就職活動を行う上で、エントリーシートや応募書類の提出期限に「○月○日必着」と記載されていることがあります。提出期限を守ることは、企業に対するマナーの1つでもあります。この「必着」という言葉の意味を正しく理解しておくことは、スムーズな就活を進めるうえでとても大切です。
書類を送る際には余裕をもって準備し、確実に届くように手配することが重要です。本記事では、「必着」の意味や注意点について分かりやすく解説していきます。
こんな人に読んでほしい
- 必着の意味がわからない方
- 必着期限に間に合わない場合どうなるのかを知りたい方
- 必着に間に合わせるための注意点を知りたい方
- 必着に間に合わない場合の対処法を知りたい方
必着の意味
ここでは、必着の正しい意味について解説していきます。間違えて認識してしまったままでは、企業に迷惑をかけてしまう可能性があり、さらに自分の書類を受け取ってもらえない可能性もあるため、しっかりと必着の意味を理解しましょう。
必着は期日までに届くことを指す
「必着」とは、指定された期日までに書類や荷物が確実に到着していることを意味します。たとえば、「○月○日必着」と記載されている場合、その日までに郵送先に届いていなければなりません。
・2月15日必着の意味
⚪︎：2月15日までに届くように送る
× ：2月15日中に届くように送る
2月15日必着と書かれている場合、「2月15日中に届くように送る」と勘違いしてしまう方がいます。ですが、必着はというのは「2月15日までに届くように送る」という意味であり、2月14日や2月13日に届いても問題ないということを覚えておきましょう。
「必着」の場合、発送日ではなく到着日が重要になるため、余裕をもって送ることが大切です。
着日指定との違い
「着日指定」と「必着」は、いずれも荷物の到着に関する指定ですが、意味や厳密さに違いがあります。
・着日指定の意味
企業の指定する日に届けてほしいという意味
「着日指定」の場合、指定された日に書類が到着する状態を指します。必着では遅れると受理されない可能性が高いですが、着日指定は多少の遅れが許容される場合があります。ただし、厳密な期限でないとはいえ、遅れると相手の業務に支障をきたすことがあるため、余裕をもって送付するのが望ましいでしょう。
このように、「着日指定」は希望日を示すのに対し、「必着」は厳守すべき期限であるため、提出方法や発送時期を慎重に考える必要があります。
消印有効との違い
書類提出において、消印有効という郵送方法を指定されることもあります。「消印」というのは、送付物に貼られた切手に郵便局職員が押すスタンプで、送付物が取り扱われた日付を証明する目的があります。
・消印有効の意味
消印有効とは、指定された期日までに郵便局の消印が押されている状態を指す
例えば、提出期限が「2月15日必着」ではなく「2月15日消印有効」となっている場合、その日のうちに郵便局で発送し消印を押してもらえば、締切を過ぎて届いても受理されます。
ただし、ポスト投函だけでは消印が翌日になることがあるため、締切日当日は郵便局の窓口で確認すると確実でしょう。
必着期限に遅れたらどうなる？
必着期限に遅れてしまった場合、どのような事態がおこるのでしょうか？ここでは、必着期限に遅れた場合に考えられる事態ついて紹介していきます。
選考を受けられる可能性が低くなる
必着期限を過ぎると、応募書類や提出物が正式に受理されず、選考の対象外となる可能性が高くなります。例えば、大学の願書や企業の採用応募書類が必着の期限内に届かなければ、応募そのものが無効となり、選考を受ける権利すらも失うことがあります。
必着期限に遅れても許可されてしまうと、応募者間の不平等が生じてしまいます。また、企業や大学は期限を守ることも重要な能力と考えているため、期日を守れない応募者の評価は低くなるでしょう。
やむを得ない事情がある場合でも、事前に連絡や相談をすることをおすすめします。
災害による配達遅延は例外の場合がある
必着期限に遅れると通常は受理されませんが、災害や配達遅延などやむを得ない事情がある場合には、例外的に認められることがあります。
