就活で書類選考を通過すると、いよいよ面接に進むことになります。面接を行う前に重要となるのが企業との「面接日程メール」です。
就活における企業とのコミュニケーションの1つである面接日程メールも、あなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力、礼儀正しさが現れるため、選考に影響を与えることになるかもしれません。
しかし、「ビジネスマナーなんて分からない…」「面接日程メールで悪い印象を持たれたらどうしよう…」と不安に思っている方もいらっしゃると思います。
そんな方に向けて、この記事では就活の面接日程メールを書くときのマナーや書き方、具体的なメールの例文などを紹介していきます！
こんな人に読んでほしい
- 就活の面接日程メールの書き方を詳しく知りたい人
- 就活でこれから面接を控えている人
- 就活の面接日程メールで好印象を与えたい人
- 就活の面接日程メールのマナーを知りたい人
- 具体的な面接日程メールの例文を知りたい人
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就活の面接日程メールを書くときのマナー
就活の面接日程メールは企業に向けて送るものであるため、普段のメールと同じように書くのではなく、ビジネスマナーを意識しなくてはなりません。
しかし、ほとんどの就活生はこのようなメールを書く機会が少ないのではないでしょうか。
ここからは、ビジネスで使用するものとしてふさわしい面接日程メールを書くために意識するべきマナーについて解説していきます！
返信は24時間以内
就活の面接日程メールを書くときのマナーの1つ目は、24時間以内に返信することです。
企業からの面接日程に関するメールを確認したら、できるだけ24時間以内に返信するようにしましょう。
返信が遅くなると、企業に対して失礼になってしまうだけではなく、志望度が低い、熱意がない思われてしまいます。
しかし、メールを送信する時間帯には気をつけなくてはなりません。夜中や早朝など、非常識であると思われるような時間帯には送らないようにしましょう。企業の就業時間帯に送ることをおすすめします。
ビジネスにおいて、連絡を早く適切にできることは重要なことです。好印象を持ってもらうためにも、できるだけ早く、適切な時間に返信をするようにしましょう。
使用するメールアドレスを確認する
就活の面接日程メールを書くときのマナーの2つ目は、使用するメールアドレスを確認することです。
面接日程メールは企業に送るビジネスメールです。自分のメールアドレスに使われている単語や文字列がビジネスメールとしてふさわしいものであるか、改めて確認しましょう。
使用するメールアドレスはシンプルなものや、大学指定のものがおすすめです。プライベートで使用しているメールアドレスと就活用のメールアドレスを分けると良いでしょう。
面接日程メールはビジネスメールであることを忘れずに、使用するメールアドレスにも注意するようにしましょう。
お礼や謝罪を忘れずにする
就活の面接日程メールを書くときのマナーの3つ目は、お礼や謝罪を忘れずにすることです。
ビジネスマナーとして、お礼や謝罪がしっかりとすることは相手と円滑なコミュニケーションをとるために大切なことです。
日程調整をしてもらったときや、日程を変更したいときには、相手に敬意を払って、お礼や謝罪を忘れないようにしましょう。
面接日程の候補は3つ以上送る
就活の面接日程メールを書くときのマナーの4つ目は、面接日程の候補は基本3つ以上送ることです。
面接日程を調整する際、企業から日程の候補を聞かれた場合は、最低でも3つ以上候補を送ることがマナーです。
面接が可能な日時はできるだけ多く提示した方が、企業側も調整しやすくなります。
選考期間は就活生だけではなく企業も忙しい時期です。相手に配慮したメールを送れるように、マナーを意識して書きましょう。
言葉遣いに気をつける
就活の面接日程メールを書くときのマナーの5つ目は、言葉遣いに気をつけることです。
面接日程メールで使っている言葉遣いが正しいものであるか、企業に送る前に確認しましょう。間違った言葉遣いをしていると、面接を受ける前にあなたの印象を下げることになってしまうかもしれません。
では、面接日程メールで就活生が使いがちな間違えやすい言葉遣いをいくつか確認してみましょう。
| NG例 | OK例 |
|---|---|
| 大丈夫です | 問題ございません |
| 〇〇になります | 〇〇です |
| させていただいております | しております |
| すみません | 申し訳ございません |
| 了解です | 承知いたしました |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| 御社 | 貴社 |
このように就活生が間違えやすい言葉には二重敬語や「御社」などがあります。
「御社」「貴社」はどちらも企業を敬った表現ですが、メールなどでは「貴社」を使うのが正しい使い方です。
間違った言葉遣いで企業からの印象を下げないように注意しましょう。
就活の面接日程メールの書き方
具体的に就活の面接日程メールはどのように書くのでしょうか。
「就活の面接日程メールを書くときの件名は？どんな構成で書けばいいの？」「最後の署名部分には何を書けばいいの？」と疑問に思っている方もいらっしゃると思います。
そんな方に向けて、ここからは就活の面接日程メールの件名から本文の構成、最後の署名まで細かく書き方を解説していきます！
件名の書き方
就活の面接日程メールの件名を書くときは、「用件」「名前」を簡潔に書くようにしましょう。
