面接日程確定メールを送る際、「どのように返信したら良いのか」「どのような言葉遣いで返信すれば良いのか」といったような疑問を抱える人は多いのではないでしょうか。応募先の企業とのやり取りで、失礼があってはいけないと慎重になってしまうのは当然ですよね。
そこで、本記事では面接日程確定メールに返信は必要なのか、そしてメールの書き方のポイントや構成を紹介します。また、面接日程確定メールを送る際の場面に合わせた例文も紹介していますので、是非最後までご覧ください。
こんな人に読んでほしい
- 面接日程確定メールに返信する際の注意点を知りたい方
- 面接日程確定メールの返信の構成を知りたい方
- 面接日程確定メールの返信の例文を参考にしたい方
面接日程確定メールは返信するべき？
面接日程確定メールは返信が必要なのでしょうか？結論、面接日程確定メールは基本的に返信をするようにしましょう。
面接の日程確定メールに返信することで、自分の合意を企業側に伝えることができ、トラブルを避けられます。面接日程確定メールに限らず、企業と連絡を取る際は、基本的に自分が返信した形で終わりにするようにしましょう。
「面接日程確定メールに返信しないといけないの？」「自分の面接希望日程を送って、企業から返信があった場合に返信は必要なのか？」と悩んでいる方は、自分の返信でメールを締めるのがマナーであるということを覚えておきしょう。
面接日程確定メールの注意点は3つ！
面接日程確定メールに返信する際、注意すべきポイントが3つあります。しっかりと3つのポイントを意識して、失礼のない返信を心がけましょう。
時間帯と返信速度を意識する
面接日程確定メールに返信する際、返信の時間帯と返信速度を意識するようにしましょう。返信の時間帯を意識するというのは、早朝や深夜は避けて返信をした方が良いということです。
また、面接日程の確定通知など、企業からのメールにはできるだけ早く返信するのがマナーです。具体的には、24時間以内を目安に返信するように意識しましょう。返信があまりに遅いと、悪印象を与えてしまうことがあります。
夜遅くにメールを返信していないことに気付いた場合には、焦って深夜に返信したりせず、翌日の午前中に送信するようにしましょう。さらに、企業担当者への配慮として、メールを返信する際は相手の企業の営業時間内の返信が望ましいです。一般的な会社の就業時間は8時～18時であるため、この時間を目安に返信をすると良いでしょう。
返信するメールに元の本文を残す
面接日程確定メールを返信する際、メールに元の本文を残すようにしましょう。返信時に、元の本文を残すことで、メールを受け取る側もこれまでのやりとりの流れをスムーズに把握することができます。そのため、採用担当者の手間を省くことができるでしょう。
返信する際には件名に「Re:」が入りますが、こちらも残したままにしましょう。
ただし、何度もやりとりを続けているうちに「Re:」が増えていってしまう場合があります。そういった場合には、1つだけ残して他は削除し、タイトルがわかりやすいようにすると良いでしょう。
就活にふさわしいメールアドレスを使う
面接日程確定メールを送る際に使うメールアドレスは、大学指定のアドレスを使うのが無難です。大学指定のアドレスなら基本的に名前と大学名が入っていて使いやすいです。メールが届く頻度も少ないため、企業からの重要なメールを見落とす可能性も低くなるでしょう。
在職中の方は現在働いている会社のメールアドレスは使用しないように気を付けましょう。在職中の会社のメールアドレスは、あくまでも在職中の企業における業務に使用するものなので、使用してはいけません。非常識な印象を与えるだけでなく、コンプライアンス意識も疑われてしまうことがあります。
もし、新しく就活用のアドレスを作る場合には、ペットやキャラクターの名前などを入れるのは避け、自分の名前や誕生日などで作るようにしましょう。
スケジュール未定の場合は日程確定の期日を伝える
企業から面接の日程に関するメールが届いた際、まだはっきりとした日程を伝えられないという場合も考えられます。そのような場合でも、メールの返信を放置するのはおすすめしません。すぐに面接の日程を確定できない場合は、いつまでに日程を連絡するのか期日を返信しましょう。
メールを放置してしまうと企業に迷惑がかかってしまうため、どのような場合でも早めの返信を心がけましょう。
例外として返信が必要ないケースもある
企業からのメールで、返信不要と明記されていたり、返信専用のアドレスであった場合は返信する必要はありません。このような場合、返信してもメールが届かない可能性があります。
客観的にこれ以上の返信は必要ないと判断できる場合も、返信する必要はないでしょう。例えば、企業からの返信がキリのよい内容で終わっている場合などは返信する必要はありません。
面接日程確定メールに返信する際の6つの構成
面接日程確定メールに返信する際には、メールの構成を意識しましょう。宛先、件名・宛名、本文など、それぞれの項目に関する返信のポイントをそれぞれ詳しく解説します。
宛先
宛先を入力する際は、指定されたアドレスを1つだけ記載するのが一般的です。メールの誤送信を防ぐためにも、入力したアドレスに間違いがないか十分に確認してから送信しましょう。
宛先は受信したメールに「返信する」を選択すれば自動で入りますが、「CC」にもアドレスが入っている場合は、「全員に返信する（使用しているメールによって表現が変わる可能性があります）」を選択すれば、「CC」の宛先へも返信されます。
件名・宛名
採用担当者がメールの内容を一目で把握できるよう、件名には用件、氏名、大学名を入れます。なお、企業からのメールに返信する際は「Re:」をつけた状態で内容は変えずに送信しましょう。
宛名を書く際には、会社名、部署名、役職名、担当者名の順番で書き、略さずに正式名称で明記するようにしましょう。その際、「株式会社」を（株）と略さないように注意してください。