例えば、大規模な地震や台風などの自然災害で交通網が麻痺し、郵便や宅配便の遅延が発生した場合、大学や企業が特別措置を取ることがあります。また、郵便事故や配達業者の遅延が原因の場合も、状況によっては考慮されることがあります。ただし、これらのケースにおいても事前または遅延発生後に速やかに連絡し、証明書類を提出する必要がある場合が多いです。
上記のような緊急事態が発生し、必着期限に間に合わないという際には、以下のメール例文を参考にし、企業に連絡を取るようにしましょう。
件名: 【重要】書類提出の遅延について（10月15日必着分）/就活大学経済学部3年山田太郎
本文:
株式会社Shinsotsu総務部
人事課田中様
お世話になっております。
就活大学経済学部3年の山田太郎です。
10月15日必着で提出を予定しておりました応募書類ですが、
東海地方で発生した地震により配送に遅延が生じているため、
ご連絡させていただきました。
現在、配送業者に確認を行っておりますが、
ご指定いただいた必着期限内に到着しない可能性がございます。
つきましては、FAXやメールでの一時提出など
貴社にて対応可能な代替手段がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
—————————————–
山田太郎
就活大学経済学部経済学科3年
電話番号：090-1111-2222
メール：tarou.yamada@syuukatsu.com
—————————————–
遅れを避けるためには、余裕をもって発送することが重要ですが、万が一の事態に備えて、速達や追跡可能な配送方法を利用するのも効果的でしょう。
必着期限に間に合わせるためには？
では、上記のような事態を避けるためにどのような対策を行えば良いのでしょうか？ここでは、必着の期限に間に合わせるためにやるべきことを紹介します。
配達時間を指定する
必着の期限に間に合わせるためには、配達時間を指定することが重要です。配達時間の指定をしない場合、配送業者のスケジュールに左右され、想定よりも遅れる可能性があります。また、交通渋滞や天候不順などの不測の事態が発生し、配達が遅延するリスクも高まります。
特に就活などの重要な場面では配達時間を明確にし、期日を守ることで、企業からの信頼を得られるでしょう。必着の期限を守るためには計画的な対応が求められ、配達時間の指定が不可欠であるといえます。
必着期限の締切の5日前には投函
必着の期限に間に合わせるために、必着期限の締切5日前までに投函するようにしましょう。配送には予期せぬ遅延が発生する可能性があります。
天候不順や交通渋滞、物流の混雑などにより、通常よりも時間がかかるケースがあります。このような遅延が発生した場合でも、5日前に投函していれば、状況を把握し再送の対応を取る時間を確保することができます。
さらに、受取人不在の場合にも、再配達の時間を考慮できるため、スムーズに受け取れる可能性が高まります。このように、確実に必着の期限を守るためには、余裕を持った計画的な発送が望ましいということを覚えておきましょう。
窓口から郵送する
必着の期限に間に合わせるためには、郵便ポストではなく郵便局の窓口から郵送するようにしましょう。ポスト投函の場合、集荷のタイミングによっては発送が遅れる可能性があります。一方で、窓口から郵送すれば、その場で消印が押され、確実に当日の発送処理が行われます。
また、窓口では速達や書留などのオプションを選択でき、配達スピードや安全性を高めることが可能です。さらに、受付時に到着予定日を確認できるため、必着の期限に間に合うかどうかをその場で判断することができます。
早めに必要な書類を揃える
必着の期限に間に合わせるには、事前準備が欠かせません。書類の記入ミスや必要書類の不足があると、直前に慌てることになり、期限に間に合わないリスクが高まります。そのため、提出物は早めに準備し、発送スケジュールをしっかり管理することが重要です。
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必着期限厳守のための注意点
必着期限に遅れないために、必着の郵送における注意点を把握しておきましょう。
メール便・宅急便を避ける