件名は一目で差出人は誰なのか、用件は何なのかを分かりやすくすることが大切です。
丁寧にすることを意識するのは良いことですが、「ご連絡いただきありがとうございます。」などの一言は、件名として分かりにくくなってしまうため書かないようにしましょう。
また、先方からのメールに返信をする場合は、Re：は残し、件名は変えないようにしましょう。
返信のメールで件名を変えてしまうと、過去のやりとりを遡りにくくなってしまいます。
企業とスムーズに面接日程調整ができるように、正しい件名の書き方を理解しておきましょう。
本文の書き方
就活の面接日程メールの本文は、「宛先」「挨拶」「内容」「締め」の構成で書きます。
面接日程メールでは内容だけではなく挨拶などの部分も大切になってきます。
それぞれ具体的には何を書けば良いのでしょうか。1つずつ書き方を確認しておきましょう。
就活の面接日程メールを書くときは、最初にどこの企業の誰に当てたものであるのかが分かるように、宛先を書きます。
宛先を書く時は、「株式会社〇〇」のように企業名を正式名称で書いた後、改行をして、「人事部 〇〇様」と相手の部署名と名前を書きましょう。
メールの本文を書くときはすぐに内容に入るのではなく、まずは宛先を書くということを忘れないようにしましょう。
宛先の後には1行開けて、自分の名前が分かるように挨拶をします。
お礼や謝罪をすることはもちろんですが、初めに挨拶や自分の名前を名乗ることは、ビジネスマナーであるだけではなく、差出人が誰であるのか分かりやすくするために大切なことです。
挨拶の言葉があるだけでも、あなたの印象は変わります。「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。」などの一言を忘れないようにしましょう。
宛先、挨拶を書き終えてから、伝えたい内容に入ります。
内容を書くときは、先ほど説明した言葉遣いのマナーに注意しながら、簡潔に分かりやすく書くことを意識しましょう。
また、適度に改行をしたり、1行開けるなど、相手が見やすいように工夫しながら書くと良いでしょう。
最後に締めの挨拶を一言書きます。
内容を書いて終わってしまうと失礼だと思われてしまうこともあるので、忘れないように注意してください。
締めの挨拶は、「お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申しあげます。」など、ビジネスメールとしてふさわしい一言を書くと良いでしょう。
署名の書き方
就活の面接日程メールでは、最後に署名を書きます。最後の署名は具体的に誰からのメールであるのかを示すために大切な部分となります。
面接日程メールの著名には、「氏名」「学校名、学部、学科、学年」「電話番号」「メールアドレス」を書きます。
また、署名を書く時は、本文との区別がはっきりと分かるように罫線を入れると良いでしょう。
具体的には以下のように書きます。
最後に、記載した電話番号やメールアドレスに間違いがないようにしっかりと確認をしてから送信するようにしましょう。
【状況別】就活の面接日程メールの例文
では、具体的にどのように就活の面接日程メールを書けば良いのでしょうか。
面接の日程に関するメールと言っても、状況によって細かい書き方は変わるため、具体的な例があると分かりやすいですよね。
ここからは、就活の面接日程メールの例文を件名から最後の著名まで、状況別に紹介していきます！
企業から候補日を提示された場合
- 候補日で面接日程を調整できる場合
件名：Re：面接日程のご連絡
株式会社SHiRO
人事部 山田様
お世話になっております。A大学のココシロ 太郎と申します。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程で問題ございませんので、下記の日程でお伺いしたく存じます。
3月20日（月曜日）11時～
お忙しい中大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ココシロ 太郎
A大学 文学部 史学科 3年
000-1234-5678
ーーーーーーーーーーーーーーー
- 候補日で面接日程を調整できない場合
件名：Re：面接日程のご連絡
株式会社SHiRO
人事部 山田様
お世話になっております。A大学のココシロ 太郎と申します。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございません。ご提示いただいた以下の日程では都合がつかないため、別の日程でご調整いただければ幸いです。
以下の候補日程で再調整をお願いできますでしょうか。
【候補日程】
3月20日（月曜日）11時～
3月22日（水曜日）12時～
3月23日（木曜日）11時～
お忙しい中お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ココシロ 太郎
A大学 文学部 史学科 3年
000-1234-5678
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希望の面接日程を送る場合
件名：面接日程のご提案（ココシロ 太郎）※返信の場合はそのまま
株式会社SHiRO
人事部 山田様
お世話になっております。A大学のココシロ 太郎と申します。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程について、以下の日程でお伺いできればと思います。
ご都合に合わせてご調整いただけますと幸いです。
【希望日程】
3月20日（月曜日）11時～
3月22日（水曜日）12時～
3月23日（木曜日）11時～
