就活では、説明会や面接の日程確認メールを送る機会が多くあります。中でも「確認しました」と伝える返信は、簡単に見えて印象を左右する大事な一通です。一言で済ませず、丁寧かつ誠実な対応を心がけたいところです。
この記事では、就活で使える「確認しました」メールの正しい書き方7ステップと送る際の注意点3つを、場面別の例文付きでわかりやすく解説します。ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
こんな人に読んでほしい
- 就活のメール返信で「確認しました」と送るべき場合・送らなくていい場合を知りたい
- 就活の「確認しました」メールの適切な返信方法を知りたい
- 相手からの「確認しました」メールには返信すべきか知りたい
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就活のメール返信で「確認しました」は毎回送るべき？
就活のメール返信で「内容確認しました」は必ず送るべきなのか迷う人も多いですが、基本的に毎回送りましょう。
日程調整などの重要なやり取りをしていた場合は、学生側から「確認しました」の一言があると企業側は安心感があります。返信すべきか曖昧な場合でも、返信しておくことで丁寧な学生だという印象を与え、好印象につなげることもできます。
「返信不要」と書かれていた場合を除いて、迷った際は積極的に返信するようにしましょう。
【場面別】就活の「確認しました」メールの適切な返信例
では実際に「確認しました」メールはどのように送れば良いか気になる人も多いと思います。ここからは、返信メールの例文を就活の4つの場面に分けて紹介します。
例文①：面接日程の確認後、問題がない場合
株式会社A
人事部 渡辺様
お世話になっております。
就活大学面談学部の佐藤と申します。
この度は、面接日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
3月20日11:00〜とのこと、承知致しました。
お忙しい中、対応いただきありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
──────────────────────
就活大学面接学部合格学科
氏名
メールアドレス
電話番号
──────────────────────
面接日程を確認した後、参加できる場合のメールでは、まず企業からの連絡に対する感謝を伝えたうえで、再度日程を確認し、問題がないことを明確に伝えることが大切です。
例文②：面接日程の確認後、日程調整をしたい場合
B株式会社
人事部 佐藤様
お世話になっております。
就活大学面接学部の福田と申します。
この度は、面接日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
ご案内いただいた面接日程（1月2日12時開始）を確認いたしましたが、都合がつかず、伺うことが難しい状況です。
こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日程で面接日を再度調整していただけないでしょうか。
第一希望:1月3日(月) 10時～19時
第二希望:1月5日(水) 14時～19時
第三希望:1月7日(金) 10時～14時
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
──────────────────────
就活大学 面接学部 合格学科
氏名
メールアドレス
電話番号
──────────────────────
面談日程の確認後、日程変更をしたい場合は、やむを得ない事情で参加が難しいことをお詫びの言葉を添えて伝えることが重要です。そのうえで、企業側が調整しやすいように、具体的な候補日を提示すると、誠意が伝わりやすくなります。
また、都合が悪く予定に参加できない場合のメールの送り方については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
例文③：企業説明会の参加を了承する場合
株式会社C
人事部 福田様
お世話になっております。
就活大学メール学部の藤原と申します。
この度は、会社説明会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました日程（3月3日 10時開始）にて、問題なく参加させていただきます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
──────────────────────
就活大学メール学部 返信学科
氏名
メールアドレス
電話番号
──────────────────────
企業説明会の日程確認メールも、面接日程と同様にまず企業への感謝の言葉を述べたうえで、再度日程を確認し、当日の参加の意思を伝えましょう。
例文④：面談日程の変更をお願いする場合
株式会社D
人事部 藤原様
お世話になっております。
就活大学メール学部の加藤と申します。