メール便や宅急便のような配送サービスには予期せぬ遅延のリスクがあるため、必着の期限が設けられている際には避けるようにしましょう。特にメール便は配達日が確約されていないことが多く、追跡ができない場合もあるため、重要な書類や品物の送付には不向きといえます。
宅急便でも「必着」を保証することはできないため、遅延の際の補償ができない可能性が高いです。そのため、期限厳守が求められる場合は、より確実な方法を選択するべきでしょう。
簡易書留を避ける
簡易書留は一般書留よりも扱いが簡易であり、配達に時間がかかることがあるため、避けるようにしましょう。通常の郵便物よりは安全性が高いものの、速達のような優先的な取り扱いはされず、配達が遅延するリスクがあります。
また、簡易書留は土日・祝日に配達されないことが多いため、締切が週明けの場合、予想以上に到着が遅れてしまうといった可能性も考えられます。
返送の可能性を視野に入れておく
必着の指定がある場合、返送の可能性を視野に入れるようにしましょう。配送中に宛先不明や受取人不在、書類不備などの理由で荷物が受け取られず、返送されるケースは珍しくありません。特に、公的機関や企業では受付時間が限られていることが多く、締切間際の送付では再送が間に合わない可能性があります。
そのため、郵便物を発送する際には、万が一返送された場合を考慮し、修正・再送できる時間を確保することが重要です。また、重量やサイズの計算ミス、料金改定の確認不足などでも返送されてしまうため、発送前に正確な料金を確認し、必要な手段を取るようにしましょう。
もし必着期限に間に合わない場合は？
もし、必着期限に間に合わない場合はどのような対策を行えば良いのでしょうか？ここでは、間に合わなさそうな場合の対処法を紹介します。
速達で郵送する
必着の期限に間に合わない可能性がある場合は、速達で送ることを検討するようにしましょう。速達は通常の郵便よりも優先的に配達されるため、到着までの時間を短縮することができます。特に、締切が迫っている場合や、通常の郵送では間に合わないと判断された場合には、速達を利用するのが良いでしょう。
また、速達は日曜・祝日でも配達されるため、週末を挟む場合にも安心して利用することができます。さらに、書留やレターパックプラスと組み合わせることで、速達性だけでなく、追跡や対面受取の確実性も保証することができます。
バイク便で郵送する
バイク便は通常の宅配便や郵送よりも迅速に届けられる手段であるため、必着期限に間に合わない可能性がある場合は場合には検討してみると良いでしょう。特に、都市部では即日配送が可能なため、締切が迫っている際には非常に役立ちます。
バイク便は渋滞の影響を受けにくく、細かなルート調整ができるため、最短ルートで確実に届けることができます。また、指定時間内の配達や手渡し確認など、柔軟な対応が可能な点もメリットの1つです。
天候や距離によって料金が変動するため、バイク便を利用する際には事前に確認するようにしましょう。
企業に直接応募書類を届けにいく
必着の期限に間に合わない場合は、企業に直接応募書類を提出しに行くという手段もあります。郵送や宅配便では予期せぬ遅延や返送のリスクが懸念されますが、直接持参すれば確実に期限内に届けることができます。特に、締切当日や直前の場合、速達やバイク便でも間に合わない可能性があるため、自分で持ち込むのが最も確実な方法といえます。
ただし、企業によっては事前連絡が必要な場合や受付時間が決まっていることがあるため、訪問前に確認するようにしましょう。確実に期限を守るためには、最終手段として自ら提出に行くことも選択肢の一つとして考えておくべきでしょう。
まとめ
- 必着は期日までに届くことを意味する
- 必着期限に間に合わないと選考を受けられる可能性が低くなる
- 窓口で手続きを行えば郵送における確実性が高まる
- 最悪の場合、自分で企業に提出しにいくという方法もある
本記事では、必着の意味や郵便物の配送方法について解説してきました。就活の書類提出では、必着で期限を設けられていることが少なくりません。
書類提出の段階で、選考に臨む機会を失ったりしないよう、時間に余裕をもった行動を意識するようにしましょう。
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