすことができます。
また、メモに取ることを忘れないでください。
⑤ 聞き取れない場合は丁寧に聞き返す
相手の会話を遮ってまで聞き返すことは失礼に当たるのでは…。と考え、聞き返さずにいる学生は少なからずいると思います。
しかし、しっかり相手に聞き返すことは大事です。
また、相手の通信環境が悪く、よく聞こえないという場合もあるでしょう。
相手の声が小さくてきこえない、通信環境が悪い場合には、「少々お電話が遠いようですが、もう一度お話しいただけますでしょうか。」と丁寧に聞き返しましょう。
⑥ 電話を切るとき
電話を切るときは基本的に目上の人から切ります。
ですので、就活における電話では相手が切ってから切るようにしましょう。
また、相手が追加で大事な内容を話す場合もあります。
聞かずに切ってしまうということを避けるためにも相手が切ってから切ることを心がけましょう。
⑦ 電車の中/周りが騒がしい時の対応の仕方
先ほども述べましたが、就活中でも電車内での電話はマナー違反です。イメージダウンに繋がるので、やめた方が良いでしょう。
駅のホームでかかってきた場合は「申し訳ありません、30分後にかけ直します。」と断りを入れてから条件のいい場所に移動し、折り返しましょう。
⑧ 語尾に気を付ける
語尾？と思うかもしれませんが、「～ですぅ」のように語尾が伸びる方は要注意です。
ビジネス上や電話対応において語尾の伸びる話し方は相手に幼稚な印象を与えます。
また、話し方などは相手に指摘されないと気付かないという難点があります。
ですので、電話、面接などではあえて末尾の文字をはっきり発音しましょう。
電話を受ける際のマナーは？
① 3コール以内に出る
相手への負担を減らすためにも3コール以内での受電を心がけましょう。
② 企業からの電話だと分かるように番号を登録しておく
企業の電話番号を登録していないとどこからの電話かわからないし、事前準備が間に合わないことがあります。
また、慌ててしまい、上手く応答できなかったというケースを避けるためにも、前もって番号を登録しておきましょう。
③ 名前を確認された時の答え方
企業からの電話では、「○○さんの電話でお間違いないですか？」と聞かれることがあります。
この時の返事の仕方としては「はい。○○です」が正しいです。
電話に出られなかった場合はどうしたらいい？
① 留守番電話を確認する
留守番電話設定にしていると留守電を残してくれている企業もあります。
「またかけます」は社交辞令としてよく使います。
また、相手任せな人なのかな？と誤解を与える可能性もあります。
確認次第、すぐかけ直しましょう。
② 折り返しの電話をかける
後述されている時間帯に気を付けながら折り返しの電話をしましょう。
相手に迷惑のかかる時間帯になってしまった場合は、当日の22時前まででしたらメールを入れましょう。メールにはいつ折り返せるか明示することも忘れないでください。
メールアドレスが分からない場合には翌日の午前中にはおり返しの電話をかけましょう。
電話をかける際のマナーは？
① 時間帯の確認
基本的に相手に配慮した時間に折り返しましょう。
例として以下が挙げられます。
・一般的にお昼休みだといわれている12時~13時の間は避ける
・お昼の前後30分ずらしてかけるのがよい
・始業時刻の前後や終業時も避ける
・相手がフレックス勤務の場合も一般的な時間で考える
② 事前準備をして、適切な状況で折り返す
電話を折り返す際には事前準備はしっかり行いましょう。
③ 相手への配慮をする
相手が忙しく、こちらに時間を割けない場合もあります。
その場合には「後ほど改めて私から連絡させていただきます。」と相手へ配慮しましょう。
また、本人が不在の際には伝言を頼むとよいでしょう。
④ 5コール以上かけない
電話をかけて5コール以内に電話がつながらない場合は、時間を改めましょう。相手の連絡先が携帯で留守電に変わった場合は焦って電話を切らず、メッセージを残しましょう。挨拶と自己紹介、電話に出られなかったお詫びを伝えた上で、再度かけ直す旨、挨拶の「失礼します」までしっかり残しましょう。
⑤ 担当者に取り次いでもらう
企業ですと、内線電話を使っている場合が多いです。その場合、電話を取り次いでもらう必要があります。
折り返しの電話である旨を伝えてから電話を取り次いでもらいましょう。
⑥ 担当者に繋がったら再度挨拶からする
担当者と電話が繋がったら折り返し電話であることを伝えつつ、再度挨拶・自己紹介から始めましょう。
電話に出られなかったお詫びも伝えるとなおよいでしょう。
⑦ 用件を簡潔に伝える
相手が対応可能であれば直ぐ本題に入りましょう。
電話をもらった時間帯なども併せて伝えると相手も要件を思い出しやすくなるでしょう。
⑧ お礼と挨拶を述べてから切る
用件がすべて終了したら、電話対応に時間を割いてくれたことにお礼を述べ、「失礼いたします」と挨拶をしましょう。
⑨ 例文
ここまでかけ直しのあれこれを述べました。
以下に例文を用意しました。
もう一度整理してみて下さい。
「お忙しいところ失礼いたします。○○大学の○○と申します。先ほど、人事部の○○様からお電話を頂き、折り返しの電話をいたしました。○○様はいらっしゃいますか？」
担当者につないでもらう
「お忙しいところ失礼いたします。先ほどお電話頂きました、○○大学の○○です。先ほどはお電話に出れず失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。」
時間がない場合
「また改めて私から連絡させていただきます。ご都合のよろしい時間などはございますか？」
時間がある場合
「本日、〇時頃に頂いたお電話のご用件について、折り返しの電話をいたしました。」
用件の終了
「お忙しい所ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」
FAQ
① 選考を辞退したいときは電話の方がいいの？
基本的にメールで可能です。しかし、最終面接後、遅刻などの緊急性がある場合は電話で連絡しましょう。
② 知らない番号や非通知から電話が！出ていいの？
就活中は、企業から知らない固定電話や携帯電話での着信に加え、非通知設定で電話が来る場合もあります。特に非通知設定での電話には、着信拒否を設定している就活生は多いのではないでしょうか。
就活を始める際には電話の設定を確認し、電話に出ないことによる不利益を被らないようにしましょう。
まとめ
- 就活で電話する際は、筆記用具/スケジュール帳を準備の上、静かな通信環境のいい場所で！
- 最初に挨拶、自己紹介を忘れずに！
- 就活で最適な電話の受け答えをしよう！
ここまで就活における電話のマナーを書いてきました。皆さんの就活での電話の不安をしっかり払拭できたことと思います！
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