部署名や担当者名は、分からなければ「採用ご担当者様」と記載しておいて問題ありません。宛名の敬称は、会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」と記載します。
初めの挨拶
初めて志望企業にメールを送る場合は「お世話になります」という始まりにします。以前にやり取りがあった場合や2回目以降の場合は「お世話になっております」などの挨拶から書き出します。
その後「△△大学の◯◯◯◯と申します」のように名乗ってから本文に入るようにしましょう。
本文
本文では、まず自分の名前を名乗り、日程調整や連絡してくれたことへのお礼を伝えます。次に、面接日程を承諾した旨を書きます。
もし都合が悪い場合は、謝罪と日程変更の依頼、自分の都合の良い候補日を3つ以上挙げるようにしましょう。
面接日程確定メールで自己アピールや熱意を伝えるのは、印象が悪くなってしまう可能性があるため、避けましょう。冗長な言い回しは避け、結論から簡潔に伝えることを意識しましょう。
締めの挨拶
本文の後には「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった結びの挨拶文を入れてください。時間を割いてメールを確認してくださったことに対して、感謝の言葉を伝えましょう。
最後の締めは、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」などの言葉を記して締めるとよいでしょう。
署名
就活メールでは、最後に署名を記載するのが一般的です。本文の下に、署名として自分の名前、住所、連絡先電話番号、メールアドレスを記載します。電話番号は、外出時にも連絡できる携帯電話の番号を載せましょう。
そのほか、「-」や「＝」で線を引くと本文と署名を区別しやすくなるため活用してみるのも良いでしょう。
最後の署名は、メールの送信者情報を記載する箇所です。在職中の方は、普段のビジネスメールを送る時の習慣で現在の会社名を入れたりしないように注意しましょう。
面接日程確定メールへの返信例文
最後に、面接日程確定メールに返信する際の例文を紹介します。同じ場面でメールを送る際に、是非参考にしてみてください。
また就活のメール全般に関しては、こちらの記事で詳しく回答しているので参考にしてみてください。
企業から日程の提示がありその日程を承諾する場合
件名 Re:面接日程について
株式会社◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
貴社の求人に応募しました◯◯◯◯（自分のフルネーム）と申します。
この度は、面接の日時についてご案内くださりありがとうございます。
ご提示いただいたとおり、◯月◯日（◯）◯時に、お伺いいたします。
お忙しい中、面接の機会をいただけたこと、感謝いたします。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯◯◯（自分のフルネーム）
〒000-0000
住所
連絡先電話番号
メールアドレス
指定された日程を変更依頼する場合
Re：面接日程について
株式会社◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。△△大学の◯◯◯◯（自分のフルネーム）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご指定の日程ではお伺いすることが難しい状況です。
私の都合で恐縮ですが、以下の日程で調整していただくことは可能でしょうか。
・△月△日：△時～
・△月◻️日：△時～
・△月×日：△時～
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯◯◯（自分のフルネーム）
〒000-0000
住所
連絡先電話番号
メールアドレス
面接に関する質問がある場合
Re：面接に関する質問
株式会社◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
△月△日（水）11時から、面接のお時間をいただいている△△大学の◯◯◯◯（自分のフルネーム）と申します。
面接当日の持ち物を確認させていただきたく、ご連絡差し上げました。
事前にご連絡いただいた履歴書と筆記用具のほかに、必要なものがありましたらご教示いただけると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
◯◯◯◯（自分のフルネーム）
〒000-0000
住所
連絡先電話番号
メールアドレス
企業とのメールが不安な方はキャリアアドバイザーに相談しよう！
企業とのメールのやり取りに不安がある方やビジネスマナーに自信がない方はキャリアアドバイザーに相談してみても良いでしょう。
就活となると慎重になってしまい、企業に失礼があってはいけないと考え過ぎてしまうことも多いですよね。
企業とのメールのやり取りでは、覚えておくべきマナーがたくさんあります。そこで、敬語の使い方の間違いや、書き方が不安な方は誰か他の人にチェックしてもらうと効果的でしょう。
キャリアドバイザーは就職を希望する全ての学生をサポートしてくれます。企業とのやり取りや就活に不安がある方は、是非一度キャリアアドバイザーに相談してみましょう。
まとめ
- 面接日程確定メールなどの企業とのメールは自分の返信で終わりにする
- 迷惑のかからない時間に返信することを意識し、簡潔に内容をまとめる
- 面接日程確定メールの返信は6つの構成を意識する
本記事では、面接日程確定メールの返信のポイントや例文について解説してきました。面接日程確定の返信メールは、採用担当者の印象を左右することがあります。
応募先の企業に好印象を抱いてもらえるように、メールを書く際には是非本記事を参考にしてみてください。「この人と一緒に仕事がしたい」と思ってもらうために、メールでも細やかな心配りやマナーを意識するようにしましょう。
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