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ココシロ 太郎
A大学 文学部 史学科 3年
000-1234-5678
ーーーーーーーーーーーーーーー
面接日程の変更や再調整をしたい場合
件名：3月20日11時からの面接日程変更のお願い（ココシロ 太郎）
株式会社SHiRO
人事部 山田様
お世話になっております。A大学のココシロ 太郎と申します。
先日ご調整いただいた、3月20日11時からの面接日程について、貴社にお伺いすることが難しくなってしまったため、再度調整をお願いできればと存じます。
大変申し訳ございません。
先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、
ご不在とのことでしたので、メールにてご連絡させていただきました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、可能であれば以下の候補日程の中から、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
3月21日（火曜日）11時～
3月22日（水曜日）12時～
3月23日（木曜日）12時～
後ほど再度お電話させていただきます。
お忙しい中お手数をおかけしてしまい大変申し訳ございませんが、
ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ココシロ 太郎
A大学 文学部 史学科 3年
000-1234-5678
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- 基本的にまずは電話で連絡する。繋がらない場合はすぐにメールを送る。
- 前日の変更は失礼なので、できる限り避ける。
- 変更したい理由は細かく書く必要はない。
面接日程確定のメールへの返信
件名：Re：面接日程確定のご連絡
株式会社SHiRO
人事部 山田様
お世話になっております。A大学のココシロ 太郎と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
以下の日程で確定いたしましたことを確認いたしました。
【確定面接日時】
3月20日（月曜日）11時～
お忙しい中お時間をいただき誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ココシロ 太郎
A大学 文学部 史学科 3年
000-1234-5678
ーーーーーーーーーーーーーーー
- 返信不要と言われた場合は送らない方が良い。
メールの返信が来ない場合の対処法
面接日程の調整をメールで送ったのに企業側から返信が来ないという状況になると、とても不安ですよね。
「もう一度メールを送ったら失礼かな…」「もう少し待ったら返信が来るのかな…」と悩んでしまう方もいらっしゃると思います。
面接日程メールの返信が来ないまま1週間以上経過している場合や、面接予定日の2日前になってしまった場合は、確認のメールを送っても問題ありません。
しかし、自分がメールを送った日から2日程度であれば、もう少し様子を見てみましょう。
「具体的にどうやって書けばいいのか分からない…」という方は、以下の例を参考にしてみてください！
件名：面接日程のご確認（ココシロ 太郎）
株式会社SHiRO
人事部 山田様
お世話になっております。A大学のココシロ 太郎と申します。
この度は面接の機会をいただき誠にありがとうございます。
先日、3月20日（月曜日）に面接日程のご相談についてご連絡させていただきました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、まだご返信をいただいておりませんので、
再度ご連絡させていただきました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、面接日程をご確認していただくことは可能でしょうか。
本メールと入れ違いにご連絡を頂いておりましたら、誠に申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ココシロ 太郎
A大学 文学部 史学科 3年
000-1234-5678
ーーーーーーーーーーーーーーー
確認のメールを書く際は、相手を責めたり急がせてしまわないように注意してください。
まとめ
最後まで読んでいただきありがとうございました！
この記事を要約すると以下の通りになります。
- 就活の面接日程メールは企業に送るビジネスメール
- 就活の面接日程メールを書く時はマナーに注意
- 就活の面接日程メールを正しい書き方で書くことは、良い印象に繋がる
就活の面接日程メールは、面接前に企業とコミュニケーションを取る重要な機会となります。
自信を持って面接に臨めるように、ビジネスマナーを意識しながら、正しい面接日程メールの書き方を確認しておきましょう！
この記事があなたの参考になれば幸いです。
長期インターンとは、1ヶ月以上企業で実務を行うインターンを指します。
この長期インターンでは、このようなメリットがあります。
- 学生時に社会人として必要な経験が身につけられる！
- 実際に働いてみて、自分の【やりたいこと】が見つかる！
- 自分の成果が数字として表れるため自己アピールしやすい！
しかし長期インターンに対して悩みを持っている方が多くいるのは確かです。
小さな不安や将来の悩みも就活のプロに相談して、就活を成功させましょう！
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