この度は、面談日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただいた日程（1月5日15時開始）を確認いたしましたが、所用が重なっており、参加が難しい状況でございます。
大変恐縮ですが、下記のいずれかの日程にてご調整いただくことは可能でしょうか。
第一希望:1月6日(水) 10時～18時
第二希望:1月7日(木) 10時～14時
第三希望:1月9日(土) 14時～17時
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
──────────────────────
就活大学メール学部 返信学科
氏名
メールアドレス
電話番号
──────────────────────
都合が悪く参加できない際の表現としては、「所用が重なっており」「予定の調整が難しく」などを使うと、相手に失礼なく伝えられるのでおすすめです。
また日程調整をする場合は、候補日を3つ程提示することで、相手が調整しやすく配慮ができる印象を与えられます。
就活における「確認しました」メールの正しい返信の仕方7ステップ
続いて、返信メールの実際の書き方を紹介します。
- 返信が必要なメールかどうか判断する
- 件名は消さない
- 宛名を正式名称で記載する
- 自己紹介や挨拶を書く
- ネクストアクションを述べる
- 結びの挨拶を入れる
① 返信が必要なメールかどうか判断する
「確認しました」メールの正しい書き方1つ目は、「返信が必要なメールかどうか判断する」ことです。
企業側のメールに「返信は不要です。」などと記載されている場合は基本的に返信する必要はありません。自動送信の場合もあるため、必要な場合のみ送るようにしましょう。
② 件名は消さない
「確認しました」メールの正しい書き方2つ目は、「件名は消さない」ことです。
企業は同時に複数の就活生とメールのやり取りをしています。件名を勝手に変えてしまうと、話の内容や流れが分かりにくくなったり、企業側が見落としたりする可能性があります。
企業側からのメールの件名が「面談日程のご案内」だった場合は、頭に「Re：」を付けて「Re：面談日程のご案内」とを送るのがおすすめです。
③ 宛名を正式名称で記載する
「確認しました」メールの正しい書き方3つ目は、「宛名を正式名称で記載する」ことです。
ＯＢ訪問やリクルーター面談などで企業の方と個人的なやり取りをしていた場合には、担当者の企業名・部署名・名前を正式名称で記載しましょう。
特に気をつけたいのは、担当者名の漢字ミスや、「〇〇株式会社」と「株式会社〇〇」の順番の間違いです。こうした細かな誤りでも、相手に対する配慮が足りない印象を与えてしまうことがあります。事前に名刺やメール署名をよく確認し、間違いのないように丁寧に書くことを心がけましょう。
④ 簡単な自己紹介と挨拶を記載する
「確認しました」メールの正しい書き方4つ目は、「自己紹介や挨拶を書く」ことです。
自身の大学名・学部・学科・名前を正式名称で記載するとともに、面談に対する感謝の気持ちを伝えましょう。
具体例としては以下の通りです。
お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。
この度は、面談日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
⑤ ネクストアクションを述べる
「確認しました」メールの正しい書き方5つ目は、「ネクストアクションを述べる」ことです。
何か次のアクションが求められた場合には、確認だけでなく、今後の対応についても伝えるようにしましょう。特に、書類提出や面接の参加など、「これから何をするのか」を明記することで、メールを読む側に安心感を与えることができます。
具体例としては、以下の通りです。
「ご指示の通り、◯月◯日までに書類を提出いたします。」
「当日は、指定のURLからオンライン面接に参加させていただきます。」
こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日程で面接日を再度調整していただけないでしょうか。
- 第一希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時
- 第二希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時
- 第三希望:〇月〇日(〇) 〇時～〇時
⑥ 結びの挨拶を入れる
「確認しました」メールの正しい書き方6つ目は、「結びの挨拶を入れ、丁寧に締めくくる」ことです。
相手への配慮を示す一文を加えることで、より礼儀正しい印象を与えることができます。
具体例としては、以下の通りです。
- 「引き続きよろしくお願いいたします」
- 「当日はどうぞよろしくお願いいたします」
⑦ 署名を記載する
「確認しました」メールの正しい書き方7つ目は、「署名を記載する」ことです。
メールの最後は、署名を忘れずに入れるようにしましょう。
署名には、大学、学部、学科、学年、名前、メールアドレス、電話番号を記載するのが無難です。
以下は、署名の例です。ぜひ、そのままコピーペーストして使ってください。
──────────────────────
〇〇大学〇〇学部〇学科〇年
氏名
Email：××××××＠××××.com
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
──────────────────────
就活のメール返信で「確認しました」と送る際の3つの注意点
続いて、就活のメール返信で「確認しました」と送る際の注意点を紹介します。
① 24時間以内に返信する
就活のメール返信で「確認しました」と送る際の注意点1つ目は、「24時間以内に返信する」ことです。
ビジネスメールでは、返信のスピードが信頼に直結するため、24時間以内に返信することが基本です。特に就活では、企業側が日程調整を進めていることが多いため、気づいたらすぐ返信するようにしましょう。
予定が決まっておらず、すぐに返信できない場合でも、一旦「確認しました」と伝え、後ほど詳細を連絡する旨を記載するようにしましょう。
② 正しい敬語を使う
就活のメール返信で「確認しました」と送る際の注意点2つ目は、「正しい敬語を使う」ことです。
例えば「了解しました」という表現を使ってしまったことはありませんか？ビジネスの場で「了解しました」という表現はマナー違反に当たります。
就活であれば、「確認いたしました」「承知いたしました」などを使うとよいでしょう。
他にもビジネスメールにおいて、間違いやすい敬語や言葉遣いがあるのでいくつか紹介します。
【間違いやすいビジネスメールの敬語表現一覧】
| 誤用表現 | 正しい表現 |
|---|---|
| ご苦労様です | お疲れ様です |
| 了解しました | 承知しました／かしこまりました |
| ご一緒させていただきます | 同席させていただきます／参加させていただきます |
| 参考になりました | 参考にさせていただきます |
| すみませんが | 恐れ入りますが／恐縮ですが |
| ○○でよろしかったでしょうか？ | ○○でよろしいでしょうか？ |
| ○○の方 | ○○／○○について |
| とんでもございません | とんでもないことでございます |
| ○○になります | ○○でございます／○○です |
| ○○させていただいております | ○○しております |
| お体ご自愛くださいませ | ご自愛ください |
| いつもお世話様です | いつもお世話になっております |
| どちら様でしょうか？ | 恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか？ |
| おっしゃられた通り | おっしゃった通り／ご指摘の通り |
| お電話いただいてもよろしいですか？ | お電話いただけますと幸いです |
| なるほどですね | 勉強になります／おっしゃる通りです |
| 以上になります | 以上です／以上でございます |
③ 誤字脱字に注意する
就活のメール返信で「確認しました」と送る際の注意点3つ目は、「誤字脱字に注意する」ことです。
メールを送る前に、以下の項目にあてはまっていないかチェックしてみてください。
- 明らかな漢字間違い・誤字脱字がないか
- 企業名や担当者名が間違っていないか
- 「株式会社◯◯」と「◯◯株式会社」の順番が間違っていないか
- 「◯月◯日」と曜日がズレていないか
文章を声に出して読むと、不自然な言い回しや誤字に気づきやすくなるのでおすすめです。
【番外編】相手からの「確認しました」メールには返信すべき？
基本的に、企業の担当者から「確認しました」や「承知しました」といったメールが届いた場合、必ずしも返信は必要ありません。
ただし、何か返信が必要な内容（追加の資料送付や質問が含まれているなど）がある場合や、丁寧なやり取りを心がけたい場面では、「ご確認ありがとうございます」などの一言を添えて返信するのも好印象です。
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まとめ
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。この記事をまとると以下のようになります。
- 「確認しました」メールは基本的に送るべき。ただし、“返信不要”と書いてある場合は無理に返信する必要はない。
- 「確認しました」メールの書き方7ステップ
- 返信が必要なメールかどうか判断する
- 件名は消さない
- 宛名を正式名称で記載する
- 自己紹介や挨拶を書く
- ネクストアクションを述べる
- 結びの挨拶を入れる
- 就活のメール返信で「確認しました」と送る際の3つの注意点
- 24時間以内に返信する
- 正しい敬語を使う
- 誤字脱字に注意する
この記事では就活生の皆さんに向けて、就活の「確認しました」メールの正しい書き方をお伝えしてきました。
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